, 7 november 2017

The paperless office

image for The paperless office image Column

In oktober 1985 woonde ik – toen net een maand werkzaam bij Financiën – een bijeenkomst bij met als onderwerp ‘The paperless office’. Dat is nu ruim dertig jaar geleden…

De informatiehuishouding voor het rijk is een veelkoppig monster. Niet omdat het zo ingewikkeld is, maar omdat er vele ego’s en vele belangen zijn. Neem het bonnetje van Teeven. Om persoonlijke en politieke redenen (belangen) is dat bonnetje achtergehouden.

In oktober 1985 woonde ik – toen net een maand werkzaam bij Financiën – een bijeenkomst bij met als onderwerp ‘The paperless office’. Dat is nu ruim dertig jaar geleden…

De informatiehuishouding voor het rijk is een veelkoppig monster. Niet omdat het zo ingewikkeld is, maar omdat er vele ego’s en vele belangen zijn. Neem het bonnetje van Teeven. Om persoonlijke en politieke redenen (belangen) is dat bonnetje achtergehouden.

Waar het bij informatiehuishouding om gaat is de beschikbaarheid van en continuïteit in informatie. Die informatie dient om te informeren (op de hoogte te stellen), te bewijzen/ verantwoorden (onderbouwing/staving, zowel inhoudelijk als juridisch) en te onderzoeken (hoe zat dat/hoe is dat proces verlopen?) of een combinatie hiervan.

Dat geldt niet alleen voor het rijk, maar voor elke instantie.

Maar voor het rijk gelden wetten, bijv. de Archiefwet. Die schrijft voor dat belangrijke informatie (informatie die voor eeuwige bewaring in aanmerking komt) minstens honderd jaar leesbaar moet blijven. Als je dat als uitgangspunt neemt, ben je al een heel eind. Voor papier is dan van belang dat het papier niet vergaat, voor digitale systemen dat ze uitgebreid gedocumenteerd zijn en blijven, nog afgezien van de nodige back-ups en andere maatregelen om de inhoud (gegevens/data) niet kwijt te raken.

Wereldwijd zijn er applicaties die zowel de dagelijkse informatiestroom als de archieffunctie aankunnen (RMA’s). Voorbeelden daarvan zijn te vinden in het rapport ‘Het onthouden behouden’ (2000).

Ik heb helaas moeten meemaken dat een plv. SG bij Financiën – eenmaal kennisgenomen hebbend van dit rapport – uitsprak er “intellectueel overspannen van te raken.” Naast belangen en ego’s speelt dus ook het element ‘intelligentie’ een rol.

Om die ego’s/belangen/intelligentie in goede banen te leiden en de informatiehuishouding van het rijk van het begin tot het eind op orde te hebben, is een sterke organisatie nodig met de nodige doorzettingsmacht en -kracht. Ik zie hier een rol voor de departementale CIO’s onder leiding van de centrale CIO. Die moeten dan wel eerst een proeve van bekwaamheid afleggen.

Vervolgens tekenen ze een convenant, waarin vastgelegd wordt dat ze binnen drie jaar na ondertekening de informatiehuishouding van het rijk op orde zullen hebben en houden volgens een set hoofdlijnen en principes, die internationaal erkend zijn.

Een aspect van die hoofdlijnen betreft de discipline die ambtenaren in acht moeten nemen om de informatie in de systemen bij te houden/te archiveren c.q. op tijd weg te doen. Dat kunnen we te zijner tijd aan robots overlaten. Andere optie: wellicht lukt het om de informatie van zodanige meta-informatie te voorzien, dat de informatie die bewaard moet blijven, c.q. op termijn vernietigd moet worden, zelf daarvoor zorgt.

Dan zitten we al dicht tegen predictive analytics aan, die wellicht crises kunnen voorkomen, mits de indicatoren op grond waarvan die analytics hun voorspellingen doen wereldwijd volkomen veilig in stand gehouden worden.

j.c.p.simons@minfin.nl, Hans Simons is directiesecretaris bij de Rijksauditdienst van het ministerie van Financiën.

Magazine

OD Magazine
Vakblad Overheidsdocumentatie, Od, is het netwerkplatform voor informatieprofessionals bij de overheid en non-profitsector. Met aandacht voor ontwikkelingen in het vakgebied, best practices, samenwerking, persoonlijke ontwikkeling, valkuilen en dilemma's geven wij een kijkje in de keuken van de informatieprofessional bij overheden en de non-profitsector.
Meer magazines >>