Eind vorig jaar is de gemeente Tilburg een project gestart om alle digitale bestanden per afdeling te inventariseren en te verhuizen naar Microsoft 365. Bij de inrichting van deze cloudomgeving houdt ze meteen rekening met bewaartermijnen, dataclassificatie en privacy. Ook heeft ze een gedegen adoptiestrategie opgezet om iedereen mee te krijgen in deze verandering. Het leverde haar in 2023 de Od Kwaliteitsaward IHH (informatiehuishouding) op.
De aanleiding om deze reis te starten was het opruimen van de ongestructureerde informatie op onze netwerkschijven,’ vertelt Jolanda Polkamp, teammanager informatie, beheer & control van de gemeente Tilburg. ‘Onze mensen werkten tot voor kort met een G-schijf voor de afdelingen, een P-schijf voor projecten en een H-schijf voor persoonlijke bestanden. Het ging om terabytes, om wel meer dan 14 miljoen bestanden. Het was zoveel dat het onbevattelijk was geworden en niet meer te beheren was. Dat was een doorn in ons oog. Ook kwamen er kwesties als privacy naar voren, en zagen we steeds meer datalekken op die netwerkschijven ontstaan. Denk aan informatie zoals persoonsgegevens die daar niet mocht staan.’ Ook kon Tilburg niet voldoen aan wet- en regelgeving, vult Roland van Abel, adviseur Informatiebeheer, aan. ‘Vanuit de Archiefwet worden verschillende eisen gesteld. Een daarvan is dat informatie duurzaam toegankelijk wordt. Dat kun je niet garanderen als je de bestanden op netwerkschijven laat staan. Bestandsformaten verouderen, en door de enorme hoeveelheid raken documenten zoek. We wilden meer grip krijgen.’ Daarom startte de gemeente 8 jaar geleden met een onderzoek naar hoe ze al die bestanden op de schijven beter konden archiveren. ‘Door COVID-19 kwamen we in aanraking met Microsoft 365, en dat bleek daarvoor de beste tool te zijn.’
Aanlooptijd
Het project is na een lange voorbereidingstijd eind 2022 gestart. Sindsdien worden alle medewerkers van de gemeente getraind om hun documenten en data beter op te slaan, op Teams/SharePoint of OneDrive, en niet meer op netwerkschijven. Het succes van het project zit hem in de voorbereiding, vertelt Van Abel. ‘Daarin zijn we uniek. We hebben echt een uitgebreide aanlooptijd gehad met inzet van proeftuinen, de ontwikkeling van materialen voor de trainingen. We moesten het bij mensen laten doordringen dat dit nodig was en dat we het grondig moesten doen. Met het team adviseursinformatiebeheer hebben we bijvoorbeeld 3 maanden achter elkaar allerlei dingen kunnen uitproberen in een testomgeving.’ ‘Daardoor hadden we echt de tijd voor use cases, en hoe die werken in de praktijk. Toen kwamen SharePoint en OneDrive naar voren als meest geschikte tools om documenten beter gestructureerd te bewaren. Die keuze hebben we eerst getest in de proeftuin. Welke retentietermijnen hanteren we grofweg? Welke dataclassificatielabels en privacyaspecten gaan we gebruiken?’
*Dit is het eerste deel van een artikel uit Od 33: Od Kwaliteitsawards. Lees hier verder
De inschrijving voor de Od Kwaliteitsawards 2024 is geopend! Verdient jouw organisatie de aanmoedigingsprijs? Schrijf je dan nu in via het aanmeldformulier.
Beeld: RCIHH
