‘t Vullen en archiveren van een zaakdossier

De aanpak bij het vullen en archiveren van een zaakdossier is gebaseerd op een zestal regels.

De aanpak bij het vullen en archiveren van een zaakdossier is gebaseerd op een zestal regels.

1. Alle werkprocesgebonden informatie die bij een zaak hoort, wordt beschouwd als zaakinformatie.
2. Zodra zaakinformatie beschikbaar is, wordt deze digitaal opgeslagen en gebundeld in een bij de zaak horend zaakdossier. De behandelend ambtenaar bewaart dus geen zaakinformatie meer in een persoonlijke directory, ook geen conceptteksten waaraan nog gewerkt wordt. Dit voorkomt dat informatie uit beeld raakt of – erger – zelfs niet vindbaar en toegankelijk is als bij bijvoorbeeld ziekte iemand anders het werk moet overnemen.
3. Zodra uit de combinatie van inhoud en context van zaakinformatie volgt dat die informatie met die inhoud in aanmerking komt voor archivering, wordt deze gearchiveerd. Daarmee wordt dus niet gewacht tot het afsluiten van een zaak. Dit voorkomt dat na het ontstaan van diverse versies van bijvoorbeeld een tekstdocument op enig moment niet meer duidelijk is wat daarvan wel en wat daarvan niet in aanmerking komt voor archivering.
4. Zodra informatie in het zaakdossier niet langer van betekenis is voor de zaak en het ook niet als ‘digitaal bewijs’ van het handelen van de organisatie gearchiveerd hoeft te worden, wordt deze informatie verwijderd uit het zaakdossier (en indien niet elders van belang ook vernietigd). Ook hier geldt dat uitstel gemakkelijk leidt tot onduidelijkheden op een later moment over versies, hun betekenis en hoe daarmee om te gaan wat betreft wel of niet bewaren.
5. Bij het afsluiten van een zaak wordt alle dan nog niet gearchiveerde zaakinformatie in het zaakdossier óf alsnog gearchiveerd óf verwijderd uit het dossier (en wederom indien van toepassing vernietigd).
6. Zodra bij het afsluiten van een zaak het zaakdossier nog slechts gearchiveerde zaakinformatie bevat, wordt dit dossier als geheel ook gearchiveerd.

Definities vanuit GEMMA
De fundamentele vraag wat onder archiveren wordt verstaan, leidt elders soms tot een stevige discussie. Hier verstaan we onder digitaal archiveren het opslaan en bewaren van informatie als digitale documentatie en digitaal bewijs van het handelen van de organisatie en de daarbij gebruikte informatie. De te archiveren informatie wordt daartoe opgeslagen:

• met bevroren, niet meer wijzigbare, content (inhoud);
• in een duurzaam digitaal formaat (bijvoorbeeld PDF/A);
• met alle metagegevens die op basis van de Archiefwet én in het kader van duurzame toegankelijkheid nodig zijn;
• met als statuskenmerk dat de informatie archief is en dat deze ook als zodanig bewaard en beheerd moet worden.

Het antwoord op de vraag wat een digitaal zaakdossier is, moet ook duidelijk zijn. Hier gaan we ervan uit dat het zaakdossier een digitale bundeling is van alle bij een zaak horende informatie. Die bundeling ontstaat door zaakinformatie op te slaan met een gemeenschappelijk kenmerk, in de praktijk het zaaknummer. In principe is alle bij een zaak horende informatie dan terug te vinden, zelfs als die informatie – in een geïntegreerde omgeving en in de fase van behandeling van een zaak – verdeeld is over meerdere systemen, bijvoorbeeld tekstdocumenten in een DMS (documentmanagementsysteem), zaakgegevens zoals statusinformatie in een zakensysteem of magazijn en reeds gearchiveerde zaakinformatie in een archiefsysteem. Door het labelen van al die informatie met een zaaknummer is toch sprake van een digitale bundeling, bij een verdeling over meerdere systemen ook wel virtueel zaakdossier genoemd.

