9 februari 2015

Toepassingsprofiel in Haarlem

image for Toepassingsprofiel in Haarlem image

Het Toepassingsprofiel Metadata Lokale Overheid (TMLO) is de nieuwe standaard voor metadatering bij de decentrale overheden. In een reeks artikelen worden lezers van Od geïnformeerd over opgedane ervaringen, zodat zij ermee aan de slag kunnen.

Het Toepassingsprofiel Metadata Lokale Overheid (TMLO) is de nieuwe standaard voor metadatering bij de decentrale overheden. In een reeks artikelen worden lezers van Od geïnformeerd over opgedane ervaringen, zodat zij ermee aan de slag kunnen. De gemeente Haarlem vertelt in dit tweede artikel hoe zij te werk ging.

Een tablet, een smartphone, een documentmanagementsysteem (DMS), een gemeenschappelijke digitale schijf, een persoonlijke schijf: het zijn allemaal middelen die ambtenaren tegenwoordig gebruiken bij het uitvoeren van hun werkzaamheden. Digitaal is het sleutelwoord van de tijd waarin we leven. Informatie bestaat niet langer uit papieren documenten, maar wordt vooral digitaal aangemaakt en beheerd.

Omslag naar digitaal
Maar wat betekent deze omslag voor de afdeling Documentaire Informatievoorziening (DIV) van overheidsorganisaties? Conform de Archiefwet draagt het college van B&W zorg voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organisatie. Een taak die veelal gemandateerd is aan een afdeling DIV, waar in de uitvoering wordt gewerkt aan de duurzame bewaring en toegankelijkheid van informatie. DIV’ers maken dossiers aan en voeren taken uit als waardering, selectie en vernietiging. En deze taak zien wij nog steeds, ook in de digitale wereld. Maar wel zien we een omslag in de manier waarop deze zorg wordt uitgevoerd of hoe dit uitgevoerd zou moeten worden; de zorg voor het behouden van de toegankelijkheid van papier is heel wat anders dan de zorg voor het behouden van de toegankelijkheid van digitale informatie.

De veranderende DIV
Waar in papieren situatie nog de mogelijkheid bestaat om documenten achteraf netjes te ordenen, om de beschrijvingen of andere kenmerken later nog de verbeteren, is dit bij digitale informatie minder vanzelfsprekend. Als digitale informatie wordt aangemaakt, worden er door de opsteller direct metadata aan de informatie gekoppeld. Denk daarbij aan het meegeven van een onderwerp, het toekennen van een zaaktype met de bijbehorende informatie als een bewaartermijn, een classificatiecode en een resultaattype.
In de papieren situatie is DIV het laatste sluitstuk van het proces, in de digitale situatie is de positie van DIV naar de voorkant geschoven. Het informatiebeheer moet aan de voorkant al op orde zijn. DIV speelt juist al bij het aanmaken van informatie een grote rol. Geen uitvoerende, stille functie meer, maar een actieve, regiehoudende en op de voorgrond tredende rol. De nieuwe DIV’er, die de zorg voor duurzame ontsluiting van digitale informatie voorop stelt, houdt regie op het toekennen van metadata1 al bij de start van een informatieproces. Hij houdt zich bezig met zaken als: ‘In hoeverre kan ik metadata automatisch door het systeem al koppelen aan digitale informatie’, ‘Kunnen we de inrichting van het systeem daarvoor aanpassen?’, ‘Hoe organiseer ik sturing op het juist toekennen van metadata?’, ‘Hebben we voldoende informatie om de benodigde metadata mee te geven?’ of ‘Hoe zorg ik ervoor dat medewerkers en managers zich bewust zijn van het belang van het toekennen van metadata zodat ze het goed doen?’. De nieuwe DIV’er houdt voorafgaand aan de verschillende werkprocessen die bij de organisatie worden uitgevoerd, al rekening met de toegankelijkheid van de informatie in de toekomst.

