In de geldende Archiefwet staat dat alle informatie na overbrenging (naar de archiefdiensten) in principe allemaal openbaar is. De inwoners en bedrijven hebben het recht om deze informatie kosteloos te raadplegen. Als regionale archiefdienst streven we ernaar om het zoeken en vinden van deze openbare informatie zo eenvoudig en snel mogelijk te maken. Onze expertise zit in de betrouwbaarheid en toegankelijkheid van deze informatie. Naast de regels in de Archiefwet heeft de Wet open overheid (Woo) als doel om de overheidsinformatie beter toegankelijk en makkelijker vindbaar te maken.
Een van de belangrijkste aspecten van de Woo is de verbreding van de reikwijdte. Waar de Wob zich voornamelijk richtte op informatie die bij de overheid berust, gaat de Woo een stap verder. De wet is nu van toepassing op alle informatie die bij een bestuursorgaan aanwezig is, ongeacht de drager of de vorm waarin deze zich bevindt. Dit betekent dat ook digitale informatie en documenten onder de werking van de wet vallen, waardoor de overheid wordt gestimuleerd om ook op dit vlak transparant te zijn. Een ander nieuw element in de Woo is de verplichting tot het systematisch archiveren van informatie. Bestuursorganen moeten ervoor zorgen dat informatie op een ordelijke en toegankelijke manier wordt gearchiveerd, zodat deze op een later moment eenvoudig kan worden geraadpleegd. Dit draagt niet alleen bij aan de transparantie, maar ook aan de historische verantwoording van het overheidshandelen.
Al met al biedt de Woo een veelbelovend kader voor een transparantere overheid. Door actieve openbaarmaking, systematische archivering en een breder toepassingsgebied draagt de wet bij aan een betere informatievoorziening en een versterking van de democratie. Het is echter van groot belang dat de uitvoering van de wet gepaard gaat met zorgvuldigheid en oog voor privacy, om een evenwichtige balans te bewaren tussen openheid en bescherming van persoonlijke gegevens. En er is een organisatie die gespecialiseerd is in openbaarheid, de regels daaromtrent en het bewaken van privacy en auteursrechtelijke beperkingen, namelijk de regionale archiefdienst!
*Dit is het eerste deel van een artikel uit Od 34: KIA Thematiendaagse eDepot. Lees hier verder
Beeld: Shutterstock
