23 april 2015

SharePoint en recordsmanagement

image for SharePoint en recordsmanagement image

Vaak knaagt het bij organisaties aan geldende uitgangspunten voor archivering en informatiegovernance, die worden ondersteund met documentmanagementsystemen en medewerkers met vakkennis. Ik zie veel mis gaan in SharePoint-implementaties. Te vaak wordt de kennis van archivaris, DIV- of informatiespecialist daarbij genegeerd. Andersom zullen deze zich ook moeten verdiepen in de mogelijk heden van SharePoint, om het gesprek met actuele kennis te kunnen aangaan. De nieuwste release, Share Point 2016, wordt begin mei op de Microsoft Igniteconferentie onthuld.

Vaak knaagt het bij organisaties aan geldende uitgangspunten voor archivering en informatiegovernance, die worden ondersteund met documentmanagementsystemen en medewerkers met vakkennis. Ik zie veel mis gaan in SharePoint-implementaties. Te vaak wordt de kennis van archivaris, DIV- of informatiespecialist daarbij genegeerd. Andersom zullen deze zich ook moeten verdiepen in de mogelijk heden van SharePoint, om het gesprek met actuele kennis te kunnen aangaan. De nieuwste release, Share Point 2016, wordt begin mei op de Microsoft Igniteconferentie onthuld. En compliancefunctionaliteit in Share Point Online in Office 365 is inmiddels geavanceerder dan in SharePoint 2013.

SharePoint-ontwikkelingen
Steeds meer organisaties en bedrijven willen verschillende kantoorfunctionaliteiten in zo min mogelijk applicaties consolideren. Ja, ook SharePoint beschikt over recordsmanagementfunctionaliteiten. En verschillende gemeenten en zbo’s archiveren inmiddels met SharePoint. De snelheid waarmee het Microsoft-platform zich heeft ontwikkeld sinds de introductie van recordsmanagement in 2007, maakt dat de kennis van de mogelijkheden en onmogelijkheden niet altijd up-to-date is bij beslissers en adviseurs – in organisaties en consultancies.

Daar komt nog bij dat het aanbod van functionaliteiten voor compliance in SharePoint Online (SharePoint in de cloud in Office 365) zich inmiddels sneller ontwikkelt dan in (lokaal of bij een hosting partij te installeren) SharePoint on premise. Terwijl we ons voor de on premise-versie zo eens in drie jaar van de vernieuwingen op de hoogte hoefden te stellen, biedt Office 365 voortdurend nieuwe functionaliteit, waar je als abonnementhouder terstond gebruik van kan maken. Daarmee is SharePoint Online niet meer het uitgeklede, beperkte SharePoint-aftreksel dat het bij de introductie halverwege 2011 was. Zo biedt Microsoft vanaf dit jaar met het nieuwe Compliance Center op een centraal niveau in Office 365 alle compliance tools in samenhang aan (voor onder andere data loss prevention, information rights management, e-discovery en encryptie), met werking naar zowel SharePoint, Exchange en Lync.

SharePoint-experimenten
Veel organisaties en bedrijven starten heel onbevangen met SharePoint: de afdeling ICT beschikte al over de licenties, men doet een experiment. En gebruikers zijn – terecht – al gauw gegrepen door het grote gemak waarmee het aanbod en de weergave van informatie, nieuws en ook documenten kan worden afgestemd op de behoefte, tot op project-, team- en individueel niveau. Tot daar gaat het dan goed, maar de experimenten worden geruisloos ook in productie genomen. Documenten worden gemaakt, opgeslagen, geupload en gemigreerd. Eventueel aanwezige documentmanagementsystemen worden vergeten: er is nu immers SharePoint. Maar ook de kennis die bij de inrichting van die applicaties nodig was, wordt niet geraadpleegd. Decentraal beheer en iedereen eigenaar van zijn eigen site is het devies.

Eindeloze clusters van sites, documentbibliotheken en documenten zijn het gevolg. Vaak is niet nagedacht over handige metadatering, waarmee de ordening, weergave en vindbaarheid zo gemakkelijk had kunnen worden verhoogd.

De hiërarchische opbouw van typische SharePoint-functionaliteit als inhoudstypen voor documenten en dossiers, maar ook van metadatering en autorisaties, maakt dat een meer centrale governance efficiënter is dan de extreme decentralisatie die vaak het gevolg is van de experimentenfase. En niet alleen efficiënter, ook de gebruikerservaring zal uiteindelijk verbeteren als gezochte informatie gemakkelijker wordt gevonden en gepresenteerd. Want met de integratie van FAST-search in SharePoint 2013 en Office 365 is ook de zoekmachine in SharePoint niet meer dezelfde als in 2007.

