, 28 september 2017

‘Rijk aan Informatie’

image for ‘Rijk aan Informatie’ image Verslag

In de prachtige Portugese synagoge heet voorzitter Robert Gaarlandt (Belastingdienst) de aanwezigen welkom en refereert hij aan de vorige netwerkbijeenkomst van twee jaar geleden. De opkomst is vele malen groter en dat doet hem deugd.

Hij geeft het woord aan Marjan Hammersma sinds 1 december 2016 de SG van het ministerie van OCW. Ze deelt haar persoonlijke ervaringen, en stelt zich kwetsbaar op door toe te geven dat ze ook niet altijd de informatie daar opslaat waar het thuishoort.

In de prachtige Portugese synagoge heet voorzitter Robert Gaarlandt (Belastingdienst) de aanwezigen welkom en refereert hij aan de vorige netwerkbijeenkomst van twee jaar geleden. De opkomst is vele malen groter en dat doet hem deugd.

Hij geeft het woord aan Marjan Hammersma sinds 1 december 2016 de SG van het ministerie van OCW. Ze deelt haar persoonlijke ervaringen, en stelt zich kwetsbaar op door toe te geven dat ze ook niet altijd de informatie daar opslaat waar het thuishoort.

Veel van door haar gebruikte informatie bevindt zich in mails, fileshares en Ibabs. Ook biecht ze op dat ze voor haar werk actief gebruik maakt van social-mediatoepassingen als Twitter en Whatsapp. Aan de hand van de werving van de twee Rembrandts ‘Marten en Oopjen’ legt ze uit dat veel onderhandelingen verliepen met behulp van social- mediatoepassingen. Ze stelt de aanwezigen gerust door direct op te merken dat afspraken daarna wel vastgelegd werden in notities. Want zo stelt ze: “We zijn ons vaak niet (onvoldoende) bewust dat we elke dag geschiedenis maken.” En dat maakt de vraag moeilijk te beantwoorden wat er bewaard moet worden en hoe. “De geschiedenis van de toekomst wordt vandaag gemaakt!”

Daarna is Arjan el Fassed, directeur Open State foundation, aan de beurt. Hij houdt een warm pleidooi voor het gebruik van open data en de mogelijkheden die open data biedt aan de hand van actuele voorbeelden. Het toegankelijk maken van overheidsinformatie dient naar zijn mening aan de voorkant te gebeuren. Dus de overheid moet vooraf nadenken wat ze met haar informatie gaat doen. Hij geeft als tip mee dat de basis dan wel op orde moet zijn. En adviseert overheidsorganisaties de aangeboden data zelf te gaan gebruiken om de waarde daarvan te kunnen bepalen.

Dan is het tijd voor de workshops waarin zaken als open data, big data, de toekomst van de DIV, strategische openbaarheid en automatisch archiveren aan bod komen. Hieronder een aantal weergaven van deze workshops.

Open data
Aan de hand van aantal prikkelende stellingen nemen Paul Suikerbuijk en Marieke Schenk van leer- en expertisecentrum Open Overheid de aanwezigen mee in de wereld van open data. Stellingen als ‘Ik ben binnen mijn organisatie al volop bezig met open data’ laten een gematigd beeld zien. Het merendeel van de aanwezigen is er wel mee bezig maar nog niet volop. De volgende stelling, nl. ‘De overheid kan mij niet open genoeg zijn’ doet meer reuring ontstaan. Op een enkeling na, die bijna werd gelyncht, is iedereen het erover eens dat de overheid open moet zijn. Uiteraard zijn er uitzonderingsgronden als de veiligheid van de samenleving in het geding is. Open data worden gezien als recht. “We hebben als burger recht op informatie, dat staat in de wet” roept een van de aanwezigen. Ook de stelling dat ‘de belangrijkste weerstand tegen open data zit in het niet willen’, met daartegenover ‘de belangrijkste weerstand tegen open data zit in het niet kunnen’ maakt de tongen los. Het beeld bij de aanwezigen is dat het niet zozeer onwil is, maar veeleer een gebrek aan kennis bij beslissers die ervoor zorgt dat er enige terughoudendheid is.

‘Nieuwe olie van de nieuwe economie’
Fiona Atighi (hoofd Digitalisering informatiehuishouding bij Doc Direkt) en Arjan Duinkerk (SSO ICT) vertellen op enthousiaste wijze over hun initiatieven en ideaalbeeld van het gebruik en mogelijkheden van big data analytics, waarbij overheidsinstanties bronnen toegankelijk maken voor anderen en het mogelijk wordt om in een veel grotere verzameling informatie te zoeken dan beschikbaar is binnen de eigen organisatie. Een nobel initiatief. Dit willen ze bereiken aan de hand van een big-data-analyticsplatform. Dit biedt volgens beiden door middel van enterprise search de volgende voordelen: snel inzicht in (on)gestructureerde data, verhoging van de productiviteit en kostenbesparing. Daarnaast biedt het de voorwaarden tot innovatief archiveren, slim zoeken en kennis delen.

