1 december 2009

Richtlijn metagegevens overheidsinformatie

image for Richtlijn metagegevens overheidsinformatie image

Metagegevens dienen om andere gegevens te beschrijven. Het vastleggen van metagegevens vergemakkelijkt immers het beheren, vinden, uitwisselen en interpreteren van informatie en is essentieel voor de betrouwbaarheid ervan. Simpel gezegd zijn metagegevens nodig om van inhoud (content) betekenisvolle inhoud (informatie) te maken. De Richtlijn is er dan ook voor bedoeld afspraken te maken over welke metagegevens minimaal nodig zijn en over de manier waarop we ze binnen de overheid vastleggen. 

Metagegevens dienen om andere gegevens te beschrijven. Het vastleggen van metagegevens vergemakkelijkt immers het beheren, vinden, uitwisselen en interpreteren van informatie en is essentieel voor de betrouwbaarheid ervan. Simpel gezegd zijn metagegevens nodig om van inhoud (content) betekenisvolle inhoud (informatie) te maken. De Richtlijn is er dan ook voor bedoeld afspraken te maken over welke metagegevens minimaal nodig zijn en over de manier waarop we ze binnen de overheid vastleggen. 
En metagegevens zijn pas echt zinvol en nuttig als ze aan bepaalde kwaliteitseisen voldoen. Die eisen kunnen tot op zekere hoogte per organisatie, of zelfs per overheidsactiviteit, verschillen. De kwaliteitsaspecten van metagegevens zoals vastgelegd in de Richtlijn hebben betrekking op de identificatie, (ontstaans)context, inhoud, structuur, ontwikkeling en vorm van informatie. Een goede beschrijving van deze aspecten draagt bij aan betrouwbaarheid, duurzame toegankelijkheid en bruikbaarheid van overheidsinformatie. 

Od december 2009, blz. 21
Basismodel voor metagegevens1

Status van de Richtlijn
De Richtlijn is gebaseerd op de internationale standaard op het gebied van metagegevens voor archiefbescheiden (NEN-ISO 23081, delen 1 en 2). De Richtlijn is, zoals de term al aangeeft, geen voorschrift maar wel een kader voor de Nederlandse overheden.
De Richtlijn als zodanig wordt niet rechtstreeks toegepast, maar dient een nadere vertaling te krijgen in een Toepassingsprofiel. Dat profiel moet zijn toegesneden op de informatiebehoefte van zowel de organisatie zelf als van de samenleving. De Richtlijn maakt straks onderdeel uit van de Nederlandse Overheid Referentie Architectuur (NORA) en is inhoudelijk afgestemd met de richtlijn Webmetadata van overheid.nl.
Kortom: de Richtlijn is hét kader voor alle systemen waarin of waarmee overheidsinformatie wordt beheerd. Het is een belangrijke stap op weg naar een duurzaam toegankelijke, betrouwbare en interoperabele informatiehuishouding van de overheid. 

Reikwijdte van de Richtlijn
De Richtlijn gaat gelden voor alle informatie die, in welke vorm dan ook, bij de uitvoering van overheidstaken wordt gebruikt en gemaakt: documenten, databases, afbeeldingen, mp3-bestanden, websites, GIS, CAD-tekeningen en informatie in elk denkbaar systeem waarmee informatie wordt ontvangen, uitgewisseld, bewerkt of beheerd.

De Richtlijn beschrijft:

  • welke entiteiten kunnen worden onderscheiden: Record, Actor, (Bedrijfs-)Activiteit, Mandaat en Relatie;
  • welke metagegevenselementen kunnen worden onderscheiden, inclusief semantische definities;
  • welke metagegevenselementen verplicht zijn voor de verschillende entiteiten;
  • of en zo ja welke subelementen nodig zijn om een metagevenselement nader te specificeren;
  • welke ‘aggregatieniveaus’ binnen een entiteit kunnen voorkomen (‘stuk’ en ‘dossier’ zijn bijvoorbeeld aggregratieniveaus voor de entiteit Record).

In de figuur wordt vereenvoudigd weergegeven hoe de verschillende entiteiten zich met elkaar verhouden.

Voor wie
De Richtlijn is primair bedoeld voor functionarissen die zijn belast met de invoering en het gebruik van een organisatiespecifiek Toepassingsprofiel:

  • records managers;
  • DIV- en I-adviseurs;
  • informatiespecialisten/-kundigen;
  • archivarissen.

Verder is de Richtlijn natuurlijk relevant als achtergrondinformatie voor functionarissen zoals IT-architecten en -ontwerpers, die zich bezig houden met de inrichting van de informatiehuishouding en/of ondersteunende informatiesystemen.

