, 9 maart 2020

‘Registrator? Verre van saai!’

image for ‘Registrator? Verre van saai!’ image Nieuw in het vak

Het vakgebied informatiebeheer kent een grote diversiteit aan collega’s. Waar de een al decennialang actief is, komt de ander net kijken. In deze rubriek maken we kennis met de nieuwelingen in het vak. Hoe zijn ze op hun plek terechtgekomen en wat zijn hun ervaringen tot nu toe? In de eerste aflevering van deze rubriek is het woord aan Fabiënne Sánchez Vega.

Hoe ben je in deze functie terechtgekomen?
‘Op een verjaardag vertelde een kennis dat er bij de gemeente Rijswijk een vacature openstond bij de afdeling Juridische Zaken. Ik werkte op dat moment als secretaresse bij een advocatenkantoor en daarom dacht zij direct aan mij. Helaas bleek die vacature al vervuld. Maar die kennis vroeg of ik niet geïnteresseerd zou zijn in een functie bij de afdeling Informatie, waar zij ook werkt. Ook daar waren zij namelijk op zoek naar nieuwe medewerkers. Zij vertelde enthousiast over het werk. Dat wekte direct mijn interesse. Maar eigenlijk had ik nog nooit eerder van deze functie gehoord. Daarom kreeg ik de mogelijkheid om een dag mee te lopen. Dat beviel goed. Dus ook maar gelijk besloten om te solliciteren. En ik werd aangenomen!’

Wat vind je leuk aan het vak en jouw werkzaamheden?
‘Wat mij erg aanspreekt, is het belang van nauwkeurig werken. Je moet altijd blijven nadenken voordat je iets doet. Dit zorgt ervoor dat je niet gaat werken op de automatische piloot. Ikzelf vind dat erg fijn omdat een functie anders snel saai kan worden.’

Wat vind je minder leuk?
‘Lastige vraag. Tot nu toe ben ik erg blij met mijn baan bij het team Document Management. Er zijn eigenlijk nog geen werkzaamheden die ik echt niet leuk vind.’

Waar verwonder je je over?
‘Ik ben wel verbaasd over het beeld dat bestaat over ons werk. Als je iemand hoort over een functie als registrator klinkt dat misschien niet spannend. Maar dat is het totaal niet. Ik ervaar het werk als heel divers en afwisselend. Misschien moet je dit eerst zelf ervaren voordat je het ook begrijpt. Ik had een jaar geleden natuurlijk ook nog niet een beeld bij deze functie en wat een afdeling Document Management precies doet.’

Wat is het meest opvallende dat je hebt meegemaakt tot nu toe?
‘Een verhaal dat ik eigenlijk wel heel leuk vind en vaak aan anderen vertel, is over een onverwacht poststuk. In de ochtend beginnen wij altijd met het openen van de post. Terwijl ik hiermee bezig was, ging er een telefoon af met een voor ons onbekende ringtone. Mijn collega’s en ik begrepen niet waar het geluid vandaan kwam. We checkten natuurlijk allemaal onze eigen telefoons, maar die waren het niet. Pas na een tijdje merkte ik dat het geluid uit een van de enveloppen kwam die ik voor me had liggen. Blijkbaar had iemand een telefoon gevonden, deze in een envelop gedaan en, als gevonden voorwerp, bij de gemeente afgeleverd. En nu was de eigenaar naar zijn eigen telefoon aan het bellen. We konden hem dus mededelen dat die was gevonden. Maar het duurde wel even voordat we het doorhadden. Verwacht je toch niet echt als je ’s ochtends aan je werkdag begint.’

Hoe zorg je ervoor dat je de benodigde kennis en vaardigheden opdoet?
‘Momenteel volg ik de opleiding SOD-I. Dat kon gelukkig al vrij snel, nadat ik was gestart bij de gemeente Rijswijk. Als je nieuw bent in het vakgebied, is het wel fijn om deze opleiding te kunnen doen. Ik ben nu halverwege en merk dat ik veel dingen leer die ik direct kan toepassen in mijn dagelijks werk.’

Heb je al een verbetervoorstel gedaan sinds je bent begonnen?
‘Een verbetervoorstel nog niet echt. Wel is een van de onderdelen van de opdracht bij de eerste module van de SOD-I-opleiding nu binnen mijn afdeling in gebruik. Ik heb een nieuw organogram gemaakt, dat beter inzicht geeft in alle afdelingen en onderdelen bij de gemeente. Het gaat ons helpen bij het dagelijks werk.’

Wat zou je mensen willen meegeven die ook binnen het informatiebeheer aan de slag kunnen?
‘Het is misschien een beroepsgroep waarmee weinig mensen echt bekend zijn en die misschien ook snel saai klinkt. Maar mocht je twijfelen of je iets in het informatiebeheer zou willen gaan doen, dan zou ik het advies geven om er eens wat meer over te lezen of na te vragen. Ik had er zelf ook nog nooit iemand over gehoord, maar vind het echt een heel leuke functie.’

Tekst Eric Kokke 
Beeld Hilbert Krane