15 april 2013

Structuur in Selectie

image for Structuur in Selectie image

Product: Structuur in Selectie
Prijs: 45 euro, exclusief btw
Leverancier: VHIC

De nieuwe selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organen vervangt de lijst uit 2005 die betrekking had op archief vanaf 1 januari 1996. Voor archief ouder dan 1 januari 1996 blijft de vernietigingslijst gelden die in 1983 is vastgesteld.

Product: Structuur in Selectie
Prijs: 45 euro, exclusief btw
Leverancier: VHIC

De nieuwe selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organen vervangt de lijst uit 2005 die betrekking had op archief vanaf 1 januari 1996. Voor archief ouder dan 1 januari 1996 blijft de vernietigingslijst gelden die in 1983 is vastgesteld. Overigens kunnen zowel gemeenten als gemeenschappelijke regelingen in eigen vastgestelde aanvullingen kiezen voor blijvende bewaring van bepaalde archiefbescheiden.
De nieuwe selectielijst staat als pdf op de website van de VNG. Afwijkingen en aanvullingen ten opzichte van de vorige versie, en dat zijn er vele, zijn in geel gemarkeerd. Dat levert een heleboel geel op.

Hulpmiddel bij waardering
Het verschijnen van de nieuwe selectielijst was voor VHIC aanleiding tot het maken van de pdf-publicatie ‘Structuur in Selectie’ (SinS). SinS bevat de nieuwe selectielijst integraal. De meerwaarde zit in de toevoegingen. Die zijn er op diverse vlakken. Een belangrijke toevoeging is de hoofdcode van de BAC die in SinS bij relevante processen vermeld staat. Omdat veel (papieren) archief bij gemeenten georganiseerd is op basisarchiefcode is dit handig. Door in de pdf te zoeken op archiefcode, kom je direct bij de betreffende categorie in de selectielijst uit en daar zullen veel archiefbeheerders blij mee zijn.
De belangrijkste meerwaarde van SinS ligt in de combinatie van de selectielijst van 2012 met die van 1996 en daaraan gekoppeld de vernietigingslijst 1983. Op deze manier is een overzicht ontstaan waarin de bewaartermijn voor alle archiefbescheiden duidelijk wordt, of ze nu vóór 1996 zijn ontstaan of erna. Omdat er in de praktijk nog heel wat archiefbescheiden van voor 1996 moeten worden vernietigd of (op termijn) moeten worden overgedragen, is dat best handig.

Naast SinS zijn er ook andere initiatieven om de selectielijst van 2012 inzichtelijk te maken. De Tilburgse archiefinspecteur Marius Jansen heeft in de discussie ‘Waardering en Selectie’ van het archiefplatform BREED een eigen bewerking van de selectielijst 2012 geplaatst. Dit is een heel overzichtelijke lijst die zich onder meer kenmerkt door de toevoeging van een systematische onderverdeling en nummering van selectiecriteria in subcategorieën. Daarmee wordt de lijst bruikbaar om in de werkprocessen/zaaktypen van een DMS/ RMA of zaaksysteem specifiek naar een bepaalde waarderingsgrondslag te verwijzen. Dat is een uitstekend initiatief maar zolang de selectielijst niet zelf zo’n onderverdeling heeft, vrees ik dat bij een nieuwe update zomaar een andere volgorde kan ontstaan en daarmee andere subnummers met alle gevolgen van dien voor het DMS/ RMA of zaaksysteem.
Een belangrijk punt van SinS heb ik nog niet genoemd en dat zijn de toelichtingen in de voetnoten. Het adviesbureau heeft aan de voetnoten uit de selectielijst zelf in de noten adviezen toegevoegd uit de eigen praktijk. Daarbij kan geput worden uit ruime ervaring. Daardoor zitten er mijns inziens zeer waardevolle tips tussen. In het verleden was er een selectietool, namelijk I-Select. SinS is als opvolger van I-Select gepresenteerd, maar ik kan me voorstellen dat gebruikers van I-Select wel even moesten slikken toen ze SinS zagen. I-Select was opgezet als een gecompileerd HTML-helpbestand. Het product bood een boomstructuur die parallel liep aan de archiefcategorieën die in de selectielijst worden onderscheiden en dat was overzichtelijk. Zo’n structuur zit impliciet ook wel in de hoofdstukindeling van de pdf van SinS, maar dat oogt toch minder inzichtelijk. Wat mij betreft had SinS mogen bestaan uit twee producten: een selectielijst in dezelfde vorm als I-Select en een pdf met de artikelen. En nu we SinS toch met I-Select vergelijken: ik mis in SinS de verwijzingen naar de processen in het model DSP waar het adviesbureau nota bene een belangrijke rol in speelt. Het model DSP wordt door zo ongeveer de helft van de gemeenten gebruikt, dus die verwijzingen hadden wat mij betreft gehandhaafd mogen worden.

