1 april 2009

SharePoint wondermiddel?

image for SharePoint wondermiddel? image

Succesvolle introductie teamsites

Succesvolle introductie teamsites
Als bij een semi-overheidsorganisatie ‘Out of the box’-teamsites worden aangeboden – voor documenten delen, versiebeheer, aankondigingen, discussies, projectkalender en notificatie –, bepaalt het team zelf welke functionaliteit gebruikt wordt, wat de structuur wordt en wie de deelnemers zijn. Web Parts van derden en maatwerk zijn in principe niet toegestaan. Het aantal teamsites is sterk groeiende, omdat de sites duidelijk voorzien in de behoefte om eenvoudig documenten met elkaar te delen. Maar ook omdat door de herkenbare interface de drempel om ze te gebruiken laag ligt. Door de positieve ervaringen ontstaan er bij de gebruikers van organisaties nieuwe wensen. Bijvoorbeeld om ook buiten de eigen kantoren de teamsites te kunnen benaderen, door zowel internen als externen, of om gescande post te kunnen plaatsen in de teamsites. Het werken met standaarddocumenten en workflows is ook een veel gehoorde wens.
Door het succes bestaat er de neiging om SharePoint als wondermiddel te zien, de teamsites worden bijvoorbeeld ook gezien als de oplossing voor de dossiervorming bij kernprocessen van de organisatie. Standaard SharePoint is hier echter niet voor geschikt.

Zorgpunten
Ook de afdelingen DIV en Communicatie zien de voordelen van de teamsites. DIV is eigenaar van het elektronische archief, input- en outputmanagement. Communicatie is eigenaar van het intranet. De ontwikkeling baart hen wel zorgen, want:

  • Er wordt een scheiding waargenomen tussen gebruikers die ‘het snappen’ en die ‘het niet snappen’.
  • Bij de inrichting van nieuwe sites treedt een herhaling op van vragen over inrichting en gebruik. Bijvoorbeeld, hoe kan ik het beste de teamsite voor een Prince2-project inrichten?
  • Een aantal teamsites wordt misbruikt voor puur informatie publiceren, iets dat op het intranet thuishoort.
  • Gebruikers storen zich aan het feit dat elke site er weer (net) anders uitziet.
  • Gebruikers, die niet direct betrokken zijn bij het project, kunnen de voor hun relevante informatie moeizaam vinden.
  • De teamsites worden aan het eind van een project niet op DVD of op een ‘share’ gearchiveerd, met als gevolg dat waardevolle informatie verloren gaat of niet meer toegankelijk is.
  • DIV voorziet de nodige problemen als inputverwerking en outputmanagement moeten aansluiten op de diversiteit aan teamsites.
  • Ook rijzen er vragen over de bewijskracht en beveiligings- en privacyaspecten. Bijvoorbeeld, als externen informatie plaatsen maar de omgeving wordt beheerd door de eigen organisatie. Heeft deze informatie dan bewijskracht?

Grassroots
Een ronde langs vergelijkbare organisaties en gesprekken met Gartner1 geven hetzelfde beeld. De meesten rollen SharePoint op een zogenaamde grassroots-wijze uit. Het gras gaat waar het gaan kan.

Organisaties klagen over het ontstaan van informatiesilo’s. De teamsites worden ingericht voor een specifieke klus op dat moment. Direct betrokkenen vinden over het algemeen goed hun weg. Niet direct betrokkenen, maar ook de betrokkenen die maanden na de beëindiging van de klus wat zoeken, vinden niet wat ze zoeken. Iets wat eerder te zien was bij ‘gemeenschappelijke’ schijven en Microsoft Exchange public folders. Alleen is de problematiek heftiger doordat de sites de afdelinggrenzen overschrijden, er ook mail in gearchiveerd wordt en de informatie steeds meer alleen digitaal voorhanden is, omdat papieren archieven verdwijnen.
Een van de bezoeken was bij een verzekeraar, die al een aantal jaren de mogelijk biedt om SharePoint Teamsites te gebruiken voor het delen van kennis. De gebruikers waren vrij in het inrichten van de teamsites. Deze vrijheid werd gezien als de kracht van SharePoint. Nu, vier jaar later, honderden sites verder, is het resultaat vele ontoegankelijke sites. Documenten zijn niet terug te vinden. Archivering – de waardevolle informatie duurzaam bewaren en de rest verwijderen – is niet mogelijk. De verzekeraar is nu bezig een onderzoek te doen naar hoe ze dit probleem, het liefst met terugwerkende kracht, kunnen oplossen. 

