1 maart 2009

SOD: E-Depot in perspectief

image for SOD: E-Depot in perspectief image

Tijdens de ledenvergadering werd afscheid genomen van Els Houben die jarenlang als bestuurslid en later als penningmeester deel heeft uitgemaakt van het bestuur van de SOD Regio Zuid. Op deze plek willen wij Els nogmaals hartelijk danken voor haar enthousiaste inzet voor district Zuid. Tevens werden er twee nieuwe bestuursleden benoemd, namelijk Hans Hellings, werkzaam bij de gemeente Schijndel als coördinator DIV en Léon Maas, werkzaam bij de gemeente Landgraaf als teamleider DIV.

Tijdens de ledenvergadering werd afscheid genomen van Els Houben die jarenlang als bestuurslid en later als penningmeester deel heeft uitgemaakt van het bestuur van de SOD Regio Zuid. Op deze plek willen wij Els nogmaals hartelijk danken voor haar enthousiaste inzet voor district Zuid. Tevens werden er twee nieuwe bestuursleden benoemd, namelijk Hans Hellings, werkzaam bij de gemeente Schijndel als coördinator DIV en Léon Maas, werkzaam bij de gemeente Landgraaf als teamleider DIV.

Vervolgens hebben een drietal sprekers het e-Depot vanuit verschillende invalshoeken belicht. Achtereenvolgens waren dat Filip Boudrez van het Stadsarchief Antwerpen (E-David), Geert Luykx (Centrum voor Regionale Geschiedenis Rijckheyt) en Ingmar Koch (provinciale archiefinspectie Noord-Brabant). Aan het slot van ieder betoog gaven de inleiders een stelling weer, op basis waarvan tijdens de middagsessie verdere discussie plaatsvond.

De presentaties
In de presentatie van Filip Boudrez met als titel ‘Doe mij maar een e-Depot’ werd nader ingegaan op de praktische situatie en het streven van de stad Antwerpen om digitale verantwoordingsinformatie zo vroeg mogelijk in het e-Depot op te nemen. Dit heeft tot gevolg dat ook op termijn vernietigbare digitale informatie in het depot moet worden opgenomen en tevens dat het maken van bruikbare toegangen1 en het realiseren van de juiste autorisaties een sterke wissel trekken op de complexiteit van het beheer van een e-Depot. Daarnaast speelt het vraagstuk over de openbaarheid van digitale archiefdocumenten, immers veel informatie zal bij opname in het e-Depot nog niet openbaar en voor iedereen raadpleegbaar zijn.2
Geert Luykx van het Centrum voor Regionale Geschiedenis Rijckheyt ging tijdens zijn presentatie ‘Samenwerken aan een e-Depot’ in op de uitdaging om als regionale archiefinstelling een e-Depot te realiseren voor de aangesloten gemeenten en gemeenschappelijke regelingen te treffen. Tijdens dit proces is eens te meer gebleken dat organisaties ieder een eigen belang hechten aan de wijze waarop een e-Depot moet worden gerealiseerd. 
In Limburg wordt door de KVAL Denktank momenteel bekeken welke mogelijkheden tot (grootschalige) samenwerking er zijn. Voordelen van samenwerken zijn onder andere de inbreng van bredere kennis en expertise, een betere waarborg voor de continuïteit van het e-Depot, een grotere uniformiteit en de mogelijkheid om lasten en risico’s te spreiden. 
Binnen Rijckheyt worden nu voorbereidingen getroffen voor het inrichten van een eigen e-Depot, terwijl aan de andere kant wordt afgewacht wat de adviezen van de KVAL Denktank gaan opleveren. 
De tijd zal moeten leren welke keuzes uiteindelijk het beste kunnen worden gemaakt om een solide voorziening voor de opslag van digitale informatie tot stand te brengen. 
Na de lunch gaf Ingmar Koch een presentatie over de in mei jl. verschenen ED3 (Eisen Duurzaam Digitaal Depot). ED3 wil een toetsingskader aanreiken voor de beheersomgeving van blijvend te bewaren digitale informatie. Hierbij werd onder andere stilgestaan bij de vertaling van het DCC Lifecycle Model.3 
Verder besteedde Ingmar aandacht aan zijn ‘stokpaardje’, namelijk de wijze waarop particulieren hun eigen digitale informatie het beste op een adequate wijze kunnen opslaan en beheren. In dit kader presenteerde hij de ‘ED3 voor Dummies’. Een aanrader voor velen.

De stellingen
Na de lunch vond discussie plaats over de stellingen zoals die door de sprekers aan het einde van presentatie werden uitgereikt. De stellingen waren als volgt:

Filip: “Elke organisatie heeft zijn digitaal depot nodig.” 
Geert: “Digitaal archief uit periode 1990-2020 zal als verloren beschouwd moeten worden.”
Ingmar: “De lokale overheden archiveren nog altijd alsof computers niet bestaan.”

De interactieve speeddates, waarbij elke groep twintig minuten kon discussiëren over de stellingen, leverden zeer wisselende reacties op die achteraf niet makkelijk zijn samen te vatten. Het was overigens wel een geslaagd experiment dat voor herhaling vatbaar is.

Slotconclusie: de reacties op deze najaarsovereenkomst waren positief, dit mede vanwege drie inspirerende presentaties. Het e-Depot staat nog in de kinderschoenen maar het wordt hoogtijd om actie te ondernemen. Er zal gestreefd moeten worden om informatie zo vroeg als mogelijk in het werkproces te fixeren, waarbij samenwerking tussen overheden onmisbaar zijn. 

De presentaties kunt U raadplegen op de website van de SOD (http://www.sod-opleidingen.nl/index.php?page_id=336). Op de weblog van ED3 heeft Ingmar Koch een eigen weergave gemaakt van de najaarbijeenkomst. (http://eisenduurzaamdigitaaldepot.blogspot.com/2008/11/edepot-in-perspectief.html).

Leon.Maas@Landgraaf.nl

Leon Maas is bestuurslid SOD Regio Zuid


 

1 Rekening houdend met de verschillende ‘designated communities’ (t.w. gebruikers in de administratief-juridische fase vs. de (historische) onderzoeker).
2 Dit vraagstuk hangt voor een belangrijk deel samen met dat van het toekennen van de juiste autorisaties.
3 Website SOD: http://www.sod-opleidingen.nl/index.php?page_id=336 presentatie I. Koch (sheet