Vullen van het zaakdossier
Het toepassen van de zes genoemde regels betekent dat een zaakdossier eerst gevuld raakt met zowel gearchiveerde als niet (of nog niet) gearchiveerde informatie. Een ontvangen aanvraag beschrijft een formele transactie en kan direct gearchiveerd worden. Maar de eerste versie van een conceptbesluit bij een complexe zaak (dat is een bruikbaar voorbeeld om een en ander toe te lichten) zal vaak nog geen formele betekenis hebben. Die versie wordt ongearchiveerd opgeslagen in het zaakdossier om er vervolgens aan verder te werken. Wordt een versie van zo’n tekstdocument definitief of krijgt het op een andere manier een formele betekenis (denk aan een conceptbesluit dat ter visie wordt gelegd), dan wordt zo’n versie wel gearchiveerd. Op die manier zal in eerste instantie zowel het nietals het welgearchiveerde deel van het zaakdossier in omvang toenemen, totdat naarmate de behandeling van de zaak vordert, meer en meer informatie ‘verhuist’ naar het gearchiveerde deel en deels ook wordt verwijderd. Daardoor zal vanaf een zeker moment het nietgearchiveerde deel van het dossier in omvang afnemen.

Archiveren van het dossier
Uiteindelijk zal naarmate het moment van afsluiten van de zaak nadert, de omvang van het nietgearchiveerde deel van het dossier richting nul gaan. Bij het daadwerkelijk afsluiten van de zaak móet dat ook nul zijn of worden. Want volgens regel 5 moet hetgeen dan nog niet gearchiveerd is, alsnog worden gearchiveerd of verwijderd en vernietigd. Zodra het dossier vervolgens alleen nog maar gearchiveerde informatie bevat, kan het ook als geheel worden gearchiveerd. Dat komt dan neer op het ‘bevriezen’ van de verzameling informatie die het zaakdossier in feite is, plus het waar nodig toevoegen of aanvullen van metagegevens op zaakdossierniveau. Daarna is het een niet meer veranderbare set documentatie geworden van de op dat moment afgesloten zaak. Toevoegen en verwijderen van informatie is niet meer mogelijk (uitgezonderd vernietiging of opschoning op basis van bewaartermijnen). Hiermee is het verhaal bij de plaat in figuur 1 verteld.

Figuur 1. Het vullen en archiveren van een zaakdossier

De plaat laat zien hoe in eerste instantie zowel het nietals het welgearchiveerde deel, respectievelijk het rode dynamische deel en het groene deel van het dossier in omvang toenemen. Totdat er informatie gaat ‘verhuizen’ van het rode naar het groene deel en tussentijdse werkversies ook worden verwijderd en ‘verdwijnen’ naar het grijze deel in de plaat. Is de zaak vervolgens eenmaal afgesloten en is alles gearchiveerd, dan resteert nog slechts inhoud in het groene deel.

Varianten
Op het hier beschreven concept zijn varianten mogelijk. Soms is er bewust voor gekozen om het anders te doen, maar niet zelden is de reden dat organisaties nog onderweg zijn richting volledig digitaal werken en goed digitaal informatiebeheer.

Een nog vaak voorkomende variant is die waarbij zaakinformatie pas wordt toegevoegd aan het digitale zaakdossier als het een te documenteren betekenis heeft gekregen en dus archiefwaardig is. De behandelend ambtenaar slaat concepten waaraan hij/zij nog werkt, dan vaak op in de eigen digitale opslagruimte oftewel het persoonlijke domein, met als gevolg risico’s zoals hiervoor genoemd.

Een geheel andere variant is die waarbij men wel alle zaakinformatie in het zaakdossier opslaat, dus ook conceptversies van tekstdocumenten, maar waarbij men daarna geen energie meer steekt in het ‘opschonen’ van datzelfde dossier. Bij het afsluiten van de zaak gaat er dan bij wijze van spreken ‘een strik om het geheel’ en dat is dan het gearchiveerde dossier, met daarin dus ook alle conceptversies van tekstdocumenten die ooit zijn ontstaan. Deze variant wordt wel eens verdedigd met de opmerking dat digitale opslagruimte tegenwoordig goedkoop is. Dat is juist, maar tegelijkertijd minder relevant dan de vraag of zo’n dossier wel beschouwd mag worden als zijnde ‘geordend’ in de zin van de Archiefwet.

