3 maart 2016

#Slack: stroomlijnen van interne communicatie

image for #Slack: stroomlijnen van interne communicatie image

Is dit een zaak van een medewerker DIV of ligt het geheel buiten zijn gezichtsveld en verantwoordelijkheid? Dat zal afhangen van de situatie, maar communicatie is wel degelijk onderdeel van informatievoorziening. Daarnaast verloopt, onder invloed van de verdergaande digitalisering, communicatie steeds minder vaak mondeling. Diverse mediakanalen, denk bijvoorbeeld aan e-mail en intranet, hebben communicatie (en daarmee de informatievoorziening) overgenomen.

Is dit een zaak van een medewerker DIV of ligt het geheel buiten zijn gezichtsveld en verantwoordelijkheid? Dat zal afhangen van de situatie, maar communicatie is wel degelijk onderdeel van informatievoorziening. Daarnaast verloopt, onder invloed van de verdergaande digitalisering, communicatie steeds minder vaak mondeling. Diverse mediakanalen, denk bijvoorbeeld aan e-mail en intranet, hebben communicatie (en daarmee de informatievoorziening) overgenomen. Misschien niet altijd de verantwoordelijkheid van DIV, maar wel degelijk een terrein waar een informatieprofessional het verschil kan maken. Gelukkig zijn er ook op dit gebied zijn veel tools, apps en lifehacks beschikbaar.

Een tool die inspeelt op de problematiek van interne communicatie is Slack. Als een van de succesvollere startups van de laatste jaren leveren zij een app, die alle communicatiekanalen binnen een organisatie of team samenbrengt. Op zich een eigenschap die meerdere tools zeggen te kunnen verzorgen. Toch presenteert Slack zich als een unieke tool met juist die eigenschappen waar (project)teams grote voordelen uit kunnen halen.

Wat is het?
Slack pretendeert met zijn app gebruikers altijd en overal toegang te geven tot de informatie die is voortgekomen uit de interne communicatie. Een mooie belofte, maar hoe maken ze deze waar? Slack doet dat door een groot aantal andere apps waarmee medewerkers communiceren en/ of informatie delen, aan elkaar te koppelen. Hiermee creeert Slack één toegangspunt voor alle (communicatie)programma’s, zoals Twitter, Dropbox, Google Drive, Skype, Google Hangout, maar ook de bedrijfse-mail ongeacht het gebruikte device.
Slack onderscheidt zich van andere communicatie en sharing tools (zoals Lync, SharePoint, Yammer, eigen intranet omgevingen) doordat de gebruiker gebruik kan blijven maken van zijn eigen voorkeurtools. Hiermee neemt Slack een drempel weg, die juist bij het verplicht opleggen van tools ontstaat.
Een ander opvallend aspect is dat Slack is opgebouwd rond de zoekfunctionaliteit. De app indexeert elke discussie, toegevoegd document of post, waardoor de informatie in het archief toegankelijk is via één zoekveld (over alle aangesloten apps). De app werkt met hashtags (‘#’-s) als vorm van metadata. Daarmee is het mogelijk om verschillende interessekanalen op te zetten, zodat Slack bruikbaar blijft voor verschillende projecten of thema’s per gebruiker. De berichten en documenten komen door het gebruik van de ‘#’ vanzelf in de juiste categorie terecht.

Waarom Slack?
Slack is opgezet door de medeoprichter van Flickr, Stewart Butter_ eld. Eigenlijk zocht hij een oplossing voor het interne communicatieprobleem bij zijn eigen organisatie. Ze waren niet langer tevreden met e-mail als kanaal voor internetcommunicatie. En daarmee werkten ze aan een probleem waar veel organisaties bewust of onbewust mee zitten.
Slack heeft duidelijk ingezet op het gemak voor de gebruiker om drempels weg te nemen. Het maken van een ‘team’ binnen de applicatie is zeer eenvoudig. Alleen al het invullen van een e-mailadres zorgt voor een account en een bijbehorende ‘Slack’-omgeving. Daarna is het een _ uitje van een cent om andere gebruikers en de gewenste communicatietools te koppelen. Binnen dertig minuten kan een team zijn communicatie in Slack onderbrengen.

Verdienmodel
In de basisvorm is het gebruik van Slack gratis. Het gratis gebruik geeft mogelijkheden om de applicatie goed te leren kennen. Daarnaast zijn er nu drie betaalde abonnementsopties, waarmee er toegang is tot meerdere functionaliteiten. De ‘gratis’ versie geeft op zich voldoende opties om Slack uitgebreid te testen of te gebruiken in projecten.

Slack en de informatieprofessional
Juist omdat de zoek- en archiveringsfunctionaliteiten de basis vormen van Slack zou deze applicatie de informatieprofessional moeten aanspreken. Bovendien lijkt Slack zijn beloftes (het ef_ ciënter en effectiever maken van de communicatie) ook echt waar te maken.
Daarmee is Slack misschien wel de ideale tool om vanuit het informatiedomein binnen de organisatie te promoten. Niet als het zoveelste ICT-tool om ‘iets te doen’ met communicatie, maar om vanuit het informatieperspectief nu echt het alom aanwezige communicatieprobleem aan te pakken!
Een mooie gelegenheid dus voor een informatieprofessional om een succesvolle bijdrage te leveren aan de communicatie en informatievoorziening binnen bijvoorbeeld een project!

Eric.kokke@goopleidingen.nl, Eric Kokke is redactielid Od.