Risicoanalyse bij de twaalf provincies

De nieuwe manier van waarderen volgt het rapport ‘Gewaardeerd Verleden’ van de Commissie Waardering en Selectie uit 2007 met als belangrijke uitgangspunt dat het waarderen vooral gericht moet zijn op de maatschappij en op de interactie tussen overheid en burger.

De nieuwe manier van waarderen volgt het rapport ‘Gewaardeerd Verleden’ van de Commissie Waardering en Selectie uit 2007 met als belangrijke uitgangspunt dat het waarderen vooral gericht moet zijn op de maatschappij en op de interactie tussen overheid en burger.

Drie bouwstenen
Bij het opstellen van een selectielijst wordt volgens deze nieuwe waarderingsmethode gewerkt met een risicoanalyse, een systeemanalyse en een lokale hotspotmonitor. Op grond van de systeemanalyse wordt de informatie aangewezen die altijd bewaard dient te blijven, ongeacht het maatschappelijk belang of risicoperspectief voor de zorgdrager. Het handelen van een overheidsorgaan kan hiermee op hoofdlijnen gereconstrueerd worden.
Een hotspot is een opvallende of intensieve gebeurtenis of een kwestie waardoor ‘interactie’ ontstaat: tussen overheden, tussen overheid en samenleving of tussen burgers, bedrijven en instellingen onderling. Een lokale hotspotmonitor maakt het mogelijk om informatie op basis van dergelijke gebeurtenissen of lokale eigenaardigheden uit te zonderen van vernietiging.

De risicoanalyse ten slotte stelt vast wat de impact is van het niet (of te lang) beschikbaar houden van informatie uit een proces en geeft daarmee een duidelijke indicatie voor de bewaartermijn.

De gevolgde methodiek
De essentie van de methode is om vanuit het belang van bedrijfs voering – te achterhalen via interviews met de proces eigenaren – te bepalen wat de waarde is van de informatie. De vraagstelling daarbij is: “Hoe groot is het nadeel voor de organisatie als informatie niet meer (of te lang) beschikbaar is.” Met als uitkomst: de bewaartermijn of bandbreedte voor de bewaartermijn per proces in de selectielijst.
Essentieel is dat de proceseigenaren uit de organisatie, en niet informatieadviseurs, archivarissen of medewerkers DIV, de risico’s inschatten voor de informatie uit hun proces.

De volgende detailvragen kwamen aan de orde:

1. Hoe lang is informatie in provinciale archiefbescheiden nodig om de provinciale taken naar behoren te kunnen uitvoeren? 
2. Hoe lang is informatie in provinciale archiefbescheiden nodig voor de verantwoording: politiek, maatschappelijk, financieel en juridisch? 
3. Hoe groot is het potentiële nadeel (de impact van het risico) voor de provincie als informatie uit het proces op enig moment niet meer beschikbaar is? 

Deze vragen zijn op basis van de interviews ingevuld in een procesformulier zodat per proces helder werd wat de omvang, complexiteit en context van de informatie is uit het proces. Verder gaven de interviews antwoord op de centrale vraag over het niet meer (of te lang) beschikbaar houden van informatie, afgezet tegenover de volgende categorieën:

• financieel risico, 
• risico voor de bedrijfsvoering, 
• juridisch of maatschappelijk risico, 
• risico op schade aan gezondheid of levens, 
• risico voor ketenpartners, 
• risico op politiekbestuurlijke schade,
• risico op materiële schade, 
• risico op reputatieschade. 

We zijn begonnen met een filmpje van twee minuten om de bedoeling van de risicoanalyse uiteen te zetten. We stelden een standaardprogramma vast voor bezoeken aan de provincie huizen, met aandacht voor het hoe en waarom.
Sommige proceseigenaren hadden weinig affiniteit met het vraagstuk, andere boden aan om mee te werken aan verbetering van het instrument, aanpassing van procesbenamingen in de selectielijst en hertoetsing van door andere proceseigenaren geanalyseerde processen.