Nog weer een andere variant is die waarbij men wel alle zaakinformatie direct in het zaakdossier opslaat, maar waarbij men met het opschonen en archiveren van de inhoud wacht tot het moment van afsluiten van de zaak. Het risico dat dan optreedt, is ook al genoemd: meer kans op vergissingen bij het dan alsnog bepalen wat weg kan en wat gearchiveerd moet worden.

De plaat kan ook uitgebreid worden, bijvoorbeeld met wat er na het afsluiten van een zaak met het dan gearchiveerde zaakdossier gebeurt. Daarvoor zijn op dossierniveau twee handelingen in beeld:

• het vernietigen van het dossier, bij nietblijvend te bewaren dossiers, na het verlopen van de bewaartermijn op dossierniveau;
• het overbrengen van het dossier van een digitale archiefruimte naar een digitale archiefbewaarplaats.

Bij een blijvend te bewaren dossier is alleen sprake van overbrenging (na uiterlijk twintig jaar). Maar bij een nietblijvend te bewaren dossier kan zowel sprake zijn van alleen vernietiging als van eerst overbrenging en daarna alsnog vernietiging. Die laatste situatie zal zich vaker gaan voordoen als organisaties in de toekomst bij het aansluiten op edepotsystemen gaan kiezen voor zogenoemde vervroegde overbrenging.
Figuur 2 toont hoe dergelijke op het gehele dossier gerichte handelingen een plek kunnen krijgen in de plaat.

Figuur 2. Het vullen en archiveren van een zaakdossier plus overbrengen en vernietigen

Stel niet uit
De rode draad in hetgeen hier beschreven is, is: stel handelingen niet uit als eenmaal duidelijk is wat er moet gebeuren. Hoe langer de organisatie daarmee wacht, des te groter is de kans op vergissingen bij het later alsnog uitvoeren van die handelingen.
Een andere rode draad is: houd het overzichtelijk, oftewel: bewaar en archiveer niet alles. Hoe meer informatie met geen of weinig betekenis in het dossier zit, hoe lastiger het is om later nog terug te vinden wat wel belangrijk is en was.

Praktijkvoorbeelden
Bij andere keuzes verandert de inhoud van de plaat, maar blijft de opzet vaak wel bruikbaar om te laten zien hoe die andere keuzes uitpakken. Dat betekent dat organisaties ook de eigen situatie, bestaand of gewenst, op de plaat kunnen afbeelden. Dat kan zelfs praktijkvoorbeelden opleveren die interessant zijn voor anderen. Als daar ook nog een toelichting bij hoort, dan zijn die op landelijk niveau zeer welkom. Dat zou, in goed overleg, zelfs een plek kunnen opleveren op de wiki’s van NORA en/of GEMMA.

adrie.spruit@ictu.nl, adrie.spruit@kinggemeenten.nl, Adrie Spruit is werkzaam als informatiearchitect e-overheid bij zowel ICTU waar hij voor NORA werkt aan het thema Digitale duurzaamheid³, als bij KING waar hij werkt aan het onderdeel Informatiebeheer en Digitale duurzaamheid⁴ van GEMMA.

¹ De baseline bestond uit meerdere delen en was vastgesteld als een onderdeel van GEMMA, de landelijke referentiearchitectuur voor de processen en de informatievoorziening van gemeenten.
² Als afbeelding reeds getoond in het openingsartikel van het januarinummer van dit jaar.
³ http://www.noraonline.nl/wiki/Digitale_Duurzaamheid
⁴ http://www.gemmaonline.nl/index.php/Informatiebeheer_en_Digitale_duurzaamheid