1 mei 2010

Richtsnoer voor informatiehuishouding

image for Richtsnoer voor informatiehuishouding image

De Baseline Informatiehuishouding

De Baseline Informatiehuishouding
In het rapport ‘Een dementerende overheid? De risico’s van digitaal beheer van verantwoordingsinformatie bij de centrale overheid’ (2005) en de daaropvolgende kabinetsvisie ‘Informatie op orde. Vindbare en toegankelijke overheidsinformatie’ (2006) wordt geconstateerd dat de kwaliteit van de informatiehuishouding bij overheidsinstellingen niet voldoende is. Om dit probleem aan te pakken is een set van kwaliteitseisen voor digitale informatiehuishouding bij overheidsinstellingen ontwikkeld. Deze zijn opgenomen in de ‘Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid. Normenkader voor duurzaam toegankelijke en betrouwbare overheidsinformatie’ (2008). De baseline pleit voor een effectieve bedrijfsvoering waarbij risico- en kwaliteitsmanagement het uitgangspunt vormen. Informatie dient uitwisselbaar te zijn, gekoppeld en gestandaardiseerd te worden. Er moet ingezet worden op digitalisering van de werkprocessen en op een betere samenwerking tussen de verschillende overheidsinstellingen. Het management dient zich meer bewust te zijn van zijn verantwoordelijkheid voor de inrichting en kwaliteit van de eigen informatiehuishouding. Informatiemanagement in een digitale omgeving is niet alleen meer een zaak van DIV of ICT, maar dient opgenomen te worden in het integraal management.

Het Besluit Informatiebeheer
In het vernieuwde Besluit Informatiebeheer van de gemeente Amsterdam spelen twee aspecten van de baseline een belangrijke rol: het beheer van digitale informatiebronnen en risicoen kwaliteitsmanagement. Meer dan in het oude besluit richt het nieuwe besluit zich op hóe een organisatie vanuit haar taakstelling invulling geeft aan de informatiehuishouding, dan dat het regels voorschrijft waar men aan zou moeten voldoen.
Het is dan ook van 29 regelgevende artikelen teruggebracht naar 9 artikelen die een meer informatief karakter hebben.
Daarnaast gaat het meer uit van digitaal informatiebeheer, wat onderdeel is geworden van het werkproces en niet meer de afsluiting ervan zoals bij analoog informatiebeheer wel het geval was. Dit vraagt om een andere manier van werken en informatie beheren.
Met het doel de organisatieonderdelen van de gemeente Amsterdam aan te zetten tot nadenken over de inrichting van hun informatiehuishouding en digitaal informatiebeheer wordt hen in artikel 3 van het Besluit Informatiebeheer gevraagd een Beheerplan Informatiehuishouding op te stellen. Dit plan lijkt op het voormalig Documentair Structuurplan (DSP) die het vervangt. Het beoogt een beschrijving te zijn van het informatiebeheer en -beleid en tevens een audittool om risico- en kwaliteitsmanagement op het informatiebeheer toe te kunnen passen.