Twee artikelen
Voorafgaand aan het gedeelte met de selectielijst bevat SinS een tweetal artikelen over de ontwikkelingen rond selectie en vernietiging in het algemeen. Het zijn zeer lezenswaardige stukken. Wat mij betreft zouden ze verplichte kost moeten zijn voor iedereen die wel te maken heeft met selectie en vernietiging, maar niet in de gelegenheid is (geweest) om op dagelijkse basis de laatste ontwikkelingen te volgen.

Het eerste artikel heeft als titel ‘Een procesgerichte gemeentelijke selectielijst, haalbaar en wenselijk’. Het is geschreven door Peter Diebels, oud-medewerker van VHIC en tegenwoordig provinciearchivaris van Zuid-Holland is. Diebels geldt als een autoriteit op het vlak van selectie en vernietiging. Ik ga u hier geen samenvatting geven van dit uitgebreide artikel, maar één conclusie wil ik wel met u delen. Die luidt dat er grote behoefte bestaat aan een selectielijst die aansluit bij het digitaal zaakgericht werken dat in gemeenteland sterk in opkomst is. Deze nieuwe lijst moet de vorm hebben van een database die centraal, voor alle gemeenten en intergemeentelijke organen, wordt voorbereid, vastgesteld en bijgehouden. Daarmee is het doorvertalen naar het DMS/RMA en/ of zaaksysteem goed mogelijk. Gemeenten moeten natuurlijk nog wel in het kader van de selectielijst lokale aanpassingen kunnen doen. Een voorstel voor zo’n nieuwe opzet wordt nu onderzocht door een werkgroep van de VNG. Nu maar hopen dat ze opschieten want de behoefte is groot. Dat formuleerde André Plat ook al in zijn artikel ‘Dromen van een geactualiseerde database’ in het januarinummer van dit blad. Voor wie wil weten hoe mooi het kan worden zijn in de bijlagen bij het artikel enkele voorbeeldsheets van Provisa afgedrukt. Provisa is de provinciale database voor selectie die eind 2012 gereed kwam. Ook Provisa is nog niet ideaal, want een koppeling met de provinciale zaaktypencatalogus ontbreekt vooralsnog.
Het tweede artikel heeft als titel ‘De Nieuwe Selectieaanpak’ en is geschreven door medewerkers van het adviesbureau. Het gaat over de ontwikkelingen rond selectie bij de rijksdienst die moeten leiden tot een eenvoudiger en eenduidiger aanpak bij het selecteren van documenten. Momenteel zijn er grote achterstanden die mede worden veroorzaakt door de complexiteit van de verschillende basisselectiedocumenten. Een nieuwe selectiemethodiek moet zorgen voor snellere selectie. Een pilot op dit vlak is succesvol, maar bij de Raad voor Cultuur leven nog vragen. Doc-Direkt, de nieuwe archiefbewerkingsdienst, is nog niet volledig op stoom om de achterstanden in de beoogde tien jaar volledig weg te werken.

Sterke punten

  • De lage prijs maakt dat iedereen die zich bezighoudt met selectie en vernietiging zich de aanschaf kan veroorloven.
  • Gemeenten en gemeenschappelijke regelingen hebben een up-todate versie van alle selectiecriteria voor het bewaren en vernietigen van archiefbescheiden bij de hand.
  • Er staan waardevolle tips in voor de praktijk van selectie en vernietiging.
  • De artikelen geven een uitstekend inzicht in de ontwikkelingen rond selectie en vernietiging.

Zwakke punten

  • De indeling met eerst de artikelen en dan de selectielijsten is niet heel overzichtelijk.
  • Gebruikers van het vorige selectiehulpmiddel I-Select zullen even moeten wennen aan de andere opzet.

Conclusie
Structuur in Selectie is geen evenwichtig product geworden, maar levert zeker een handig hulpmiddel voor het waarderen van alle archiefbescheiden van gemeenten en gemeenschappelijke regelingen. De artikelen over de ontwikkelingen van selectiemethodieken bij de hele overheid maken het product interessant voor iedereen bij de overheid die geïnteresseerd is in de ontwikkelingen op dit vlak.

Info@helder.com