24 januari 2012

(Samen)werken aan digitaal archief

image for (Samen)werken aan digitaal archief image

Digitalisering heeft het archief opengesteld voor de rest van de organisatie. Vroeger bracht iedereen aan het eind van het proces zijn stukken naar het archief. Wanneer je deze dan weer een keer nodig had, ging je naar het archief en moest de archiefmedewerker het voor je tevoorschijn halen. In de huidige digitale wereld voegen de medewerkers in de organisatie zelf hun stukken toe aan het digitale archief en vragen deze ook weer zelf op. De zoek- en ordeningssystemen moeten intuïtief zijn voor alle medewerkers in de organisatie.

Digitalisering heeft het archief opengesteld voor de rest van de organisatie. Vroeger bracht iedereen aan het eind van het proces zijn stukken naar het archief. Wanneer je deze dan weer een keer nodig had, ging je naar het archief en moest de archiefmedewerker het voor je tevoorschijn halen. In de huidige digitale wereld voegen de medewerkers in de organisatie zelf hun stukken toe aan het digitale archief en vragen deze ook weer zelf op. De zoek- en ordeningssystemen moeten intuïtief zijn voor alle medewerkers in de organisatie. Ook spelen zij allen zelf een rol in het terugvindbaar maken van stukken. Zij moeten extra informatie toevoegen aan hun documenten. En dat zien zij als meer werk dan ze nu hoeven te doen.

Maak er geen digitale zolder van
De komende jaren neemt de load aan informatie alleen maar verder toe. De opkomst van Het Nieuwe Werken legt daarbij nog extra nadruk op het belang van digitaal archiveren voor een organisatie. Als je niet oppast ben je bezig om een digitale zolder te creëren. Een zolder waarop allerlei dingen staan, waarvan niemand meer weet wat het is en dus ook niet meer durft weg te gooien. En waar je dat wat je zoekt, nooit meer terugvindt.
De mensen in de organisatie zijn de materiedeskundigen. En omdat ze materiedeskundig zijn, zijn ze ook in staat om te selecteren. Zij weten wat waarde heeft en wat niet. En met de overvolle digitale zolder in het vooruitzicht moeten ze dat wat geen waarde heeft leren weggooien. En wel zo snel mogelijk.
Door de digitale archiveringssystemen is de grens tussen werkarchieven en officiële archieven vervaagd. Mensen zullen hun werkarchieven moeten opschonen. Als je alle tien versies van een document wilt bewaren, dan wordt het een rotzooi.

Digitaal denken is nodig
De wijze waarop mensen gewend zijn hun documenten te bewaren, houdt geen stand meer in de huidige tijden van informatie-overload. Men is gewend te denken in hiërarchische mappenstructuren. De informatiebeheerder weet dat het veel beter is om te werken met andere wijzen van structureren, zoals metadata, trefwoorden en documenttypen. Daarmee kun je de mensen in je organisatie helpen om hun documentatie, en daarmee hun werk, te structureren.
We staan voor een groot bewustwordingsproces dat het op de huidige manier niet langer kan. De professionals spelen zelf een grote rol in het schonen, ordenen en goed bewaren van hun bedrijfsinformatie. Wanneer ze dit niet goed regelen, kunnen ze straks hun ‘eigen werk’ niet meer goed doen. Bovendien vraagt Het Nieuwe Werken om openheid, transparantie en het altijd en overal beschikbaar en vindbaar hebben van alle bedrijfsinformatie. Als informatiebeheerders kunnen we een belangrijke rol spelen in het bewustwordingsproces om de mensen in de organisatie digitaal te helpen denken.

Rol van informatiebeheerder
Hoe kun je als informatiebeheerder ervoor zorgen dat mensen in je organisatie gaan inzien dat ze zelf een rol hebben in het goed digitaal archiveren? Daarvoor is het nodig om in nauw contact te staan met je organisatie en je organisatie goed te kennen. De volgende activiteiten helpen daarbij:

  1. Netwerken
    Leer je organisatie goed kennen en zorg dat ze jou goed kennen. Ga bijvoorbeeld naar afdelingsoverleggen om te horen wat er speelt in een organisatie en welke veranderingen eraan komen. En sluit waar mogelijk aan bij projecten in de organisatie om in aanraking te komen met andere medewerkers.
  2. Profileren en promoten
    We weten zelf allemaal wat het belang is van goed informatiebeheer. De kunst is dat je dit belang en de waarde ervan ook aan de rest van de organisatie weet over te brengen. Maak gebruik van de interne nieuwsbrief of het intranet om mensen na te laten denken over wat mis gaat, wanneer ze dat belangrijke document niet snel kunnen terugvinden.
  3. Processen kennen en procesgericht denken
    Ken de processen in je organisatie. Weet waar belangrijke bedrijfsinformatie wordt gecreëerd of ontvangen en stem ordeningssystemen af op de processen. Je moet niet proberen om de papieren situatie te automatiseren, maar op zoek gaan naar hoe het makkelijker kan. Dat kan alleen wanneer je het totaal kunt overzien.
  4. Verandermanagement
    Het vergroten van het bewustzijn is nodig om de verandering in de manier van werken en denken te bewerkstelligen. Veranderkundige kennis en ervaring helpt om de mensen in je organisatie in beweging te krijgen en te enthousiasmeren. Het is helemaal goed wanneer je antwoord kunt geven op de vraag van je collega’s: “What’s in it for me?”
  5. Sponsors zoeken op niveau raad van bestuur
    Het belang van informatiebeheer en compliance in je organisatie kun je alleen waarborgen, wanneer je support hebt vanuit de directiekamer. Als zij het belangrijk vinden, vinden hun medewerkers het ook belangrijk. Het helpt bovendien om investeringen in nieuwe technologie los te krijgen.
  6. Aan de slag, niet afwachten
    Wacht niet af met een nieuw systeem of een nieuwe manier van werken, totdat je alles tot in de puntjes hebt bedacht of geregeld. Ga gewoon aan de slag. Je kunt beter praten over iets wat er is en dat vervolgens verbeteren, dan maar blijven praten over iets wat er zou moeten komen en daardoor maar niet begint. Je wilt zien wat het betekent als je ermee gaat werken. Dat mag ook eerst een halffabrikaat zijn.
  7. Toepassen sociale media
    Maak gebruik van nieuwe media om goed in contact te komen en te blijven met afdelingen of mensen die ver weg zitten of veel onderweg zijn. Je kunt daarmee ook sneller inspringen op vragen en problemen van gebruikers en klanten. Dat wekt vertrouwen en zorgt voor hogere klanttevredenheid.

Het nieuwe archiveren, ons dagelijks werk
Archiveren heeft een stoffig imago. Archief is als pensioen, je wilt er pas over nadenken wanneer je eraan toe bent. Mensen in de organisatie hebben niets met archief, maar wel met informatie. Dat hebben ze nodig om hun werk te kunnen doen. En zeker nu het voor langere tijd bewaren van informatie onderdeel is geworden van ieders dagelijks werk, wordt het tijd om het niet langer meer over archiveren te hebben. Het nieuwe archiveren is ons dagelijks werk.

henselmans@docadvies.nl, Björn Henselmans is senior consultant bij DOC Advies, drivers of change. Hij is gespecialiseerd in het implementeren van Het Nieuwe Werken en documentmanagement, en in het managen van veranderingen


* Dit artikel is tot stand gekomen dankzij de input van Sefira Peters en Theo Kamp. Sefira Peters is hoofd Archief en Documentatie van Bouwfonds Real Estate Investment Management. Theo Kamp is hoofd Eenheid Documentaire Informatievoorziening van UMC Utrecht.