7 december 2017

Stop met vernietigen!!!

image for Stop met vernietigen!!! image

Mijn Journey into the Twilight Zone begint tijdens een Heterdaadsessie in De Bazel, het magnifieke thuishonk van Stadsarchief Amsterdam. Alle ingrediënten voor een dagdroom zijn aanwezig. Net werden we rondgeleid door de magische catacomben en nu zitten we in de Italiaanse Zaal voor de parallelsessie over de WOB. Ik voel me net een zeventiende-eeuws regent: de kamerbrede schilderijen, flonkerende kroonluchter en algeheel goud-getinte inrichting roepen een krachtige nostalgie op, versterkt door de subtiliteit van de glazen vergadertafels.

Mijn Journey into the Twilight Zone begint tijdens een Heterdaadsessie in De Bazel, het magnifieke thuishonk van Stadsarchief Amsterdam. Alle ingrediënten voor een dagdroom zijn aanwezig. Net werden we rondgeleid door de magische catacomben en nu zitten we in de Italiaanse Zaal voor de parallelsessie over de WOB. Ik voel me net een zeventiende-eeuws regent: de kamerbrede schilderijen, flonkerende kroonluchter en algeheel goud-getinte inrichting roepen een krachtige nostalgie op, versterkt door de subtiliteit van de glazen vergadertafels. WOB-expert Roger Vleugels neemt het woord en de hele glazen droom gaat aan diggelen. Het is muisstil. Een half uur later lopen pakweg twintig vakgenoten lichtelijk verward de zaal uit.

Roger Vleugels treedt op als advocaat in WOB-zaken (inmiddels zo’n 6500) en adviseert en doceert erover (nu zo’n 30 jaar). Hij is door de minister op voordracht van de Nationaal Archivaris benoemd tot Extern Adviseur Overheidsarchieven. Jazeker. Zo’n man geloof je, toch? Wat denk je dat hij zei? In mijn woorden: “Ik heb zonet twee plenaire inleidingen gehoord, met name die over de aanpak van e-depots, en na het tellen van de zevende wetsovertreding ben ik gestopt met turven. Ik schrik me te pletter over wat er in de archiefwereld rondgaat. Vroeger discussieerden archivarissen over stofjes die de inktvraat tegengaan, nu over digitale hoogstandjes; allemaal opslag-techniek. Wat men vergeet is dat je wettelijk tot heel veel verplicht bent als informatie eenmaal is opgeslagen. Dat je de hardware en software hebt om het te lezen, bijvoorbeeld. En dat je mensen in dienst hebt die dat kunnen bedienen. Dat je dat om welke reden dan ook niet hebt, is geen argument. Het is verplicht. Iets niet meer kunnen lezen is een wetsovertreding. Trouwens: hoezo overbrengingstermijnen verkorten? En sinds wanneer mag een overheid dingen weggooien voordat de civiele verjaringstermijn verstreken is?”

Op dat punt in zijn verhaal kijk ik om me heen. Het is nog steeds muisstil, de schilderijen en kroonluchters vergeten. Zijn we dan zo ongelooflijk naïef bezig allemaal? Als nerds gefocust op technische en organisatorische invulling van een wereldvreemde visie?

Roger gaat door en geeft voorbeelden. De bottom line is helder: de rechter trekt zich niks aan van excuses. Civiel recht vereist: twintig jaar leesbare archivering, ongeacht de archiefwet en technische strubbelingen. En dat geldt ook voor concepten. Iets weggegooid of onleesbaar? Reconstrueer het maar. Of koop elders op de wereld maar de juiste apparatuur. En zo door. Als enig westerse land heeft de archiefi nspectie in Nederland de geen handhavingsbevoegdheid. Veel documenten werden en worden weggegooid of per ongeluk vernietigd nog voordat overbrenging aan de orde is. En soms niet per ongeluk. Ergo: na de Tweede Wereldoorlog is het in Nederland een puinhoop qua archieven, ze zijn ‘verslonsd’. 99% van de 120 WOBlanden beslissen (veel) sneller dan wij. En de archiefwereld vindt dat we een gidsland zijn…

Conclusie van Extern Adviseur Overheidsarchieven Roger Vleugels: de overheid staat geen pottenkijkers toe. En… de archiefwereld wil helemaal geen tandjes hebben.

Er wordt tijdens de borrel in De Bazel nog heel wat nagepraat. Over de magnifieke rondleiding, de magische cata comben, de maar liefst acht sprekers, de geweldige ontvangst door directeur Bert de Vries en zijn Stadsarchief, maar vooral over de tandenloosheid van de archiefinspectie, de scherpe klauwen van de WOB en het schijnbare feit dat ‘archiefwet-groen’ soms gewoon ‘rood’ betekent…

Sorry makker, see you in court!

P.S. Meer weten over wat Roger zei of wat de andere sprekers presenteerden? Zie: bitly/TijgerAdam

Simon@papierentijger.net, Simon P. Been is oprichter van Papierentijger.net, kennisdelingsplatform voor informatieprofessionals


* In reactie op de column schreef Roger o.a. dat het ‘niet vernietigen’ geldt voor alle documenten die vanwege het civiele recht twintig jaar bewaard moe ten blijven, om te voorkomen dat men in bewijsnood geraakt en het gebakken haasje is in rechtszaken. Aan jou – ja jou! – de taak om hier een passend selectiecriterium voor te verzinnen. 🙂 

Rectificatie
In deze column staat een onjuiste formulering over de benoeming van dhr. Roger Vleugels tot extern adviseur. De juiste formulering is: De Dhr. Vleugels is door de minister benoemd tot extern adviseur Overheidsarchieven voor de Commissarissen van de Koning, op voordracht van de Commissarissen van de Koning en de Algemeen Rijksarchivaris.