Toepassing van de Richtlijn
De Richtlijn is toepasbaar op alle systemen waarin of waarmee overheidsinformatie wordt beheerd. Hoe en in hoeverre een overheids organisatie de Richtlijn toepast, wordt vastgelegd in een zogenaamd toepassingsprofiel.
Het informatiegebruik, de aard van het proces waarin de informatie een rol speelt en in een enkel geval specifieke wetgeving bepalen wat een organisatie zal willen/moeten vastleggen en op welk aggregatieniveau dat zal gebeuren. Op basis van de Richtlijn kan iedere overheidsorganisatie een eigen toepassingsprofiel opstellen, waarin zij vastlegt hoe aan de Richtlijn gevolg wordt gegeven. Daarbij zijn er in hoofdlijnen vijf vrijheden geoorloofd:

  1. De organisatie bepaalt het aantal toe te passen entiteiten. De Richtlijn kent vijf entiteiten: Actor, Record, Activiteit, Mandaat en Relatie. De minimale variant van een Toepassingsprofiel heeft de vorm van een Eén-entiteitmodel dat alle vereiste metagegevens koppelt aan de entiteit Record.
  2. De organisatie verfijnt de indeling in (sub)elementen door sub en/of subsubelementen toe te voegen. Zolang de definitie van de onderscheiden elementen en de volgorde op elementniveau niet worden aangetast, blijft uitwisseling van informatie mogelijk. De volgende verfijningen zijn mogelijk:
    • elementen worden verfijnd door middel van een nadere beschrijving in subelementen; subelementen worden verfijnd door middel van een nadere beschrijving in subsubelementen;
    • elementen worden verfijnd door middel van een nadere beschrijving van de syntax of technische keuzes.
  3. De organisatie kiest er voor de (sub)elementen onder een andere noemer in haar systeem toe te passen. In plaats daarvan wordt gekozen voor een op het eigen werkdomein toegesneden naamgeving. In dat geval dient voor ieder eigen element wel te worden beschreven aan welk element van de Richtlijn het kan worden gerelateerd (‘mapping’). Zodoende blijft uitwisselbaarheid van informatie mogelijk.
  4. De organisatie streeft naar eenduidige semantische invulling van (sub)elementen door de toepassing van gecontroleerde woorden lijsten (woordenlijsten, waarin te gebruiken termen en hun definities zijn vastgelegd). In het kader van uitwisselbaarheid wordt bij voorkeur gebruik gemaakt van gemeenschappelijk vastgestelde lijsten;
    De waardetoekenning van elementen wordt gestuurd door voor specifieke gegevens specifieke bronnen aan te wijzen. De organisatie beschrijft bijvoorbeeld uit welk systeem de identificatie van de steller wordt overgenomen (dit kan het personeelssysteem zijn, maar ook het autorisatiesysteem). Dit om consistentie van metagegevens te bevorderen.
  5. De organisatie verwijst voor bepaalde metagegevens naar bestaande registratiesystemen en slaat deze metagegevens niet op bij het betreffende record. Echter, een duurzame en betrouwbare koppeling van de metagegevens aan het record is en blijft ook in dit geval een harde voorwaarde. De organisatie dient daarom te voldoen aan de volgende voorwaarden:
    • de organisatie beschrijft exact en duidelijk hoe de koppeling tussen metagegevens en record te leggen is;
    • de koppeling tussen de systemen waarin zich enerzijds de records en anderzijds de bijbehorende metagegevens bevinden, is ‘duurzaam’; ook wanneer systemen worden vervangen of gegevens/records worden gemigreerd naar andere systemen.
    • het geheel van records en metagegevens voldoet aan de eisen van recordsmanagement en wordt in samenhang beheerd (zie onder ander de baseline Informatiehuishouding).

    Opname van metagegevens bij het record zelf heeft niettemin de voorkeur, omdat dan de duurzame en betrouwbare koppeling van metagegevens aan records het best gewaarborgd is en het geheel beter te beheren is.

wilrombout@solcon.nl

Bronnen


1 Afkomstig uit SPIRT project: Sue McKemmish, Glenda Acland and Barbara Reed, Towards a Framework for Standardising Recordkeeping Metagegevens: The Australian Recordkeeping Metagegevens Schema, http://www.sims.monash.edu.au/research/rcrg/publications/framework.html; ook in NEN-ISO 23081-1:2006 Metagegevens voor records – Principes (paragraaf 9.1).