1 september 2010

Statisch archief in DMS is old school thinking

image for Statisch archief in DMS is old school thinking image

Digitaliseren en het DMS: op het eerste oog een perfect huwelijk.
De digitale documenten worden in de database achter het DMS opgeslagen, evenals de toegekende metadata; de kenmerken van een dossier of document. Het DMS draait integraal naast alle andere systemen en middels zoekfuncties kunnen de dossiers op basis van de metagegevens gevonden worden: zij leefden nog lang en gelukkig.

Digitaliseren en het DMS: op het eerste oog een perfect huwelijk.
De digitale documenten worden in de database achter het DMS opgeslagen, evenals de toegekende metadata; de kenmerken van een dossier of document. Het DMS draait integraal naast alle andere systemen en middels zoekfuncties kunnen de dossiers op basis van de metagegevens gevonden worden: zij leefden nog lang en gelukkig.

Innovatie
De vraag waarom men een DMS zou moeten gebruiken is dus eenvoudig te beantwoorden: digitale documenten moeten ergens worden opgeborgen (een database) en deze moeten eenvoudig (middels een zoeksysteem) kunnen worden teruggevonden. En dat is nu juist wat een DMS doet.
En dan nu de ‘maar’, want om documenten op te kunnen slaan en terug te kunnen vinden, is een DMS niet per definitie noodzakelijk. Er zijn vele andere systemen en methodieken die in ieder geval hetzelfde kunnen als een DMS. Veel interessanter dus is om een andere vraag te stellen: waarom zou men niet met een DMS werken?

Een discussie beginnen over het maken van keuzes, is net zo ingewikkeld als een discussie over smaak. Over smaak valt niet te twisten, over gemaakte keuzes vaak ook niet. Toch is het goed om, met de kennis van nu, naar gedane zaken te kijken; ook al nemen deze geen keer. En in de wetenschap dat er nog miljoenen kilometers te digitaliseren archief aanwezig is in archiefruimtes en archiefkasten, is het blijvend noodzakelijk om kritisch te kijken naar huidige werkwijzen om deze middels innovatie en ontwikkeling te kunnen verbeteren. Zo kan er aan de huidige generatie documentmanagementsystemen nog heel veel verbeterd worden.
En zo komen we langzaam richting het pijnpunt van deze discussie, de nadelen van een DMS: de opslagmethode en het digitaal archiveren.

Omslachtig
De in gemeenteland gebruikelijke termen ‘statisch archief’ en ‘dynamisch archief’ staan voor wat vroeger het archief (statisch archief) was en de lopende dossiers (dynamisch archief) waren. Vreemd in dezen is dus de term ‘dynamisch archief’.
Want fysieke lopende dossiers mochten vroeger nooit de naam archief dragen om de eenvoudige reden dat de lopende dossiers nog niet gearchiveerd waren.

In het digitale tijdperk zijn de beide stromen (de dynamische en de statische) samengekomen. Beide worden – in het geval van een DMS – opgeslagen in de database. Het lijkt zo vanzelfsprekend. Maar nu de vergelijking met de ‘ouderwetse’ gang van zaken. Stel: in uw werkkamer staat een kast met dossiers welke u iedere dag gebruikt. Op een goed moment komt de archivaris binnen en gooit de hele kast vol met dossiers uit het archief.
Dossiers welke u niet of nauwelijks meer gebruikt. Dossiers die dus enkel ruimte in beslag nemen en het zoeken naar de juiste dossiers (lopende) bemoeilijken. En dat is nu precies wat er gebeurt in een DMS: alle dossiers, statisch en dynamisch, worden in een database opgeslagen. Iedere keer als de database geüpdatet wordt, worden ook alle statische dossiers meegenomen; dat kost niet alleen veel tijd, maar ook ontzettend veel geld. Daarnaast: grote kans dat u uw metadata per type dossier heeft meegegeven. Als u in het digitale archief moet zoeken naar een dossier waarvan u alleen het hoofdkenmerk weet (type dossier), moet u het volledige archief langs, dus ook langs alle statische dossiers. Het lijkt omslachtig, sterker: het is omslachtig.

Waar is de archivaris?
Het feit dat de statische dossiers in de workflow zitten, kent dus grote nadelen. In het dagelijkse gebruik, in de variabele kosten. Maar ook op de lange termijn kleeft er een groot nadeel aan het DMS: de dossiers worden niet langer gearchiveerd. Het grote voordeel van digitaal werken is natuurlijk dat eenieder die daartoe geautoriseerd is, in de dossiers kan zoeken en documenten kan toevoegen. En dat meerdere mensen dat op hetzelfde moment kunnen doen. Dat schept echter wel de uitdaging om de dossiers blijvend te controleren op volledigheid. Het werk van de ouderwetse archivaris. Als een lopend
dossier werd afgerond, zorgde de archivaris dat het dossier – als mogelijk geschoond – in het archief terechtkwam. In de benoemde werkwijze worden dynamische dossiers automatisch statische dossiers op het moment dat deze niet meer gebruikt worden.

Natuurlijk is er een mogelijkheid om die archieffunctie in een DMS in te bouwen. En kunnen eventueel voornoemde problemen op termijn, door innovatie en ontwikkeling van de DMSsystemen worden opgelost. Maar zo ver is het nog lang niet.
Het DMS is van oudsher gewoon een postverwerkingsysteem dat geüpgraded is naar een systeem voor digitale opslag en het gebruik van digitale documenten.

De buurman
Terug naar de hoofdvraag: waarom wordt er, vorengenoemde gebreken in acht genomen, dan massaal gebruikgemaakt van een DSM? Het antwoord lijkt zo ontzettend simpel: de buurman doet het ook. Is dit niet te simplistisch? Misschien. En daarmee is dit artikel u het antwoord schuldig en kan de discussie losbarsten.
Maar niet alvorens dit gezegd hebbende: de aanbieders van documentmanagementsystemen zijn vrij toegankelijk. Het zijn veelal gerenommeerde bedrijven met uitstekende referenties op allerlei gebieden. Aanbieders van andere systemen, andere methodieken, zijn moeilijk vindbaar.
Waarom worden documentmanagementsystemen dus massaal gebruikt? Het is in ieder geval een gebrek aan kennis over andere systemen en mogelijkheden. Tijd voor kennisoverdracht over nieuwe methodes dus. Synchroon lopend met een verdere ontwikkeling van de bestaande documentmanagementsystemen. 

Fleur de Bruijn is communicatiemanager bij Forline Databased Marketing & Communicatie en freelance journalist.