SOD: Vormgeven aan (digitaal) informatiebeheer

Tijdens en na afloop van de presentaties was sprake van een geanimeerde discussie tussen zowel deelnemers en sprekers als tussen de sprekers onderling. Hier wil ik met name een drietal speerpunten uit deze discussies naar voren halen:

Tijdens en na afloop van de presentaties was sprake van een geanimeerde discussie tussen zowel deelnemers en sprekers als tussen de sprekers onderling. Hier wil ik met name een drietal speerpunten uit deze discussies naar voren halen:

1. In welke mate is het mogelijk om binnen archiefsystemen ‘aan de bron’ waardering en selectie toe te passen, met daaraan gekoppeld de vraag: In hoeverre kan de inrichting van deze systemen hierop doelmatig worden afgestemd?
2. In het verlengde hiervan de vraag: Welk onderscheid moet/kan worden aangebracht binnen de diverse zaaktypen/zaken zoals die onder meer bij gemeenten worden toegepast?
3. Welke mogelijkheden en uitdagingen biedt de WABO-keten binnen de context van document- en recordsmanagement?

Stellingen over de nieuwe systematiek voor waardering en selectie van archieven.

Gewaardeerd Verleden
Maar eerst terug naar de bijeenkomst. Alle drie de sprekers hadden in hun betoog vragen c.q. stellingen verwerkt, waarmee de interactie met het publiek werd gezocht. Tineke Rouschop beet het spits af met een presentatie over de nieuwe systematiek voor waardering en selectie van archieven gebaseerd op het rapport ‘Gewaardeerd Verleden’ van de commissie Jeurgens.¹ Naast een algemene inleiding werden door Tineke de gevolgen van de in dit rapport neergelegde visie voor DIV duidelijk in kaart gebracht.² Hierbij was de focus nadrukkelijk ook gericht op DIV’ers bij de decentrale overheden.
Kenmerkend aspect hierbij was dat een van de gevolgen straks kan zijn dat, meer dan nu het geval is, sprake zal zijn van een ‘plaatselijke inkleuring’ van vraagstukken met betrekking tot waardering en selectie van archiefinformatie. Dit, zo werd vanuit het publiek naar voren gebracht, zal ook van invloed zijn op de inrichting van het archiefsysteem. Immers de visie in Gewaardeerd Verleden is primair gericht op acquisitie van waardevol archiefmateriaal en secundair op waardering en selectie hiervan vanuit een administratief-juridische context. Dit laatste echter vormt wel een belangrijke basis voor de inrichting van het archiefsysteem, waardoor dit voldoende flexibiliteit zal moeten bezitten om achteraf – alsnog – waardering mogelijk te maken (vanuit cultuurhistorisch perspectief). In het verlengde hiervan zal de methodiek, zoals die wordt beschreven in Gewaardeerd Verleden, nadrukkelijk ook geënt moeten zijn op het systeem van macroselectie, waarbij wordt uitgegaan van zaken c.q. processen (en niet van documenten). 
Een ander gevolg van het rapport kan zijn dat de eigen organisatie – of onderdelen daarvan – misschien niet meer (permanent) bewaarplichtig is. Hiermee verandert de scope waarbinnen archiefvorming plaatsvindt. Waardering heeft in dat geval nog sec een administratief-juridisch doel. Andere gevolgen van dit rapport voor DIV’ers bij decentrale overheden kunnen zijn dat:

1. de machtiging voor vernietiging van de archivaris straks niet meer nodig is voor stukken met een bewaartermijn korter dan twintig jaar;
2. in geval een gemeente of waterschap niet de beschikking heeft over een eigen archivaris, de betrokken organisatie (i.c. DIV) zelf de institutionele verkenningen zal moeten verrichten en op zoek zal moeten gaan naar hotspots, actoren en archieven.

Archivarissen bij decentrale overheden zullen naast de institutionele verkenningen hun aandacht – nog – meer moeten gaan richten op de acquisitie van particuliere archieven en minder op de verwerving van overheidsarchieven. Verder zullen zij hun medewerking moeten gaan verlenen aan de vervaardiging van zogenaamde stukkenlijsten.
Aan het einde van haar presentatie vroeg Tineke zich af wat er – vooral op decentraal niveau – tot op heden is gedaan met dit rapport. Hierbij richtte zij zich met name tot LOPAI, WGA en de verschillende archiefdiensten.³
In een viertal stellingreeksen werd door Tineke de mening van het publiek gevraagd over de nieuwe systematiek voor waardering en selectie van archieven. De stellingen zijn in de tabel samengebracht met daarbij vermeld de mening van de meerderheid van het publiek.