Instrument TMLO
Om de toegankelijkheid van digitale informatie te waarborgen heeft het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING), in samenwerking met Archief2020, in mei 2014 een standaard voor metadata samengesteld, het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO). Het is de bedoeling dat lokale overheden aan de slag gaan met het koppelen van deze begrippen aan digitale informatie. Een standaard voor metadatering zorgt ervoor dat digitale informatie door verschillende personen binnen verschillende organisaties op dezelfde manier te interpreteren en bovendien betrouwbaar, uitwisselbaar én duurzaam te beheren is. Wanneer iedere overheidsorganisatie zich hieraan conformeert, kan over de informatie geen onduidelijkheid meer bestaan. Deze standaard is een belangrijke mijlpaal bij het digitaal werken én digitaal archiveren. Immers; digitaal archiveren is een voorwaarde voor het digitaal werken.

Aan de slag met het TMLO
Stap 1: Maak een overzicht van al je metadata. Breng de handmatig toegevoegde metadata (‘boven water’) in kaart en ook alle geautomatiseerde metadata (‘onder water’).
Stap 2: Gebruik een invulformat en vul de velden van het TMLO met je eigen metadata.
Stap 3: Inventariseer welke metadata je over hebt én welke metadata jouw organisatie toch echt wilt meegeven aan digitale informatieobjecten.
Stap 4: Houd je nog lege velden over in het TMLO? Ga het gesprek aan met betrokken partijen en los het op!

Ervaringen uit Haarlem
Stinie Francke, archiefinspecteur bij het NoordHollands Archief en Josine van Yperen, senior medewerker DIV van de gemeente Haarlem zijn in de pilot ‘Uitplaatsing digitaal archief gemeente Haarlem’ in 2014 samen begonnen met het mappen van de metadata van de gemeente Haarlem naar de begrippen uit het TMLO. De eerste stap die zij hierin hebben gezet, wijkt af van het stappenplan uit het TMLO.2 Het leek de dames eenvoudiger te beginnen met het in kaart brengen van ‘over welke metadata beschikt de gemeente allemaal?’. Welke gegevens worden er handmatig bij een zaak in het documentmanagementsysteem geregistreerd en welke gegevens worden, bijvoorbeeld door de koppeling met een zaaktype of door technische handelingen op de achtergrond, automatisch toegevoegd. Wanneer dat in kaart gebracht is, kun je gaan kijken welke metadata daarvan ook door het TMLO ‘gevraagd’ worden. “Dat was nog niet zo eenvoudig”, zegt Josine van Yperen. “Het is lastig dat de namen van de begrippen van metadata die wij binnen de gemeente Haarlem bijhouden, niet per se overeenkomen met de namen van de begrippen in het TMLO. Er moet als het ware een vertaling worden gemaakt.” Stinie Francke vult aan: “Het TMLO is gebaseerd op de Richtlijn Metagegevens Overheid die op haar beurt weer is gebaseerd op de NEN ISO norm 23081. Dit zijn theoretische uitgangspunten. De huidige praktijk van het registreren bij overheden staat ver af van de gebruikte woordkeuze in het TMLO.” Mirjam Bakker, adviseur digitale informatie, bezoekt in haar functie veel gemeenten en herkent dit probleem; de namen van de waarden van het TMLO zijn niet altijd letterlijk terug te vinden in de systemen van de gemeenten: “Maar laat je dit niet weerhouden om aan de slag te gaan met het TMLO!”