Archiveren met SharePoint
De experimenteerdrift gaat ook voorbij aan de noodzaak om in het ontwerp al na te denken over recordsmanagement. SharePoint biedt out of the box minstens drie verschillende scenario’s voor archivering. Standaard kan SharePoint sinds de 2007 release archiveren in een of meer recordcenters, waarvoor een kant-en-klare template aanwezig is. Maar SharePoint 2007 beschikte nog niet over de documentsetfunctionaliteit, zodat ‘dossiers’, zoals we ze kennen van gangbare documentmanagementsystemen, nog niet bestonden. Sinds SharePoint 2010 beschikken we naast documentsets en recordcenter ook over in-place records. Met deze laatste functionaliteit kunnen items zonder verplaatsing naar een recordcenter worden bevroren als record. Deze laatste optie wordt bijvoorbeeld wel toegepast om gescande poststukken te kunnen beveiligen tegen onbedoelde verwijdering.

Om documenten en dossiers voor een zekere tijd beschikbaar te houden wil je aan de records een bewaartermijn kunnen koppelen. Geheel afhankelijk van het voor de organisatie gewenste of verplichte scenario kunnen termijnen worden gekoppeld aan documentsoorten (via inhoudstypen), aan dossiersoorten (via documentsets), maar ook aan hele documentbibliotheken in het recordcenter. De routering naar die locaties in het archief regelt SharePoint automatisch via routeringsregels in zogenaamde afgiftebibliotheken. Verwijdering van documenten en dossiers kan met de standaard disposition workflow. Aan deze scenario’s voor archivering hoeft geen maatwerk te pas te komen: dit is out of the box SharePoint.

Alles out of the box, of?
Wanneer we werkstromen toevoegen (door middel van SharePoint Designer, of een product als Nintex) dan kunnen we opname in het archief ook nog onderbreken door goedkeuring of controle toe te voegen. Ook zouden we bijvoorbeeld de sluiting van een zaakdossier, op basis van een zaakresultaat, als trigger voor zo ’n werkstoom kunnen aanwenden.

Hoewel SharePoint 2013 vanuit de audit trail standaardrapportages biedt om items weer te geven waarvan de bewaartermijn is verlopen, is de administratie van het vernietigingsproces nog altijd wat armzalig. Over het algemeen hebben organisaties behoefte aan een periodiek, per dossiersoort geordend overzicht van te vernietigen dossiers, om ter goedkeuring aan een proceseigenaar voor te leggen. Vernietiging zelf zal een recordsmanager meestal gecontroleerd en in bulk willen kunnen uitvoeren. Niet op individueel document of dossier.

Veilige postdistributie, zaakresultaten, dossiers sluiten, archiveren na goedkeuring, overzichten: het zijn vooral deze recordsmanagementfunctionaliteiten die leveranciers van zaakgerichte producten in SharePoint aanbieden. Leveranciers als ETTU (e-Connect), Motion 10 (SureCase) en QNH/PerfectView bieden inmiddels in de praktijk beproefde oplossingen voor zaakgericht werken en archiveren in SharePoint. Enkele zijn bovendien NEN 2082-gecertificeerd, mocht men daaraan hechten. Ik verbaas me altijd een beetje over de gehechtheid in de archiefgemeenschap aan deze norm. Het creëert vaak alleen voor de aanbestedingsfase – of voor de inspecteur – een schijnveiligheid, terwijl de organisatie verder niet conform de norm met dat systeem werkt. Zelf zou ik een systeem prefereren waarin eind gebruikers zoveel mogelijk zelf bereid zijn en door gebruikersgemak gestimuleerd worden hun relevante documenten, waaronder e-mail, op te slaan. Om zo te bevorderen dat het archief completer is, ook al heeft het archief geen stempel.

Echter, juist eenvoudige e-mailarchivering met SharePoint blijft een uitdaging. Dat een voor de gebruiker werkbare functionaliteit voor gerichte emailopslag vanuit Microsoft (!) Outlook naar SharePoint alleen goed mogelijk is met een add on is wonderlijk. Ondanks alle we-quit-mail-pleidooien zie ik e-mail nog wel een tijdje blijven als geprefereerde methode voor zakelijke transacties. Producten als Harmon.ie en OnePlace- Mail (beide ook met een gratis aanbod) maken inmiddels een keuze mogelijk.

Kortom…
Kortom, recordsmanagement in SharePoint is mogelijk, maar vereist evenals ieder DMS ontwerp en inrichting. Office 365 biedt méér compliancefunctionaliteiten dan SharePoint 2013. Voor e-mail- en zaakgerichte archivering is een groeiende keus aan passende producten op de markt.

eric@ericburger.nl, Eric Burger is oprichter van eric burger document management (www.ericburger.nl).