, 5 juni 2013

Substitutie op zaaksgewijs archiveren

image for Substitutie op zaaksgewijs archiveren image Case

Normaal wordt er substitutie aangevraagd voor het werkproces met als gevolg dat documenten gedigitaliseerd worden of digitaal ontstaan. Uitgangspunt hierbij is dat er zaaksgewijs en volgens vaste procedures gewerkt wordt. Er wordt gestart bij de binnenkomst of het ontstaan van een zaak en de zaak wordt in zijn geheel digitaal afgehandeld. In de praktijk blijkt dit niet zo eenvoudig als het lijkt. De software vanwaaruit dit geregeld moet worden, is vaak post-/ archiefsoftware en voor de gebruiker van het werkproces niet zo vriendelijk om te bedienen.

Normaal wordt er substitutie aangevraagd voor het werkproces met als gevolg dat documenten gedigitaliseerd worden of digitaal ontstaan. Uitgangspunt hierbij is dat er zaaksgewijs en volgens vaste procedures gewerkt wordt. Er wordt gestart bij de binnenkomst of het ontstaan van een zaak en de zaak wordt in zijn geheel digitaal afgehandeld. In de praktijk blijkt dit niet zo eenvoudig als het lijkt. De software vanwaaruit dit geregeld moet worden, is vaak post-/ archiefsoftware en voor de gebruiker van het werkproces niet zo vriendelijk om te bedienen. Het kostenaspect voor koppelingen met workflowsoftware en archiefsoftware is vaak ook een overweging om opslag bij het archief buiten beschouwing te laten. Daarnaast is het veranderen van werkwijze in een organisatie een moeizaam proces.

Andere manier
Nadat we deze werkwijze in 2008 geprobeerd hebben in te voeren vanuit documentenbeheer en de medewerking vanuit de organisatie daaraan lastig was, hebben we besloten onze ondersteuning op een andere manier te organiseren.
Uitgangspunt is dat de organisatie digitaal documenten wil kunnen inzien, digitaal wil verwerken en het liefst op haar eigen manier wil blijven werken. Deze aspecten en het mislukken van het invoeren van zaaksgewijs werken, hebben ons genoodzaakt naar een andere manier te zoeken, waarbij we aan de wensen van onze ‘klanten’ kunnen voldoen en tegelijkertijd ons archief digitaal kunnen beheren.

We zijn gestart met het transformeren van de DIV-eenheid naar een informatieverwerkingseenheid. We richtten ons dus op het digitaliseren van de documenten aan de voor- en achterkant van de primaire processen. De start is daar waar wij ons als DIV-medewerkers het beste in thuis voelen: het ontvangen, registreren en beschikbaar stellen van de inkomende post en het organiseren van het archief. De organisatie kan op haar eigen manier blijven werken, waarbij wij de zaken regelen, waar we direct invloed op hebben.

Hoe is de transformatie verlopen
Postverwerking
We zijn volgens strakke/vaste procedures het sorteer-, scan- en registratieproces gaan ordenen. Daarnaast zijn er meerdere controlemomenten ingebouwd, waardoor de kwaliteit met sprongen vooruitging. Een ander aspect dat in deze transformatie van belang is, is het outsourcen van die gelijksoortige werkzaamheden die foutgevoelig en zijn en daar een-op-een een controle op uit te voeren. Door dit te doen hebben we bereikt dat de werkzaamheden beter inzichtelijk zijn geworden, waardoor ze ook beter te managen zijn. En dit heeft weer als voordeel dat het aanvragen van substitutie makkelijker wordt, omdat er volgens vaste procedures en controles gewerkt wordt. Het loggen van al deze werkzaamheden maakt de cirkel rond.

Archivering
Bij archivering wordt er ook volgens vaste procedures gewerkt. De hybride situatie die ontstaan is tijdens de behandeling van een primair proces, wordt bij de gemeente Tiel omgezet naar een digitale situatie. Hiervoor is programmatuur ontwikkeld die gegevens haalt uit ons post-/archiefsysteem en na verwerking weer opslaat in dit systeem. We kunnen daardoor geautomatiseerd verwerken en het bepalen waar een document bij hoort, wordt steeds op een gestandaardiseerde manier gedaan. De documenten worden aan reeds bestaande zaken gekoppeld of bij het ontbreken daarvan wordt een nieuwe zaak gestart, die vervolgens beperkt wordt geregistreerd. Na controle van de documenten worden de (digitale) reproducties opgeslagen en de papieren documenten worden volgens vaste procedures vernietigd.

Door op deze wijze te werken hebben we een grote winst geboekt op kwaliteit en kwetsbaarheid, maar zijn ook de kosten inzichtelijker en doen sterk vermoeden dat daar een terugloop is. Ook in de personele sfeer heeft een grote verandering plaatsgevonden. Er zijn geen medewerkers meer die alle werkzaamheden onder de knie moeten hebben. De werkzaamheden zijn duidelijker gesplitst in productie (sorteren, scannen), regie (controle) en beheer.