Het is uiteraard moeilijk om aan deze gegevens een rechtstreekse conclusie te verbinden. Wel kunnen een paar opmerkingen worden gemaakt. Allereerst leeft het besef bij DIV dat de BV Nederland inderdaad meer archieven vormt, dan enkel die welke door publiekrechtelijke organen worden gecreëerd. Maar men wil hieraan niet automatisch de conclusie verbinden dat dit dan ook gevolgen zal moeten hebben voor de waardering van overheidsarchieven in termen van bewaarplicht. Hierdoor is dus sprake is van een en/en-situatie. Verder valt op dat binnen het vakgebied DIV geen duidelijk beeld (mening) aanwezig is over de kwaliteit, rol en functie van selectierichtlijnen, zowel formeel als inhoudelijk; vooral hier is een wereld te winnen. Want dat selectie specialistenwerk is, daar zijn we het met zijn allen over eens. Maar laten we die rol dan ook op ons nemen door duidelijk aan te geven waar belangrijke manco’s liggen en hoe deze het beste kunnen worden ingevuld. 

De gemeente geselecteerd
Peter Diebels ging tijdens zijn presentatie eerst in op een aantal praktische wijzigingen, zoals die in de nieuwe selectielijst zullen worden opgenomen (onder meer bewaartermijnen cliëntendossiers Werk en Inkomen, apart hoofdstuk (ESF-) subsidies). Verder werd stilgestaan bij de ontwikkelingen in het kader van de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) en meer specifiek bij de definitieve vaststelling van de lijst van brondocumenten.⁴ Hierbij werd door Peter aangegeven dat met deze opsomming nog altijd niet duidelijk is wat nu precies de bewaartermijn is van deze documenten. Op dit punt werd een parallel getrokken met de totstandkoming van de Gemeentelijke Basisadministratie voor persoonsgegevens (GBA), waar zich lange tijd een soortgelijke discussie heeft voltrokken met betrekking tot de bewaartermijnen van brondocumenten (l’histoire se répète).
Tijdens zijn betoog ging Peter eveneens in op de heersende kwestie met betrekking tot waardering en selectie in het kader van de WABO, waarbij een vingerwijzing werd gegeven naar de eventuele opstelling van een ketenselectielijst. Aangegeven werd dat, gelet op de praktische situatie dat in één omgevingsvergunning meerdere bewaartermijnen kunnen voorkomen, het onderscheid in enkelvoudige en meervoudige vergunningen als basis mag dienen voor waardering en selectie. Enkelvoudige vergunningen kunnen hierbij conform de bepalingen uit de selectielijst worden gewaardeerd. Bij meervoudige vergunningen geldt als uitgangspunt de langste bewaartermijn van een van de onderdelen van een omgevingsvergunning. Hierbij wordt de omgevingsvergunning beschouwd als een coördinerend zaaktype wat bestaat uit verschillende deeltoestemmingen.
Peter bracht uiteindelijk de vraag naar voren wat het publiek vond van de huidige selectielijst. Een en ander binnen de hedendaagse context, waarin microselectie (op documentniveau) zijn langste tijd heeft gehad en uitsluitend nog uitgegaan moet worden van selectie op basis van zaaktypen, waarbij het resultaat bepalend is voor de uiteindelijke waardering en selectie van archiefinformatie. Het publiek zag globaal als belangrijkste bezwaar ten opzichte van de selectielijst dat deze niet aansluit op de huidige praktijk van proces- c.q. zaakgericht werken. Vraag hierbij is of het voldoende is als de presentatie van de inhoud op een andere leest wordt geschoeid. Of betekent het bovenstaande ook automatisch dat de lijst inhoudelijk niet voldoet? Hierbij werd door Peter verwezen naar PROVISA.⁵ Dit is een webtoepassing waarin provincies voor alle processen kunnen vinden welke bewaartermijn geldt voor de daartoe behorende documenten. Inmiddels is door GBO-Provincies samen met de provincies gestart met het doorlopen van het acceptatietraject om de toepassing in beheer te nemen. Nog dit jaar zal PROVISA in productie worden genomen.
Op vragen vanuit het publiek op welke wijze in de nieuwe selectielijst wordt omgegaan met het verguisde begrip ‘na vervallen belang’, merkte Peter op dat in de nieuwe lijst niet langer sprake zal zijn van zogenaamde conditionerende termijnen, maar dat concrete bewaartermijnen worden toegevoegd aan zaaktypen c.q. werkprocessen. Dit laat uiteraard onverlet dat deze termijnen pas in werking treden zodra een zaak is afgerond. En hierover bestaat niet in alle gevallen vóóraf duidelijkheid.