Veel meer halen uit de explosief groeiende hoeveelheid informatie is de opgave waar we als overheid voor staan, en ook informatie die de overheid zelf produceert toegankelijk en bruikbaar maken voor anderen. Want zo wordt gesteld: door strategisch samen te werken en techniek en kennis te delen brengen we ICT en informatiemanagement op orde.

Hoe ziet de toekomst van de DIV’er eruit?
De enige workshop die dubbel werd gegeven, ging over de toekomst van DIV. Paul Faaij (ministerie van OCW) en Jeroen Jonkers (interim-manager) lichtten de ontwikkelingen toe. In lijn met het artikel dat de laatste in Od plaatste1, lichtte hij toe welke ontwikkelingen er zijn en hoe je die concreet merkt in de praktijk. Een van de aspecten is dat gebruikersondersteuning expliciet aandacht krijgt en dat geïnvesteerd wordt om de processen te stroomlijnen, in plaats van alleen de papieren processen op een digitale wijze te laten plaats vinden. Paul Faaij sloot hierbij aan door inzicht te geven in de concept-kwalificatieprofielen. Deze profielen zijn opgesteld ten behoeve van de rijksoverheid en worden besproken in het CIO-beraad. De verwachting is dat ze in het najaar van 2017 worden goedgekeurd in het ICBR (Interdepartementale Commissie Bedrijfsvoering Rijk)

De interactieve sessie werd afgesloten met een discussie aan de hand van stellingen, waarna een sneltekenaar een toelichting gaf op de tekening die gedurende de workshop is gemaakt.

Automatisch archiveren
Een groot aantal belangstellenden was op de workshop automatisch archiveren afgekomen. Middels een drietal korte presentaties werd aangegeven wat de mogelijkheden zijn. De aftrap werd verricht door Jesper Harmsen (BZK) over het project Automatische e-mailarchivering op rijks niveau. Hij gaf meteen bij aanvang aan dat automatisch archiveren (nog) niet bestaat. Er zijn altijd mensen nodig om de basisregels (o.a. de bedrijfsregels) aan de verschillende systemen mee te geven. BZK is binnen Rijk aan Informatie bezig met het bekijken van mogelijkheden tot het automatisch archiveren van e-mails van zogenoemde sleutel figuren. Deze sleutelfiguren bestaand grotendeels uit personen binnen de departementen met bepaalde bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Uitgangspunt is: alle e-mails van deze personen worden bewaard (dus ook eventuele privée- mail). Binnen een x aantal weken na ontvangst of verzending van de e-mail, kan de sleutelfiguur de e-mail nog definitief verwijderen. Binnenkort worden de eerste resultaten bekeken en worden de vervolgstappen bepaald.
Een tweede presentatie werd gegeven door Mette van Essen (NA). Zij is bezig met een project om te kijken hoe een mailbox zo ingeregeld kan worden, dat het systeem zelf reeds een voorselectie maakt bij de aanwezig e-mail. Er zal bij aanvang vooral gekeken worden na de splitsing van zakelijke en privé-e-mail.
Als afsluiting gaf Bart Hekkert (OCW, Od-redactie) een korte toelichting op de Proof of Conceptfase (PoC) met het autodataclassificatietool InfoFusion. Met behulp van een dergelijke tooling wil OCW kijken of het mogelijk is om ongestructureerde informatie (van bijvoorbeeld een harde schijf, maar ook vanuit een e-mailbox) te analyseren, classificeren, indexeren en uiteindelijk te migreren naar een beheerde omgeving (zoals een DMS). Uit de PoC kwam uiteindelijk naar voren dat de tool in ieder geval alle dubbelingen (10% van een set van 6000 documenten) eruit kan halen. Daarnaast lijkt het ook mogelijk te zijn om bedrijfsregels mee te geven (als document X langer dan een Y-aantal maanden niet is bekeken -> verplaatsen naar map Z). Deze resultaten worden het komende half jaar uitgewerkt.

Drie verschillende projecten, waarbij wordt gezocht om grote hoeveelheden ongestructureerde data in beeld te krijgen en uiteindelijk naar een beheerde omgeving te brengen. Od houdt u uiteraard op de hoogte van deze en nieuwe ontwikkelingen.

e.driessen@tweedekamer.nl, Edwin Driessen is hoofd Bureau Informatiebeheer Tweede Kamer en redactielid van Od.


Noot:

1 Jeroen Jonkers, ‘Het einde van de medewerker DIV’, Od (2016) 6, pp. 4-6.