Stel, je bent eindverantwoordelijke bij een gemeente. Een gemeente is een prachtig orgaan: als er problemen ontstaan, dan komt er altijd een moment dat men naar de gemeente kijkt om het op te lossen. Maar goed, dat levert net te veel onderwerpen op met net te veel verschillende teams en collega’s om echt overzicht en controle te hebben. Informatiebeleid is daarom onontbeerlijk. De gemeente zit op een berg informatie, maar hoe bewaar je die en ontsluit je die, bruikbaar maar ook veilig?
Zie daar maar grip op en overzicht over te krijgen en te houden. Gelukkig heb je ook op deze onderwerpen extern toezicht, zoals op het archief. Dan kun je denken: pottenkijkers, of de beste stuurlui die aan wal staan.
Het voordeel is dat vreemde ogen dwingen. Er komen zaken aan het licht die anders niet naar voren komen. Kortom, op weg naar meer overzicht en controle helpt het je. En het helpt niet alleen jezelf, maar het kan ook helpen om de omgeving te overtuigen dat er aandacht nodig is en wellicht extra investeringen. Bij een gemeente is een bestuur nu eenmaal eerder geneigd te investeren in iets dat direct zichtbaar is voor de inwoners, zoals een sporthal of extra geld naar de zorg. Dat klinkt beter dan kunnen vertellen dat je archief op orde is. Dus ook daarin helpt het dat de toezichthouder het zegt.
Maar het werkt alleen bij de juiste focus. Het vraagt niet alleen wat van de directie, maar zeker ook van het bestuur. Ben je bereid te leren van kritiek of ga je afrekenen? Welke vraag is belangrijker: hoe is het zo gekomen en hoe kunnen we het aanpakken? Of gaat het vooral om: wie heeft het (niet) gedaan?
Als dat laatste het geval is, dan heeft extern toezicht geen waarde. Na een kritisch rapport waar mensen op zijn afgerekend, zorgt dat er enkel voor dat de problemen een volgende keer nog beter verstopt worden, ook voor de toezichthouder.
Wil een toezichthouder echt effectief zijn, dan vraagt het van directie en bestuur dat er ruimte is om te leren en te verbeteren in plaats van af te rekenen. Zorg vooral dat dat in het collectief geheugen zit en niet verstoft in je archief. Dan kun je samen met je toezichthouder stappen maken.
*Deze column is geschreven door Peter Derk Wekx, gemeentesecretaris in Alphen aan den Rijn. De column verscheen oorspronkelijk in Od 20: Toezicht houden met toekomst.
