28 september 2017

Regie op data en informatie in Haarlem

image for Regie op data en informatie in Haarlem image

Uitdagingen in het bestuursprogramma, waaronder gebiedsgericht werken, intensivering van participatie en een nieuwe bestuursstijl, vragen om ondersteuning op basis van verregaande digitalisering. Ook de ontwikkelingen op het gebied van de techniek en wetgeving zorgen voor een stevige impuls. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het beschikbaar komen van smart city-concepten en het van kracht worden van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de invoering van de Omgevingswet.

Uitdagingen in het bestuursprogramma, waaronder gebiedsgericht werken, intensivering van participatie en een nieuwe bestuursstijl, vragen om ondersteuning op basis van verregaande digitalisering. Ook de ontwikkelingen op het gebied van de techniek en wetgeving zorgen voor een stevige impuls. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het beschikbaar komen van smart city-concepten en het van kracht worden van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de invoering van de Omgevingswet. Tegelijkertijd zijn er urgente zaken die gegarandeerd moeten worden en/of blijven, waaronder privacy, duurzame toegankelijkheid van informatie, informatieveiligheid en het bevorderen van inclusiviteit.

Op basis hiervan heeft Haarlem een digitaliseringsprogramma gedefinieerd met als uitgangspunten ‘transparant’ en ‘veilig’, waarbij continuïteit en beheersbaarheid gewaarborgd moeten blijven. Het programma is gebaseerd op het werken onder architectuur, het gebruik van standaarden en het zoveel mogelijk samen met andere partijen ontwikkelen en uitvoeren.

Haarlem is actief bezig met de uitvoering van het programma. Er is sprake van een gekantelde architectuur (niet verkleefd en domeingericht, maar flexibel en gericht op ontkoppeling van gegevens, besturing en interfaces). Dit wordt geïmplementeerd op het gebied van documentmanagement, zaakgericht werken en het publiceren en gebruiken van big en open data op basis van een eigen gemeentelijk platform.

Belang van structureel gegevensmanagement
Gegevens en de daaruit gegenereerde informatie spelen daarbij een centrale rol. Hiervoor is de gemeente voor een deel ook zelf verantwoordelijk. Er zijn grote uitdagingen op het gebied van de uitwisseling, kwaliteit, duurzame toegankelijkheid en beveiliging van gegevens. Tegelijkertijd zorgt de ongecontroleerde generatie van nieuwe gegevens en het gecombineerd gebruiken van gegevens voor risico’s rondom privacy en security. Hierdoor is ook de aandacht voor transparantie en ethiek rondom het gebruik van gegevens steeds belangrijker geworden.

Om deze uitdagingen het hoofd te kunnen bieden is het van belang structureel gegevensmanagement vorm te geven. Met gegevensmanagement wordt geborgd dat men te allen tijde, voorspelbaar, kan beschikken over alle gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van taken. Eveneens wordt ervoor gezorgd dat die gegevens van de juiste kwaliteit zijn, tegen verantwoorde kosten beschikbaar zijn en dat de winning, het beheer en het gebruik voldoen aan wet- en regelgeving.

Daarom heeft Haarlem ingezet op een centrale regie op en een decentrale verantwoordelijkheid voor de productie, het gebruik en het beschikbaar stellen van gegevens met een voortdurende monitoring en sturing op kwaliteit, transparantie, duurzame toegankelijkheid en gebruik ervan.

Uitgangspunten hierbij zijn:

  • Gegevens worden alleen ingewonnen als die nodig zijn voor de uitvoering van de taken. 
  • Gegevens worden eenmalig ingewonnen en meervoudig gebruikt. 
  • Gegevens worden conform wet- en regelgeving verwerkt en gebruikt, rekening houdend met privacy en principes van behoorlijk gebruik.
  • De kwaliteit, transparantie en duurzame toegankelijkheid worden geborgd. 
  • Gegevens worden gedeeld als open data, tenzij dat niet kan of mag. 
  • Er wordt actief invulling gegeven aan het inzagerecht, correctierecht en het recht op het verwijderen van gegevens. 
Figuur 1. Gegevensmanagement bij de gemeente Haarlem
Figuur. Gegevensmanagement bij de gemeente Haarlem.

Sturen op kwaliteit, transparantie, duurzame toegankelijkheid en gebruik van gegevens 

Om te kunnen voldoen aan de uitgangspunten is het onmisbaar om inzicht te krijgen in het gegevenslandschap en dit actief te gaan beheren. Haarlem heeft een project gestart om dit zodanig te registreren en beheren dat semantiek en relevante metadata vastgelegd zijn en bijgehouden worden. Denk hierbij aan metadata gerelateerd aan vindbaarheid en duurzame toegankelijkheid enerzijds en metadata ten behoeve van juist gebruik anderzijds (privacy, security en doelbinding). Hiervoor wordt een ‘kernregistratie’ ingericht, van waaruit (op termijn geautomatiseerd) kan worden gestuurd op datakwaliteit, transparantie, duurzame toegankelijkheid en gebruik.

Standaardisatie is hierbij van groot belang. Hierbij kan gebruikt worden van bestaande standaarden zoals de landelijke selectielijst en de Gemeentelijke Model Architectuur (GEMMA). Maar deze zijn niet altijd consistent en of niet voldoende gedetailleerd. Daar komt bij dat van oudsher de wereld van gegevensmanagement verdeeld is in een de wereld van ‘dataobjecten’ (informatie die in databasevelden is opgeslagen en betekenis krijgt door de context van de systemen waarin ze worden gebruikt) en ‘informatie objecten’ (de verschijningsvorm van een combinatie van dataobjecten die op een moment in de tijd worden bevroren in wat wij tot op heden (digitale) documenten noemen en die betekenis krijgen door middel van de verschijningsvorm).

De uitdagingen voor de komende tijd
De ontwikkelingen in de maatschappij en de techniek laten een steeds diverser gegevenslandschap zien. De hoeveelheden gegevens nemen toe en het grip houden hierop wordt steeds lastiger. Om te kunnen voor een zorgen voor een zo transparant en veilig mogelijk gegevenslandschap is centrale regie hierop onmisbaar.

Dit vraagt om de gecombineerde inzet van de kennis en ervaring van de werelden van het datamanagement en het informatiebeheer. Er zal intensief samengewerkt moeten worden. Wet- en regelgeving op het gebied van onder andere duurzame toegankelijkheid en basis- en kernregistraties zullen steeds beter op elkaar moeten worden afgestemd.

Dit artikel pleit voor het ondersteunen van landelijke centrale regie hierop met landelijke normen en een gezamenlijke aanpak. Tijdens de presentatie op het KNVI-congres wordt hier verder op ingegaan. 

jbkoers@haarlem.nl, Jan Koers is strategisch adviseur informatiemanagement/CDO bij de gemeente Haarlem.