In 1997 deed Jeff Rothenberg de vaak geciteerde en ironische uitspraak “Digital documents last forever – or five years which-ever comes first”; helaas moeten we vaststellen dat dit vaak nog het geval is.
In 1997 deed Jeff Rothenberg de vaak geciteerde en ironische uitspraak “Digital documents last forever – or five years which-ever comes first”; helaas moeten we vaststellen dat dit vaak nog het geval is. Een jaar later riep Rothenberg bibliotheken en overheidsorganisaties op om het voortouw te nemen en samen te werken in de ontwikkeling van beleid op het gebied van digitale duurzaamheid, tegenwoordig ook duurzame toegankelijkheid genoemd.2 In Nederland waren en zijn er veel initiatieven op het gebied van digitale duurzaamheid, bijvoorbeeld het Testbed Digitale Duurzaamheid, DANS en nu ook de NCDD. De eerste taak van de coalitie was het uitvoeren van een Nationale Verkenning op het gebied van digitale duurzaamheid. Het rapport ‘De toekomst van ons digitale geheugen, duurzame toegang tot informatie in Nederland’ is hiervan het eerste product. De NCDD heeft tot doel wat onder andere Rothenberg al heeft voorgesteld. Ze brengt, waar mogelijk, organisaties uit verschillende sectoren met elkaar in contact om deze te laten samenwerken. Tijdens de werkconferentie op 18 september waren deelnemers uit de sectoren overheid, wetenschap en cultuur vertegenwoordigd en konden contacten gelegd worden.
Knelpunten
In het rapport zijn tien belemmeringen/knelpunten voor het realiseren van duurzame toegankelijkheid beschreven. De belangrijkste punten werden tijdens de werkconferentie uitgebreid besproken:
- het gebrek aan bewustzijn,
- het gebrek aan financiering,
- het individuele belang van de producent strookt niet met het algemene belang.
Deze punten werden behandeld tijdens de ochtendsessies. Elke sector sprak onderling over de herkenbaarheid van de knelpunten en over eventuele sectorspecifieke aanvullingen op het rapport.
Verdere knelpunten uit het rapport waren: gebrek aan informatie en kennis over duurzame toegang; gebrek aan betrouwbare opslagcapaciteit; gebrek aan menskracht, IT capaciteit; gebrek aan concrete praktische gereedschappen, gebrek aan diensten, gebrek aan een organisatie die is aangepast aan het digitale tijdperk. Naast deze gebreken is de algemene staat van de informatiehuishouding een punt van zorg.
Tijdens de middagsessie werd gesproken over de aanbevelingen uit het rapport. De aanbeveling dat er een landelijke infrastructuur voor duurzame toegang gerealiseerd moet gaan worden, werd erkend als de belangrijkste. Daarnaast werd in de middag gesproken over eventuele oplossingen van de knelpunten.
Opvallend was dat binnen de drie sectoren voornamelijk gediscussieerd is over het gebrek aan bewustzijn over de duurzame toegankelijkheid. Ook is veel gesproken over financiering van de duurzame toegankelijkheid. Wel gaf elke sector een eigen specifieke invulling aan deze onderwerpen.
Eenmalige bijdrage
De sector overheid heeft zich in haar sessie bezig gehouden met de manier waarop men het belang van duurzame toegankelijkheid kan overbrengen aan de politiek. Vanuit de politiek dient ook budget beschikbaar te komen om effectief aan de slag te kunnen gaan met de duurzame toegankelijkheid. Vandaar dat deze vraag centraal stond. Door de bewustwording te vergroten creëert men mogelijkheden om waar nodig de wet aan te passen en de landelijke infrastructuur te organiseren. Voor de financiering werden vergelijkingen gemaakt met de verwijderingsbijdrage voor huishoudelijke apparaten.
Een soortgelijk systeem kan ook voor digitale dossiers gaan werken.
De producent van een digitaal dossier betaalt dan een eenmalig bedrag voor het onderhoud en de opslag voor de dossiers gedurende de bewaartermijn. Dit is vergelijkbaar met de doorberekening van de kosten voor de opslag van fysieke dossiers, zoals nu ook al bij veel organisaties gebeurt. Dit voorstel leidde tot een interessante discussie die door tijdgebrek helaas niet kon worden afgemaakt.
Wie betaalt bepaalt
Het probleem van duurzame toegankelijkheid ligt bij de sector wetenschap voornamelijk bij het probleem dat het belang van de producent niet overeenkomt met het gezamenlijke belang. Data worden niet gemakkelijk gedeeld, waardoor het gevaar bestaat dat data op termijn niet meer toegankelijk zijn, omdat ze niet op de juiste manier beheerd worden. Hier dienen wetenschappers zich van bewust te worden. Doordat de wetenschap vaak extern gefinancierd wordt, is er een oplossing voorhanden om de voorwaarde op te nemen dat wie betaalt bepaald wat er met de data gaat gebeuren.
De NWO (een partner van de NCDD) is hier groot voorstander van, zodat de onderzoeken die zij financieren ook openbaar en toegankelijk voor iedereen worden. Voordat dit algemeen ondersteund wordt door de gehele wetenschap, dient men voor dit idee meer draagvlak te creëren.
Gezamenlijk investeren
De sector cultuur had te maken met afgevaardigden van voornamelijk grote archiefinstellingen. Kleine instellingen en musea ontbraken helaas op de werkconferentie. Hierdoor rees de vraag of er binnen de eigen beroepsgroep al voldoende bewustzijn is voor het vraagstuk van duurzame toegankelijkheid.
Duurzaam toegankelijk zijn brengt hoge investeringen met zich mee, waardoor het niet wenselijk werd geacht dat elke instelling apart een depot voor digitale stukken gaat bouwen. Ook kan niet elke instelling budget bij elkaar brengen om een depot te realiseren. Door gezamenlijk te investeren kan men tot een oplossing komen. Dit is een conclusie die ook door de andere twee sectoren werd ondersteund.
Alle neuzen dezelfde kant op
Tijdens de afsluitende discussie werd gesproken over de toekomst en de rol van de NCDD in het aanpakken van het probleem van de duurzame toegang. Men zag een coördinerende makelaarsrol voor de NCDD in het bundelen en in kaart brengen van initiatieven. Tijdens de conferentie zijn er geen concrete voorstellen of actiepunten opgesteld voor de NCDD en de deelnemers. Het grootste winstpunt van de werkconferentie ligt erin dat binnen de drie sectoren nu alle neuzen dezelfde kant op staan.
Hopelijk gaat de NCDD meer werkconferenties organiseren waarin deelnemers uit de overheid, wetenschap en cultuur meer met elkaar in gesprek kunnen gaan en van elkaar kunnen leren. Op die manier komen we misschien tot oplossingen voor het probleem van digitale duurzaamheid en kunnen er concrete stappen gezet worden. Want zolang we niet gericht aan een oplossing gaan werken blijven digitale documenten altijd bestaan (ook waar dat niet wenselijk is) of slechts vijf jaar “whichever comes first”.
1 NCDD, De toekomst van ons digitaal geheugen, duurzame toegang tot informatie in Nederland, (2009).
2 Jeff Rothenberg, Digital information last forever – or five years, whichever comes first, (1997) en Jeff Rothenberg, Avoiding technological Quicksande, Finding a viable technical foundation for digital preservation, (1998).