Het Beheerplan Informatiehuishouding
Om de organisatieonderdelen tegemoet te komen in het opstellen van het Beheerplan Informatiehuishouding heeft het Stadsarchief een document opgesteld, waarin alle punten één voor één worden toegelicht en de functie van het beheerplan worden beschreven. Gaandeweg het schrijven van deze toelichting en al toetsend aan de praktijk werd het belang van de elementen waarin het beheerplan vernieuwend is, steeds groter.
Om te beginnen bevat het beheerplan elementen die voorheen in een DSP werden beschreven. Maar waar het DSP vooral een structuurplan was gaat het beheerplan een stapje verder en vraagt het naast dat structuurplan om een verantwoording ervan. Het is daarmee een beleids- en beheersinstrument dat uit gaat van informatiebeheer als onderdeel van de bedrijfsvoering. Welke informatie is om welke reden belangrijker dan andere informatie? Hoe zijn bepaalde keuzes in de context van het organisatiebeleid tot stand gekomen? Welke maatregelen zijn getroffen voor duurzame opslag en toegankelijkheid van digitale informatiebronnen? Hoe wordt omgegaan met risico- en kwaliteitsmanagement? Het antwoord op deze vragen is niet alleen meer een zaak van DIV, maar vraagt van het management om verantwoordelijkheid te nemen over de inrichting van haar informatiebeheer.
Het beheerplan vraagt nadrukkelijk om een beschrijving van het digitale informatiebeheer. Ook waar analoge informatiebronnen nog leidend zijn, wordt gevraagd aan te geven hoe de verhouding ligt ten opzichte van digitale informatiebronnen, welke veranderingen er in de toekomst verwacht worden en hoe het organisatieonderdeel hierop in denkt te spelen.
Met het opstellen van het plan wordt gevraagd na te denken over hoe de digitale documenten worden opgeslagen, op welk moment in het werkproces, in wat voor systemen, en door wie die beheerd worden. Wie is verantwoordelijk voor de eindversie, het afsluiten van het werkproces en de vernietiging van de digitale bestanden? Dit is niet meer vanzelfsprekend alleen maar een taak van een DIV-medewerker, maar kan ook door een behandelaar uitgevoerd worden.
Naast het digitale informatiebeheer speelt tevens risico- en kwaliteitsmanagement een belangrijke rol in het verbeteren van het informatiebeheer. Risico- en kwaliteitsmanagement vragen om – binnen de wettelijk voorgeschreven kaders – meer tijd te besteden aan het beheer van bedrijfskritische informatie en minder aan informatie uit minder risicovolle processen. Door niet aan alle informatie dezelfde zorg en aandacht te besteden, houdt men meer tijd over om informatie die echt belangrijk is goed op orde te brengen. Dit betekent toename in de kwaliteit van het informatiebeheer. Voorwaarde is echter wel dat men goed inzicht heeft in welke informatie belangrijk is. Door het beheerplan jaarlijks te actualiseren kan het als instrument dienen voor kwaliteitsmanagement. Een lijst met verbeterpunten, voorzien van een verbeterplan, laat zien op welke termijn verbetering te verwachten valt. Door regelmatig audits uit te voeren blijft men grip houden op het kwaliteitsniveau van het informatiebeheer.
Het beheerplan is geen ‘invuloefening’ geworden, omdat het mede tot doel heeft de (hoofden van de) organisatieonderdelen meer eigen verantwoordelijkheid te laten nemen voor hun informatiebeheer door ze er zelf over na te laten denken.
Daarnaast wil het nieuwe Besluit Informatiebeheer de organisatieonderdelen, binnen de kaders van de archiefwet, de ruimte geven om een eigen invulling te geven aan de inrichting van het informatiebeheer. Het doel van het beheerplan is niet een abstract plan te schrijven, maar iets wat aansluit bij de werkelijke gang van zaken.

Verantwoordelijkheid management
Omdat digitale informatiebronnen integraal verweven zijn in de organisatie vraagt het beheerplan om een beschrijving van de werkprocessen. Door aan die processen de informatie te koppelen die eruit voortvloeit, krijgt men inzicht in welke (digitale) informatie zich waar en wanneer in de organisatie bevindt.
Indien deze processen echter nog niet beschreven zijn dreigt het gevaar dat een DIV-medewerker dit moet doen, wat niet zijn taak is maar een taak van het management. Daarnaast zullen DIV-medewerkers in het kader van risicomanagement mogelijk geneigd zijn vooral informatie uit het primaire proces als belangrijk voor de bedrijfsvoering aan te merken, terwijl dat vaak niet de informatie is die voor blijvende bewaring in aanmerking komt.
Deze twee aspecten geven de kern aan van de noodzakelijke veranderingen waar het beheerplan op aan wil sturen en waarin het afwijkt van het DSP. Namelijk dat het management gevraagd wordt verantwoording te nemen voor het informatiebeheer binnen haar organisatie. Digitaal informatiebeheer vraagt om een andere manier van werken. Deze verandering kan alleen plaatsvinden als hiervoor van bovenaf het initiatief genomen wordt. Het management is verantwoordelijk voor het in kaart brengen van de werkprocessen en het uitdragen van het voeren van risico- en kwaliteitsmanagement binnen de organisatie. De functie van het beheerplan als instrument voor het uitvoeren van geactualiseerd informatiebeleid en als audittool voor kwaliteitsmanagement zal alleen dan kans van slagen hebben, wanneer het geen speeltje van DIV wordt, wat het DSP veelal wel was. Het management dient doordrongen te worden van de noodzaak en het belang van goed informatiebeheer en de veranderingen die digitaal informatiebeheer met zich meebrengt.

H.Vons@Stadsarchief.Amsterdam.nl

Drs. E.H. Vons (Hester) is projectmedewerker bij het Stadsarchief Amsterdam, afdeling Verwerving en Concerndiensten, sectie Advies en Ondersteuning.


1 Zie voor het Besluit Informatiebeheer 2010 van de gemeente Amsterdam: http://stadsarchief.amsterdam.nl/stadsarchief/over_ons/archiefinspectie/index.nl.html