Normering voor RMA’s
Frans Dondorp ging in zijn presentatie van start met een viertal stellingen.
Twee daarvan werden door het publiek zonder meer bevestigd. Het ging hierbij om de vraag of het DMS gedetailleerde functionaliteit moet (kunnen) bevatten met betrekking tot waardering, selectie en verwijdering van (archief)informatie en daarnaast om de stelling dat het DMS een essentiële (missiekritische) applicatie is. In dit kader was het dan ook enigszins verrassend dat over de stelling waarbij werd gevraagd of ‘men – DIV, IM, (TdL.) – in staat is om ten behoeve van de aanschaf van een dergelijk systeem zelf gedetailleerde eisen te formuleren’ veel minder overeenstemming was in positieve zin. Blijkbaar zijn we dus minder goed in staat om onze wensen te vertalen naar concrete eisen. 
In weerwil van de heersende teneur binnen het werkveld, waarbij het onderscheid tussen de acronymen DMS en RMA hier en daar goeddeels teniet wordt gedaan, pleit Frans juist voor een duidelijk onderscheid. Een en ander binnen de context van het algemene begrip van wat we onder informatie moeten verstaan. Hanteer DMS daar waar sprake is van de bewerking van vastgelegde documenten en ga uit van RMA als sprake is van de opslag van proces- c.q. zaakgebonden (geordende) records. Voor beide gelden een aantal basisfunctionaliteiten. In dit kader werd de opmerking naar voren gebracht dat veel organisaties geen duidelijk – vastgelegd – informatiebeleid voorhanden hebben, waarin bovengenoemde aspecten expliciet aan de orde worden gesteld.

Vervolgens ging Frans specifiek in op het aspect van normering in relatie tot systemen voor document- en recordsmanagement. Hierbij werd eerst een overzicht gegeven van wat er zoal aan normen de revue is gepasseerd (DoD 5015 (…), Moreq, ReMANO) om uiteindelijk uit te komen bij NEN 2082, de norm met eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur. De norm is gebaseerd op zowel ReMANO 2004 als het Kernmodel-1 van InterLAB. Algemeen kan worden gesteld dat de norm de juridische positie van de afnemer ten opzichte van de leverancier versterkt en tevens maakt dat leveranciers in de pas blijven lopen met de ontwikkelingen op het gebied van document- en recordsmanagement. Wel is het nood zakelijk dat je als afnemer alert blijft op de toepassing van de norm binnen een aanbestedingstraject. In het programma van eisen zal nadrukkelijk(er) ingezet moeten worden op de eisen en wensen zoals die concreet aanwezig zijn binnen de eigen organisatie. Een applicatie die volledig voldoet aan NEN 2082 heeft immers de beschikking over voldoende functionaliteiten voor document- en recordsmanagement. Vraag is echter op welke wijze deze functionaliteiten worden ingezet ten behoeve van de eigen organisatie. Een goed voorbeeld hierbij is de modulaire opbouw van verschillende DMS/RMA-applicaties, waarbij de vraag naar voren kan worden gebracht welke onderdelen een organisatie nodig heeft om concreet aan de eisen – gebaseerd op NEN 2082 – te kunnen voldoen. Dit wil echter niet zeggen dat de betrokken organisatie – op basis van zijn programma van eisen – al deze modules ook daadwerkelijk nodig heeft.
Tijdens de presentatie van Frans kwam een levendige discussie tot stand over wat nu precies moet worden verstaan onder het begrip ‘zaak’. Hierbij bracht Frans de overweging naar voren dat zodra een subject/object wijzigt, dit door de bank genomen het startmoment vormt voor een nieuwe zaak.
Begeleid door een presentatie van Decos D5, kwam tot slot nog een discussie los over toepassing en gebruik van de digitale handtekening, waarbij Frans Dondorp aangaf dat juist dít het thema vormt van een onderzoek wat onlangs door hem is uitgevoerd. Aangegeven werd onder andere, dat op grond van de Algemene Wet Bestuursrecht (AWB) de (digitale) handtekening lang niet in alle gevallen een absolute vormvereiste is. Zonder hier verder op dit – overigens zeer interessante thema – in te gaan, willen wij vanaf deze plek Frans graag uitnodigen om over dit onderwerp tijdens een volgende bijeenkomst een presentatie te verzorgen.
In het algemeen kan worden geconcludeerd dat sprake is geweest van een uitermate geslaagde bijeenkomst, met dank aan Tineke, Peter en Frans voor hun bijdragen. 
Voor wie geïnteresseerd is in de presentaties: deze kun je raadplegen en downloaden via de website van de SOD: http://www.sod-opleidingen.nl/index.php?page_id=336.

tondelooijer@gmail.com

¹ http://www.minocw.nl/actueel/nieuwsbrief/artikel/380/archiefselectie-op-orde.html 
² Tineke Rouschop heeft in Od (december, 2008) een artikel gepubliceerd, waarin de belangrijkste uitgangspunten uit het rapport ‘Gewaardeerd Verleden’ worden beschreven en toegelicht. 
³ Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI). Werkverband Gemeentelijke Archief-inspectie (WGA).
⁴ Zie Staatsblad (133, 2009): http://www.bhic.nl/data/docs/relaties/staatsblad_133_besluit%20_bag.pdf 
⁵ Provinciale Selectielijst Archieven.