Positionering
Bij (semi-)overheidsorganisaties die SharePoint momenteel via de grassroots-methode introduceerden, ontstaan steeds meer vraagtekens over de positionering van SharePoint ten opzichte van de andere ECM-producten van de organisatie; zoals inputverwerking, outputmanagement, elektronische standaardbrievenapplicaties, elektronische archivering, procesbesturing. Hoe sluit SharePoint aan op deze producten? Waarvoor gebruiken we SharePoint en wanneer bijvoorbeeld een product als IBM Filenet?  Het meest kenmerkende verschil volgens Gartner2 tussen SharePoint en de conventionele ECM-systemen, is dat de componenten ontwikkeld zijn om documentcreatie te ondersteunen. Conventionele ECM-systemen richten zich meer op het afhandelen en archiveren van bestaande documenten. Voor organisaties met grote behoefte aan samenwerking en projectteamsupport is het zinvol om SharePoint te implementeren naast een ECM-systeem. In dit geval is SharePoint de plaats om documenten te maken, te delen en te vinden tezamen met andere projectgerelateerde informatie en ‘work-in-progress’-informatie. Wanneer de documenten definitief zijn en voor een langere termijn bewaard moeten worden, worden deze verplaatst naar een ECM-systeem waarbij zo nodig geconverteerd wordt naar een duurzaam formaat.

Gartner geeft aan dat SharePoint nog geen volwaardig ECM-product is voor grote organisaties. SharePoint is niet ontworpen voor het opslaan en beheren van grote hoeveelheden images. SharePoint is minder geschikt voor informatie die bewaard moet worden voor compliancy en voor complexe processen die afdelingsgrenzen overstijgen. De SharePoint Record Management functies zijn (nog) te beperkt.3 Door de feedback die Gartner heeft met organisaties die al enige tijd SharePoint gebruiken, zet het bedrijf vraagtekens bij de schaalbaarheid. 

Volgens Gartner is voor grote organisaties, die met name zaakgeoriënteerde processen hebben, SharePoint een denkbare positionering ten opzichte van een product als IBM Filenet, dat met inputverwerking en outputmanagement de documenten invoert in het elektronische archief ofwel Filenet. SharePoint-gebruikers kunnen zo nodig hieruit deze documenten ophalen. Het archiveren van de teamsites gebeurt in Filenet, zodat er een organisatiebreed centraal archief ontstaat. Afhankelijk van de gestructureerdheid van de teamsites kan dat wel of niet automatisch gebeuren. Verder wordt SharePoint ingezet voor beleids- en projectmatige werkzaamheden en Filenet voor de kernprocessen en dit geval processen die zaakgeoriënteerd zijn. Ook kan overwogen worden SharePoint te gebruiken als GUI voor Filenet. De kracht van Filenet (maar ook van andere ECM-systemen) zit niet in de GUI. Dit kan verbeterd worden door het gebruiken van ‘Third Party’-producten. Maar waarom niet gebruik maken van de al bekende interface van SharePoint?

Risico’s grassroots
Het in gebruik nemen van SharePoint volgens een grassroots-methode leidt meestal tot een succesvolle introductie, maar brengt risico’s met zich mee:

De kans op wildgroei:

  • het wiel wordt steeds weer opnieuw uitgevonden;
  • gebruik van SharePoint, waarvoor het eigenlijk niet geschikt voor is;
  • mogelijke stabiliteit- en performanceproblemen; 
  • diversiteit en complexiteit in koppelvlakken met inputverwerking, outputmanagement, elektronisch archief en andere ECM-producten.

Compliancy risico’s:

  • archivering niet goed geregeld;
  • bewijskracht onvoldoende;
  • beveiligings- en privacyrisico’s.

Ontstaan van informatiesilo’s:

  • ontoegankelijk voor buitenstaanders;
  • niet aansluiten op andere processen;
  • geen mogelijkheid om de opgebouwde kennis te hergebruiken.

Naar Governance en Co-existence
De vraag is hoe er meer ‘Governance’ bereikt kan worden zonder dat dit ten koste gaat van het huidige succes. Een methode is om op een (klant)vriendelijke wijze de governance te verbeteren door de gebruikers te faciliteren met standaardteamsites. Standaards waarvan de governanceaspecten geregeld zijn, met een grote mate van uniformiteit, archivering, juridische zaken, beveiliging en privacy, enzovoorts. Deze aspecten worden ingeregeld middels standaardmenu- en documentstructuren, vastgestelde contenttypes, standaarddocumenten met vastgestelde metadata en workflows. Denk bijvoorbeeld aan een standaardteamsite voor Prince2-projecten.
Minder interessant voor de gebruiker, maar zeer belangrijk voor de organisatie, is ook om de ‘co-existence’ van SharePoint in de ECM-architectuur van de organisatie te verwerken: wanneer gebruik je SharePoint en wanneer een ander ECM-product, hoe zit het met positionering, koppelvlakken, het onderhouden en synchroon houden van de metadata, autorisatie van de gegevens wanneer een ander systeem de informatie benadert en het voorkomen van redundantie van gegevens.
De kunst is het gevoel van vrijheid te behouden, terwijl er toch structuur ontstaat.

rpijpers@irpbv.nl

Raymond Pijpers is momenteel interim projectmanager documentaire informatievoorziening bij een semi-overheidsorganisatie. Hij heeft in zijn projectenportfolio SharePoint en Email Compliancy.


1 Gartner PCCE3_109.
2 Gartner G00157266.
3 Gartner G00150828.