Kan dat e-depot nou niet breder worden gebruikt? Kun je dan niet pas echt duurzaam archiveren bij de bron? Deze en andere vragen werden in 2013 gesteld bij de start van het project Digitale Werkplek Rijksdienst (DWR)-Archief, waarbij ik zo’n twee jaar geleden als departementaal projectleider betrokken raakte. Op verzoek van het Interdepartementale Commissie Chief Information Officers (ICCIO) was er een project opgezet dat uitging van samenwerking. Vijf kerndepartementen (SZW, BZK, Financiën, EZ en OCW) gingen met het Nationaal Archief (NA) de uitdaging aan.
Kan dat e-depot nou niet breder worden gebruikt? Kun je dan niet pas echt duurzaam archiveren bij de bron? Deze en andere vragen werden in 2013 gesteld bij de start van het project Digitale Werkplek Rijksdienst (DWR)-Archief, waarbij ik zo’n twee jaar geleden als departementaal projectleider betrokken raakte. Op verzoek van het Interdepartementale Commissie Chief Information Officers (ICCIO) was er een project opgezet dat uitging van samenwerking. Vijf kerndepartementen (SZW, BZK, Financiën, EZ en OCW) gingen met het Nationaal Archief (NA) de uitdaging aan.
Het idee
Allereerst werd het (gebruikelijke) Project Start Architectuur (PSA) opgezet. Hierbij werd direct een ambitieuze doelstelling geformuleerd:
“Het doel van het project DWR-Archief is het realiseren van digitale duurzaamheid bij het rijk, zodat wordt voldaan aan de eisen t.a.v. digitale archivering. DWR-Archief draagt daarmee bij aan een betere informatie-uitwisseling tussen rijksambtenaren en zorgt voor grotere transparantie en dienstverlening van de overheid aan burgers en bedrijven.”
Het idee was dat er een verbinding moest worden gelegd tussen de departementen en het Nationaal Archief. Door gebruik te maken van deze verbinding konden we dan niet alleen informatie gaan overdragen, maar, juist ook, informatie uitplaatsen. Voor alle helderheid: bij uitplaatsing van informatie verplaats je deze, zonder dat de zorgdrager (en de hierbij behorende verantwoordelijkheid) wijzigt.
De winst
Voor de deelnemende departementen was helder waar in dit project de winst te halen viel. Door informatie vroeg digitaal uit te plaatsen zorg je ervoor dat gearchiveerd materiaal zo snel mogelijk in een omgeving kan worden gebracht waarin duurzaamheid geborgd is. De zogenaamde preserveerfunctie binnen DWR-Archief zou er dan namelijk direct voor kunnen zorgen dat mijn nu opgeslagen e-mail over dertig jaar ook nog authentiek raadpleegbaar is. Wel zo nuttig als een historicus een bepaalde gang van zaken wil reconstrueren of (wat sappiger) handig als je een oud bonnetje hierdoor toch met de nieuwste applicatie kunt openen.
Maar het project kon natuurlijk meer op gaan leveren. Want wanneer informatie uit al die verschillende DMS’en toch in het e-depot staat, dan kun je natuurlijk ook door al die gezamenlijke informatie gaan zoeken. Dat is handig, wanneer een burger bijvoorbeeld over eenzelfde onderwerp correspondeert met meerdere departementen of wanneer één beleidsthema door twee ministers wordt opgepakt. Maar ook wanneer er bij een kabinetswisseling, na de beëdiging van de bewindspersonen, nog even met portefeuilles wordt gekaart, en bepaald wordt dat het beleidsthema ‘kinderopvang’ wordt verschoven van het ene naar het andere departement. Dan kun je namelijk die digitale lijn niet alleen gebruiken om informatie uit te wisselen, maar ook om de benodigde informatie over deze lijn van de ene in het andere DMS te plaatsen.
Deze voordelen leveren niet enkel indirect, maar ook direct (financieel) voordeel op. Zo geldt voor het laatste voorbeeld dat je, wanneer je de digitale lijn gebruikt, geen metadata hoeft te analyseren. Er hoeven op basis van die analyses geen keuzes meer te worden maken gemaakt, export- en importmogelijkheden hoeven niet meer te worden onderzocht en er zijn geen technische hobbels meer. Nee, je stuurt die informatie gewoon meteen over de digitale lijn via het NA van het ene naar het andere departement.
De sleutel
“Mooi verhaal”, hoor ik u denken, “maar om dit te realiseren moet je toch alsnog heel veel van die stappen zetten? Je zult die metadata toch een keer moeten analyseren? En hoe ga je die informatie straks eigenlijk ontsluiten?”