Enkele voorbeelden
Eén provincie is proceseigenaar voor de processen inzake de mijnbouw. Opvallend was dat de proceseigenaar ter plaatse geen lange bewaartermijnen voor de mijndossiers voorstelde. Het argument: “Een mijn wordt er echt niet steviger van als alle dossiers bewaard blijven.”

De risicoanalyse van de provincies vond plaats vóór de systeem analyse. Daardoor zijn ook processen door de risico analyse gegaan waarvan de neerslag op voorhand al van vernietiging was uitgesloten. Bijvoorbeeld het proces dat leidt tot het instellingsbesluit van de provincie. Historisch gezien een erg belangwekkend document. De proceseigenaar meende evenwel dat het direct vernietigd kon worden. Het argument: “De provincie wordt echt niet opgeheven als we het instellingsbesluit niet meer hebben.”

Ook zijn er processen in de huidige provinciale selectielijst (Provisa) opgenomen waarvan de proceseigenaar zich nauwelijks kon voorstellen dat iemand die ooit uitvoert.

Verder was er een proceseigenaar die opmerkte: “Ik zie helemaal geen risico’s hoor, onze provincie is immers toch verzekerd?!”

Het resultaat
De risicoanalyse heeft een complete (her)inventarisatie opgeleverd van alle provinciale processen, kerngegevens over die processen en de uitkomsten van alle risicoinschattingen. Deze herinventarisatie, mét een samenvatting van de risicoanalyse per beleidsterrein (Bestuur, Ruimtelijke Ordening, Natuur etc.), levert een van de drie bouwstenen voor de nieuwe selectielijst van de provincies.

Lessons learned
Deze risicoanalyse heeft er zeker aan bijgedragen dat proces eigenaren in alle provincies gevoel krijgen voor deze materie. Proceseigenaren hebben namelijk wel degelijk een beeld bij het belang van bewaren van informatie en de bijbehorende termijnen. Ze relateren de termijnen vaak aan eigen herkenbare eenheden die in een vakgebied van belang zijn: statenperiodes, financiële termijnen, contractperiodes.
De conclusies maken wellicht de weg vrij voor de realisatie van een wens die vaker is vernomen, namelijk: realiseer een eenvoudiger selectielijst met minder bewaartermijnen, met als voordeel dat de termijnen beter aansluiten op andere herkenbare termen. Termen die bijvoorbeeld ook al bekend zijn in digitale systemen zoals een financieel systeem of een systeem voor contractmanagement.

Als de proceseigenaren, met hun kennis van de dagelijkse praktijk, gevraagd wordt om een bijdrage te blijven leveren aan het voortdurend verbeteren van de selectielijst, dan is het wel nodig dat die bijdrage er komt op een eenvoudige en minder tijdrovende wijze.
Het zou al heel veel helpen als:

• alle provinciale processen op een herkenbare en praktische manier eenduidig worden geformuleerd (in bijv. Provisa); 
• de processen in Provisa beter worden geënt op de dagelijkse praktijk; 
• proceseigenaren op het juiste niveau zijn benoemd zodat ze in de praktijk betrokken zijn bij de uitvoering en dossier vorming van het proces; 
• het aantal bewaartermijnen wordt verminderd. Een indeling met ‘vernietigen na 7 jaar, 10 jaar, 20 jaar of 75 jaar’ moet voldoende zijn voor een toekomstige risicoanalyse. 

Als hier prioriteit aan wordt gegeven, dan kan de kwaliteit van dit instrument aanzienlijk worden verbeterd. Tot die tijd ligt er met de uitkomst van deze risicoanalyse bij de provincies een product dat passend is op ‘de nieuwe wijze van waardering’.

ronald.groeneweg@digital.nl, Ronald Groeneweg is consultant bij Digital

* Een team van ervaren adviseurs van Digital, bestaande uit Peter Brand, Ronald Groeneweg en Robert Wetting, namen de uitvoering van de risicoanalyse op zich. Ben de Jong zorgde voor de methodiek.