29 mei 2012

Samenwerken, een kwestie van willen

image for Samenwerken, een kwestie van willen image

Samenwerken is in onderling overleg werken. Synoniemen van samenwerken zijn ‘coöpereren’ of ‘samen doen’. Een definitie van samenwerken is: ‘verbetering/ optimalisering van dienstverlening door in onderling overleg te werken aan ontwikkeling, innovatie (vernieuwing)’.
Redenen voor samenwerking zijn: een snelle start maken, niet opnieuw het wiel uitvinden, kennisdeling en sterker naar marktpartijen optreden. Ook genoemd worden: het delen van capaciteit, op elkaar steunen, ruimte voor innovatie en kostendeling. Er is dus profijt te halen door samen te werken.

Samenwerken is in onderling overleg werken. Synoniemen van samenwerken zijn ‘coöpereren’ of ‘samen doen’. Een definitie van samenwerken is: ‘verbetering/ optimalisering van dienstverlening door in onderling overleg te werken aan ontwikkeling, innovatie (vernieuwing)’.
Redenen voor samenwerking zijn: een snelle start maken, niet opnieuw het wiel uitvinden, kennisdeling en sterker naar marktpartijen optreden. Ook genoemd worden: het delen van capaciteit, op elkaar steunen, ruimte voor innovatie en kostendeling. Er is dus profijt te halen door samen te werken.
Er zijn verschillende gradaties van (intensiteit van) samenwerking:

  • Korte termijn/informele relaties, voornamelijk rondom een gezamenlijk thema. De samenwerkende partijen hebben vaak aparte doelen, structuren en middelen.
  • Langere termijn, rondom project of taak. Hier zijn planning en het verdelen van rollen van belang. Er zijn nu gedeelde middelen, opbrengsten en risico’s.
  • Meer duurzame relaties, die een nieuwe structuur vereisen met gemeenschappelijke doelen. Alle partijen leveren middelen en delen in beloningen en leiderschap.

Kenmerken van samenwerking zijn dat de ‘besturing’ wordt geregeld en de uitvoering of ontwikkeling wordt georganiseerd tussen deelnemers en partijen in de markt.

Samenwerking archieven via Stichting STAP
Stichting Archiefprogrammatuur (STAP) is in 1989 door de erfgoedinstellingen opgericht. STAP richt zich op het beheer, de ontwikkeling en exploitatie van landelijke samenwerkingsprojecten binnen de erfgoedsector met een technologiecomponent. STAP is een aanbestedende dienst, zij wordt namelijk gefinancierd door meer dan dertig erfgoedinstellingen en het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Het meest recente project is ‘Wie- WasWie’. WieWasWie wordt een online platform met gratis persoonsinformatie uit de archieven van meer dan twintig erfgoedinstellingen. Of het nu gaat om geboorteregisters of gegevens uit de VOC-archieven: op WieWasWie.nl kunnen originele documenten en stambomen naadloos geïntegreerd worden. Binnen de stichting is een projectbureau die het project begeleidt, leveranciers contracteert en diverse werkgroepen vult met medewerkers van archieven om gezamenlijk na te denken over communicatie & PR, usability & design, content & collectie en datamodel, en standaarden & migratie. Grootste uitdaging vormde de totstandkoming van een businessmodel voor WieWasWie (een voorwaarde vanuit de PRIMA-subsidieregeling). Het verkopen van scans van akten is nu namelijk bij de diverse (gemeente/regionale) archieven zeer divers geregeld. Sommige archieven redeneren dat materiaal dat met overheidsgeld is gedigitaliseerd niet verkocht kan worden, omdat burgers dan twee keer betalen. Andere archieven vragen voor deze vorm van dienstverlening juist wel weer een bijdrage, sommige per akte en andere via een abonnement of ‘strippenkaart’. Hoewel het doel van de samenwerking (en het project in het bijzonder) duidelijk is, vormen de verschillen in achtergrond/beleid van de deelnemers de uitdaging.

