1 september 2010

SOD: De nieuwe informatievoorziening van APG krijgt vorm

image for SOD: De nieuwe informatievoorziening van APG krijgt vorm image

“In de loop der jaren is de omgeving van APG en mede daardoor de organisatie APG sterk veranderd. Inherent hieraan zijn de eisen voor de informatievoorziening binnen deze organisatie kwantitatief en kwalitatief meegegroeid. Deze veranderingen vragen een moderne werkwijze en bijbehorend hoger opleidingsniveau van de betreffende functionarissen.” Aldus Peter Stobbelaar, hoofd concerninformatiecentrum van APG.

Peter Stobbelaar

“In de loop der jaren is de omgeving van APG en mede daardoor de organisatie APG sterk veranderd. Inherent hieraan zijn de eisen voor de informatievoorziening binnen deze organisatie kwantitatief en kwalitatief meegegroeid. Deze veranderingen vragen een moderne werkwijze en bijbehorend hoger opleidingsniveau van de betreffende functionarissen.” Aldus Peter Stobbelaar, hoofd concerninformatiecentrum van APG.

Peter Stobbelaar

“Uitgebreide kennis op het gebied van informatie en communicatietechnologie (ICT) en in het bijzonder contentmanagement is gevraagd. Ook de competenties communicatie en presentatie vragen veel aandacht. Tevens wordt een proactieve houding ten aanzien van informatievragers (zowel intern- als extern) verwacht en vraagt de veelheid aan informatiebronnen en -behoeften om extra kennis ten aanzien van analyse en ontsluiten van informatie.”

Voortgang opleidingstraject
Het opleidingstraject is in 2008 gestart en doorliep een periode van bijna twee jaar. De medewerkers van het centraal informatiecentrum APG hadden iedere twee weken een dagdeel cursus, waarna het geleerde aan de hand van praktijkopdrachten in de dagelijkse werkzaamheden toegepast werd.
In dit opleidingstraject kwamen onder andere de volgende onderwerpen aan de orde: informatiemanagement en informatietechnologie, information retrieval, documentmanagement, recordsmanagement, contentmanagement, werken als DIV adviseur, proactief en assertief communiceren, Sharepoint en digitaal dossiers maken en opvragen.
Kortom een uitgebreid en gevarieerd pakket aan onderwerpen, waarmee de juiste stappen zijn gezet naar een moderne en digitale informatiehuishouding om zodoende de informatiebehoefte van APG adequaat te kunnen invullen.

Maatwerk
Stobbelaar geeft aan dat APG zeer tevreden is over het maatwerktraject dat in totaal bijna twee jaar geduurd heeft.
“Het opleidingstraject is in gang gezet omdat de informatiebehoefte van de organisatie sterk wijzigde. De individuele informatiebehoefte migreerde naar een meer generieke, waardoor inzet van intra-, extra- en internet onontbeerlijk is geworden. Uitgebreide kennis van met name contentmanagement (functioneel en technisch) is hierin een must.
Omdat de aanwezige informatie door genoemde hulpmiddelen binnen de organisatie breder beschikbaar is gekomen, is de vraag nog altijd groeiende. ‘Meer informatie genereert meer vragen’ is ook hier van toepassing.

Primair was er enige weerstand tegen de opleiding omdat door het grote werkaanbod weinig tijd beschikbaar zou zijn om – onder werktijd – een opleiding te volgen. Echter gaandeweg bleek de kruisbestuiving werk/opleiding succesvol.
Het werk werd meegenomen naar de opleiding en de opgedane kennis tijdens de opleiding werd direct toegepast in de dagelijkse werkzaamheden. “Gaandeweg verdween de weerstand omdat de medewerkers zelf ontdekten dat de opleiding inhoudelijk interessant was, maar hen ook hielp bij de uitvoering van de reguliere business”, zo geeft Stobbelaar tijdens de evaluatie van het traject aan.

Voor aanvang van de training vond overleg en afstemming plaats tussen APG en de docent van de betreffende module. Zodoende paste de training niet alleen bij de opleidingsbehoefte van APG, maar is in het opleidingstraject ook gebruik gemaakt van de input van APG en kon worden ingespeeld op de specifieke situatie van APG als grote pensioenuitvoerder.

Gevolg opleidingstraject
Doordat docenten goed wisten aan te sluiten bij de wensen van de organisatie en gebruik maakten van werkwijzen en beschikbare documenten binnen APG, ging de stof meer leven voor de cursisten. “De docenten weten waar ze over praten en hebben een ruime praktijkervaring. De diepgang en snelheid van het traject is ruim voldoende. Door dit maatwerktraject wordt de kwaliteit van de concernstaf verhoogd en zijn de medewerkers beter voor de taken van ‘de nieuwe informatiespecialist’ toegerust”, zo stelt Peter Stobbelaar.

Om ervoor te zorgen dat het geleerde ook in de toekomst beklijft en dat de medewerkers zich zullen blijven scholen in het vakgebied, zal APG in ieder geval jaarlijks een opfris/vervolgcursus doen.