Schema van post en archiefverwerking volgens substitutienormen

RODIN Toets Archiveringsomgeving gemeente Tiel
In het afgelopen jaar heeft de gemeente Tiel een traject doorlopen, waarbij op basis van een bestaande richtlijn (in dit geval RODIN) de gehele archiveringsomgeving werd getoetst in een samenwerkingstraject tussen Van Bussel Document Services en het Regionaal Archief Rivierenland). Het doel van deze toets was om te bepalen in hoeverre de gemeente Tiel haar archiveringsomgeving dusdanig op orde heeft dat een substitutie, een vervanging van papieren archiefdocumenten door digitale versies, daadwerkelijk mogelijk is. En dat op een zodanige wijze dat voor het behoud van digitale archiefdocumenten geen onbeheersbare risico’s ontstaan, die tot verlies van informatie zouden kunnen leiden. Een toets of audit is een toetsing van de kwaliteit van processen, IT-omgevingen of elementen daarvan. Het is een systematisch en onafhankelijk onderzoek. Tijdens een audit wordt vooral gekeken naar de borging van de diverse processen, de werking daarvan en van de gebruikte middelen en de wijze waarop men die werking, die borging en dat beheer in procedures heeft vastgelegd. Gedurende de toets worden aantoonbare bevindingen vastgelegd. Deze bevindingen (audituitkomsten) geven de aanvrager (in dit geval de gemeente) inzicht over de mate waarin de organisatie voldoet aan het kwaliteitsniveau, zoals dat volgens de te toetsen richtlijn of wet wordt vereist.
Voor de start van de toets heeft de gemeente Tiel informatie verstrekt aangaande de eigen organisatie, de IT-beheeromgeving, het gebruikte computerplatform, de ondersteunende software, de visie die ten grondslag ligt aan het gebruik van de archiveringsapplicatie en een overzicht van de plannen inzake de nabije toekomst. Iedere eis uit de richtlijn is binnen een testomgeving individueel getoetst. Er is gedemonstreerd dat de specifieke eis of wens kan worden gerealiseerd. Daarnaast is bewijsmateriaal overlegd, waaruit blijkt dat de specifieke eis ook daadwerkelijk is geborgd. Hiervoor heeft de gemeente een Handboek Substitutie opgesteld, dat tijdens de toets mede is beoordeeld. De gemeente Tiel heeft allereerst een pre-audit doorlopen, waarbij werd bepaald aan welke eisen op dat moment wel of niet werd voldaan. In de definitieve toets is de omgeving vervolgens definitief getoetst. Deze definitieve toets heeft er bij de gemeente Tiel toe geleid dat een Verklaring van Compliance kon worden verstrekt.
De verstrekte Verklaring van Compliance is vermeld op de website www.vbds.nl onder de getoetste oplossingen.

14 februari 2013
Dr. Geert-Jan van Bussel
Van Bussel Document Services

Veel inspanning
Voor deze werkwijze van zaaksgewijs archiveren is substitutie verkregen voor alle te bewaren en te vernietigen documenten. De weg hiernaartoe heeft veel inspanning gekost. Bij de medewerkers is een verandering in de werkwijze doorgevoerd. Er is veel denk- en ontwikkelwerk aan voorafgegaan om tot deze werkwijze te komen. Hierbij moet gedacht worden aan het oplossen van de hybride situatie, controle op invoering van gegevens in de systemen, systemen op elkaar afstemmen, de doorlooptijden terugbrengen, ICT inrichten, SLA- en dienstverleningsovereenkomsten sluiten, mensen opleiden en dergelijke. Daarbij moest rekening gehouden worden met de wettelijke normen en RODIN-eisen (zie kader). Daarnaast moest de winkel gewoon open blijven. We hebben in dit proces gebruik gemaakt van de archiefinspecteur van het Regionaal Archief Rivierenland dhr. H. Huitsing en dhr. Van Bussel van Van Bussel Document Services. Beiden hebben op de achtergrond meegekeken en daar waar nodig dienden ze als klankbord. In december 2012 hebben we succesvol de audit doorlopen, waarmee de toestemming tot substitutie een feit is. Ook is in een pilot van een jaar gestart met de Karmac Groep, die alle nabewerkingen en registraties van de archiefdocumenten doet die gedigitaliseerd worden.
De organisatie heeft intussen ook niet stilgestaan en wil steeds meer digitaal gaan werken en de documenten digitaal beschikbaar hebben, tijd- en plaatsonafhankelijk. Wij zijn klaar om medewerkers daarin te ondersteunen en kunnen zelfs meer. De steun vanuit het management wordt steeds groter om digitaal en zaaksgewijs te werken, waardoor we nu dus als het ware van de achterkant naar de voorkant van het primaire proces gaan werken. We hopen op deze manier het zaaksgewijs archiveren te transformeren naar zaaksgewijs werken. Voor een aantal primaire processen werkt dit al.

Deze manier van werken is niet onopgemerkt gebleven. Vanuit andere gemeenten worden wij benaderd om uit te leggen hoe wij werken. Ook is de gemeente Tiel gevraagd om mee te werken aan een onderzoek van de Hogeschool van Amsterdam.

gstolk@tiel.nl, Gerda Stolk is projectleider in de gemeente Tiel.