Vormen van samenwerking
Samenwerken wordt vorm gegeven in een bepaalde structuur. Gestart wordt op basis van vertrouwen, een participatiemodel en (globale) afspraken. Vormen zijn:

  • Shared service centers. Deze zijn resultaatverantwoordelijke samenwerkingsverbanden, al dan niet samengebracht in één organisatie-eenheid, die specifieke, gespecialiseerde diensten (zoals administratie, personeelszaken, informatietechnologie, inkoop, beleidsontwikkeling en toezicht) leveren aan de afzonderlijke moederorganisaties.
  • Gemeenschappelijke regelingen. Deze zijn samenwerkingsverbanden tussen openbare lichamen zoals gemeenten, provincies en waterschappen. Er zijn verschillende vormen, waarvan een openbaar lichaam met een algemeen bestuur, een dagelijks bestuur en een voorzitter de zwaarste vorm is. Qua slagvaardigheid kan een gemeenschappelijke regeling even efficiënt handelen als een stichting. Net als bij de stichting bestaat het bestuur van het openbaar lichaam uit een algemeen en een dagelijks bestuur. In het algemeen bestuur hebben de leden zitting die ook in het stichtingsbestuur zitting zouden nemen. Het algemeen bestuur beslist over beleidszaken. Het dagelijks bestuur, dat vanuit het algemeen bestuur wordt samengesteld, is belast met de dagelijkse gang van zaken. Zij kunnen snel inspringen op zaken die ook een snelle handelingssnelheid vereisen.
  • Aansluiting bij een (particulier) samenwerkingsverband zoals GovUnited (die als rechtsvorm kiest voor een stichting) of Dimpact (die als rechtsvorm heeft gekozen voor de coöperatieve vereniging met uitgesloten aansprakelijkheid voor lidgemeenten).
  • Een (gebruikers) vereniging rondom leveranciers, zoals Getronics Pink Roccade Local Government, Centric, e.a.
  • Het Convenant KING (tussen leveranciers software en gebruikersverenigingen).
  • Bijeenkomsten van verenigingen (VIAG, NGI, SOD) en initiatieven (basisregistraties).
  • Dienstverlening: GU, Dimpact, e.a.
  • Regionale Historische Centra/Streekarchieven.
  • CAS Winschoten voor archiefbewerking/nieuwe organisatie wegwerken achterstanden.
  • Service Point (shared service inputmanagement gemeentelijke postkamer).
  • Digital mailrooms.
  • Regionale uitvoeringsdiensten (RUD’s).
  • Lossere vormen als Ning (denk aan BREED en Archief20. org) en LinkedIn groepen.
  • Open source (software ontwikkeling, met of zonder verplichting om verdere ontwikkeling terug te brengen in de open source community).

De belangrijkste succesfactoren voor samenwerking zijn bestuurlijk commitment, cultuurdragers, urgentie, ambitie en communicatie. Alle partijen moeten elkaar willen helpen en bij vertrekkende mensen moeten nieuwe ‘werkers’ opstaan. Consumerend samenwerken wordt veel gepraktiseerd, maar dat levert te weinig op.