Wanneer je het overzicht hebt gemaakt van welke metadata je kwijt kunt in het TMLO, is het resultaat dat je inzichtelijk hebt gemaakt welke velden van het TMLO leeg blijven én welke metadata jouw organisatie wel vastlegt, maar niet kwijt kan in de verschillende elementen van het TMLO. De volgende stap is dan ook te bepalen welke metagegevens jouw organisatie toch echt mee wil geven aan de digitale informatieobjecten. Het is goed als er voor de organisatie ook vastgelegd wordt welke metadata er voor eigen bedrijfsvoering van belang zijn. Deze derde stap komt overeen met de eerste stap in hoofdstuk 3 ‘Zelf aan de slag’ van het TMLO, een stap die nu makkelijker te zetten is met enige voorkennis.
Wat dan nog overblijft, zijn misschien een paar elementen uit het TMLO waarvoor jouw organisatie geen gegevens vastlegt. Josine van Yperen: “In ons DMS leggen we bijvoorbeeld wel op zaakniveau vast welke classificatiecode van de BAC het betreft, maar zoals het TMLO vraagt, zouden we eigenlijk ook moeten registreren welke categorie (in tekst) het betreft en uit welke editie van de BAC dit is overgenomen. Hier zullen we wellicht moeten kiezen voor een kleine aanpassing in het DMS zodat ook dit (automatisch) wordt vastgelegd. Deze jarenlang gebruikte codering willen we graag ook in de toekomst als constante bewaren.”

Francke en Van Yperen beamen vooral gewoon te beginnen met het TMLO: “Ga de samenwerking aan met andere DIV’ers en informatieprofessionals én met de archiefinspecteur of medewerkers van de archiefbewaarplaats. Met de verschillende invalshoeken bij elkaar, kom je een heel eind. En als je er dan mee bezig bent, deel dan jouw kennis en ervaringen weer met andere professionals in het land.”
Er is een aparte groep ‘Metadata’ op informatie2020.pleio.nl3 en ook op het netwerk BREED is een discussiegroep speciaal voor het TMLO.4 Het NHA is in samenwerking met het NA bezig met een invulformat voor het mappen van de eigen metadata met het TMLO. Wanneer dit instrument gereed is, zal het ook op deze platforms beschikbaar worden gemaakt. Zo vinden we samen het wiel één keer uit! Een laatste tip: ook de NENISO norm 23081 bevat een tool om aan de slag te gaan met een metadataschema. Een self-assesment checklist is opgenomen in deel drie van deze norm over metagegevens voor archiefbescheiden.

Tot slot
De dames zijn het erover eens: het is heel goed dat het toepassingsprofi el er is, maar nu is het zaak om ermee te beginnen: om aandacht te besteden aan een goede inbedding van het metadatamodel, zowel bij lokale overheden als bij de archiefbewaarplaatsen waar zij op aangesloten zijn. Ook zullen wij als sector een manier moeten vinden om leveranciers van informatiesystemen voor de overheid mee te laten denken mee te laten werken om hun DMS’en steeds meer en vaker automatisch metadata te laten toekennen. Dán zijn we weer een stapje verder op weg naar een betrouwbare overheid; Wij zorgen ervoor dat informatie betrouwbaar is, dat het geheugen van de organisatie volledig is, dat informatie kan worden uitgewisseld, makkelijker kan worden teruggevonden en dat het handelen van de overheid kan worden verantwoord naar burger en bestuur. Wíj zorgen voor de toegankelijkheid van de toekomst.

jvyperen@haarlem.nl, Josine van Yperen is senior medewerker DIV bij de gemeente Haarlem.  
Stinie.Francke@noord-hollandsarchief.nl, Stinie Francke is archieftoezichthouder, bij het Noord-Hollands Archief
mirjam.bakker@noord-hollandsarchief.nl, Mirjam Bakker is adviseur digitale informatie bij het Noord-Hollands Archief.


1 Metadata zijn data over data, gegevens over gegevens. Hiermee kan informatie over de inhoud, context, structuur, vorm en beheer van archiefbescheiden worden vastgelegd.
2 Bekijk Hoofdstuk 3: ‘Zelf aan de slag’ uit het TMLO van KING.
3 https://informatie2020.pleio.nl/groups/profile/27717192/metadata
4 http://www.breednetwerk.nl/group/archief2020/forum/topics/toepassingsprofiel-metadata-lokale-overheid