Op woensdag 23 februari 2022 heeft een rondetafelgesprek plaatsgevonden in de Tweede Kamer over de Archiefwet. In drie blokken is met deskundigen gesproken over de concept-Archiefwet. Vooraf waren vragen en een aantal position papers opgesteld. Een boeiende ronde tafel, die stof tot nadenken gaf.
Yvonne Welings (gemeentearchivaris van Tilburg) trapte de bijeenkomst af en stelde dat we de afgelopen jaren wel digitaler zijn gaan werken, maar niet digitaal zijn archiveren. Eén van de herkenbare zorgpunten die zij noemde is dat binnen de overheid een overzicht zou moeten zijn om inzichtelijk te hebben wat waar wordt opgeslagen.
Aansluitend deed Bert de Vries (Voorzitter Koninklijke Archiefsector Nederland), een oproep voor een informatiewet die als kaderwet zou kunnen functioneren, om de huidige versnippering een halt toe te roepen. Hier is eerder over gesproken, maar dit is nooit verder van de grond gekomen. Heden ten dage is het voor een gemiddelde overheidsorganisatie ondoenlijk om een goed overzicht te hebben van alle wettelijke vereisten.
Archiefvorming
In het tweede blok was er aandacht voor de ‘Archiefvormers en betrokkenen bij archiefvorming’. Arre Zuurmond (Regeringscommissaris informatiehuishouding) sloot als eerste aan bij het idee om te komen tot een kaderwet. Daarin zou de huidige wetgeving beter op elkaar worden afgestemd en het toezicht op de informatiehuishouding efficiënter georganiseerd kunnen worden.
Op basis van vragen van Hind Dekker (Tweede Kamerlid D66) en Lucille Werner (Tweede Kamerlid CDA) over de mogelijk op te stellen kaderwet werd ruimschoots stil gestaan om de eerste stappen te zetten naar een overkoepelende wet met algemene bepalingen, zoals o.a. afstemming over gebruik van begrippen en toezicht generieker te organiseren, waarbij vervolgen specifieke wetten kunnen worden herzien. Meerdere deelnemers suggereeerden om het proces van Archiefwet 2021 wel door te laten lopen, omdat een dergelijke kaderwet een lange doorlooptijd heeft.
Gemiste kans
Opvallend was dat in het tweede deel niet aan Marieke Wallenburg (directeur-generaal Overheidsorganisatie bij het ministerie van BZK) werd gevraagd waarom de minister van BZK geen medeondertekenaar is van de wet. Voor de Tweede Kamerleden was dit een gemiste kans. Natuurlijk kwam ook een woord als ‘document’ terug in het debat. Het werd als een risico gezien om hierbij niet het woord ‘informatie-object’ te gebruiken.
Vervolgens stelde Edward Stigter (gedeputeerde bij de provincie Noord-Holland) dat we als gemeenschap toe zijn aan een nieuwe archiefwet, omdat de data digitaal is en steeds vluchtiger wordt. Doordat er nog geen zicht is op de onderliggende regelgeving is er ook nog geen inzicht in wat dat betekent voor de concrete uitvoering. In welke mate is het realiseerbaar en wat betekent dit voor de financiële investeringen? Hiermee hintte Stigter op nog uit te voeren uitvoeringstoetsen.
Een pijnpunt dat geregeld terugkwam is dat de rijksoverheid zich terug trekt uit de samenwerking van de Regionaal Historische Centra (RHC), waardoor de RHC’s geen gebruik kunnen maken van het e-depot van het Nationaal Archief en iedere archieforganisatie zelf moet investeren in de ontwikkeling van een e-depot.
Archiefgebruikers
Ter afsluiting vond er een gesprek plaats met de ‘gebruikers van archieven’. Dat was ook het moment dat de ronde tafel wat meer begon te leven. Henk te Velde (voorzitter Koninklijk Nederlands Historisch Genootschap en tevens hoogleraar Nederlandse geschiedenis) deed een oproep om niet te veel te vernietigen. Juist voor historici is het interessant in archieven te zoeken, waarbij je vooraf niet weet wat er achteraf interessant zou kunnen zijn. Roger Vleugels (Wob-specialist) vindt de nieuwe wet een enorme verslechtering en vreest dat de openbaarheid alleen maar slechter wordt. Binnen de Archiefwet wordt (in tegenstelling tot de Wob/Woo) niet per document maar per collectie bepaald of er beperkingen gelden.
In het burgerlijk recht staat dat de overheid 20 jaar aansprakelijk is. Reden voor Roger Vleugels om aan te geven dat het vreemd is om archieven over te dragen na tien jaar.
Van belang is dat de overheid een goede informatiehuishouding om gedurende 20 jaar verantwoordelijkheid te kunnen nemen op de aansprakelijkheid. Dit is wel een heikel punt wat niet een, twee, drie verholpen is.
Toezicht
Op verschillende momenten kwam in de ronde tafel ook het toezicht ter sprake, waarbij o.a. de suggestie werd gedaan om in lijn met de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) een autoriteit informatiehuishouding in het leven te roepen. De inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed heeft nu geen handhavingsbevoegdheid en kan daardoor onvoldoende een vuist maken. Als afsluiting kwam o.a. e-mailarchivering ter sprake. De basis voor het archiefbeheer is een goede informatiehuishouding, stelde Wim Voermans (hoogleraar staats- en bestuursrecht Universiteit Leiden). Doordat de basis niet op orde is, lukt het niet om in hoge mate Wob-verzoeken te beantwoorden. Volgens Voermans is het probleem vooral dat e-mailarchivering niet op orde is. Het is cultuur geworden om vanuit angst te kijken binnen de overheid naar het wel of niet openbaren of goed te beheren. Bovendien zit 50 procent van de te zoeken data gewoon in e-mailboxen.
Al met al een boeiende ronde tafel die genoeg suggesties heeft gegeven om vragen te stellen aan de minister van OCW in het vervolg van de parlementaire behandeling van de Archiefwet 2021.