Eenvoudig zijn dit soort projecten uiteraard niet. Tijdens het project is er dan ook nadrukkelijk voor een samenwerkingsvorm gekozen. Elk kerndepartement heeft een departementaal projectleider aangewezen die, samen met het NA, meedenkt en keuzes maakt. Niet wijzen naar elkaar, maar zoeken naar een oplossing is daarbij het motto. Stappen zetten is daarbij wat mij betreft de sleutel. Als ik iets geleerd heb van dit soort trajecten, dan is het wel dat een oriëntatiefase belangrijk is, maar kort moet zijn. Hoe sneller er een eerste resultaat ligt, hoe sneller je de geformuleerde theorie kunt toetsen (want die is er vaak genoeg). Daarnaast geeft ieder stapje energie aan een project. Zo was het in dit geval goed om de eerste testexports in het e-depot te kunnen zien of om de eerste resultaten van de mapping naast elkaar te kunnen leggen.
Het stappenplan
Dat zijn echter maar enkele stappen die we hebben gezet om tot een aansluiting te komen. Het totale stappenplan ziet er in een notendop, als volgt uit:
- Ontwikkel of actualiseer waar nodig het metadatamodel van je DMS.
- Map het model op het toepassingsprofiel rijksoverheid, zo kom je tot een gezamenlijke taal.
- Bepaal welke informatie je wanneer uit gaat plaatsen. Houd hierbij rekening met het eigenaarschap, vraag waar nodig toestemming voor de uitplaatsing.
- Bepaal op welke manier deze informatie ontsloten moet gaan worden na uitplaatsing. Bepaal hierbij ook hoe je de beveiliging van de documenten borgt.
- Bekijk of ontwikkel exportmogelijkheden uit je DMS, zodat je een XML-export kunt draaien.
- Test of je verbinding kunt maken met de server van het NA via de Haagse Ring (een besloten netwerk tussen rijksdiensten) en dien eventueel benodigde wijzigingsverzoeken in.
- Maak een testset en oefen het gehele proces tot en met opname in het e-depot. Pas je export aan op basis van de eerste ervaringen en doorloop de hierboven genoemde stappen waar nodig opnieuw.
- Werk parallel aan de administratieve afspraken: bepaal welke service je op welke wijze af wil gaan nemen en sluit op basis hiervan een (Service Level Agreement) SLA af.
Over al deze stappen is natuurlijk veel te zeggen. De belangrijkste aandachtspunten voor aansluiting zijn hoe dan ook niet de technische, maar (niets nieuws voor de IV/ICTvakgenoten) de inhoudelijke: welke informatie plaats je op welk moment uit, bijvoorbeeld? Daarbij komt het, vaak als ouderwets beschouwde, papieren onderscheid tussen dynamisch en semi-statisch archief heel goed van pas. In deze fase van het project hebben we ervoor gekozen om alleen ‘afgesloten dossiers’ uit te plaatsen (en in geval van OCW: dossiers die drie maanden afgesloten zijn). Daarmee brengen we het papier feitelijk niet meer naar de semi-statische opslagruimte, maar brengen we de dossiers straks digitaal naar het e-depot.
Een eerste stap
Wij zijn ons er overigens van bewust dat we met het realiseren van de aansluiting slechts een eerste stap zetten op weg naar de genoemde doelen. Zo is de aansluiting nog zeker niet perfect en zullen de (beleids)medewerkers in de eerste fase niet via hun bekende zoekscherm bij de uitgeplaatste documenten kunnen, maar zal DIV ervoor zorgen dat de (beleids)medewerkers de benodigde semi-statische informatie eenvoudig tot hun beschikking krijgen. De eerste stappen op weg naar een geïntegreerde zoekmachine zijn echter ook gezet en in samenwerking met de andere departementen gaan we op weg naar een volgend plateau.
De digitale verbinding is straks een feit, logische vervolgstappen staan in de planning en de eerste echte ervaring gaan we nu opdoen. Af en toe kijken we nog even terug naar de papieren situatie, zodat we het kind niet met het badwater weggooien. Maar ondertussen groeien we door op weg naar het ultieme doel: duurzaam, transparant en digitaal informatiebeheer. Ik kijk nu al uit naar alle (technische, inhoudelijke en procedurele) mogelijkheden die dat biedt.
p.faaij@minocw.nl, Paul Faaij is adviseur Recordmanagement/ senior adviseur Bedrijfsvoering bij het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap.