Samenwerking GovUnited/Dimpact
Zowel GovUnited als Dimpact zijn samenwerkingsvormen voor gemeenten die willen werken aan de digitale dienstverlening voor hun burgers en bedrijven. Beiden zijn deels een inkoopcombinatie, waarbij software en infrastructuur aanbesteed worden en – tegen betaling – als Software as a Service beschikbaar gesteld worden aan de leden. De basis hiervoor is toch wel een gemeenschappelijk(e) visie en doel. Bij het gezamenlijk afnemen van één product geldt heel sterk de gedachte: ‘generiek functionaliteit, tenzij’. Hieraan moeten deelnemers zich committeren én aan vast blijven houden. Elkaar helpen bij ontwerpwerkgroepen en implementatie (Dimpact noemt dit ‘bardienst’) speelt bij deze samenwerkingsvormen een grote rol; dus niet een derde partij voor implementatie inschakelen, maar collega’s van andere gemeentes kunnen inschakelen die ervaring hebben en eenzelfde taal spreken. De ‘boekhouding’ van deze bardienst is natuurlijk wel lastig, alhoewel je met goed vertrouwen een eind komt. Concreet zie je bijvoorbeeld bij GovUnited dat er nu één standaard look & feel is van de website. Deelnemende gemeenten hoeven zich dus niet in werkgroepen het hoofd te breken over hoe de website opgebouwd moet worden (alhoewel er uiteraard wel enige vrijheid is). Hetzelfde zie je bij de Product- en Diensten Catalogus (PDC): hier is een redactie gekomen (bestaande uit leden van gemeenten) die één standaard maakte die alle gemeente kunnen gebruiken. Ook hier is er enige ruimte voor eigen teksten, maar de basis is er gewoon!
Ook op het vlak van processen en zaaktypen zie je de mogelijkheden voor hergebruik. De beoogde samenwerking is gestart, maar worstelt met de complexiteit van de front- en midofficeproducten: het heeft veel impact en vraagt veel van de vermogens van de betrokken (klant)organisaties. Een nevendoel – een machtsblok vormen tegenover backofficeleveranciers – komt hierdoor eveneens maar langzaam van de grond.

Aandachtspunten
Waarop moet je letten bij samenwerkingsprojecten?

  • Heb een duidelijk doel! Alle partijen moet het doel begrijpen en onderschrijven, inclusief commitment en verwachtingen.
  • Samenwerken = (macht) inleveren; in het begin is men hier wel toe bereid, maar houdt men deze gedachte vast? Zo niet, dan is het gevolg een verlies van vertrouwen in andere partijen.
  • Zorg voor volledige kennis en kunde.
  • Houd rekening met de twijfels over verandering.
  • Kijk uit voor tegengestelde belangen; in het begin zijn die er wellicht niet, maar blijft het zo? Poppetjes, budgetten, wetten en dergelijke wijzigen in de loop van de tijd.
  • Er zal altijd onwennigheid en onzekerheid zijn; accepteer dit.
  • Kies voor een projectmatige aanpak.
  • Let op voor gedwongen samenwerking, bijv. door bezuinigingen (die vormen niet altijd de beste basis).
  • Zorg voor (snel) succes.
  • Heb zicht in de cultuur/het beleid van partijen:
    a visie op dienstverlening,
    b organisatie (leiderschap/medewerkers),
    c processen en besturing,
    d systemen en informatie,
    e timing van acties (gezamenlijk, volgtijdelijk) en voor- en nadelen van het samen optrekken (bij aanbesteding wordt eerder de grens bereikt).
  • Zorg voor duidelijkheid over de verdeling van inkomsten en uitgaven (te duur, we krijgen er niets voor terug).

Er is een veelheid van instrumenten, normen, materialen, concepten/bouwstenen en voorbeelden beschikbaar die behulpzaam zijn voor samenwerking. Voorbeelden zijn EGEM/ KING, baselines, basisregistraties, informatiebeveiliging en NEN-normen (zoals de 2082). Maar er is een laag adaptief vermogen. Blijkbaar wordt er niet doorgeorganiseerd (wie, doet wanneer wat hiermee?). We vragen ons af of de eigen verantwoordelijkheid van een organisatie eenduidig genoeg belegd is bij één persoon die het geheel kan overzien en multidisciplinair kan en mag doorpakken.

Afronding
Ja, samenwerken is lastig. Maar voor elk doel is er wel een samenwerkingsvorm beschikbaar. Tevens zijn er een boel instrumenten die als smeerolie ingezet kunnen worden in de samenwerking. Samenwerken betekent macht inleveren en wellicht veranderen ten gunste van de samenwerking. En dat is vooral een kwestie van willen én blijven willen samenwerken. Samenwerken kan dan veel opleveren! 

bob@coret.org of consultancy@coret.org, Bob Coret is zelfstandig informatiearchitect.
aplat@hermes-am.nl, André Plat is redactielid van Od.

Meer lezen over ‘samenwerken’: