Toepassingsprofiel in Utrecht

Het project Pilot e-depot is uitgevoerd samen met Het Utrechts Archief en is een van de projecten vanuit Archief 2020.

Het project Pilot e-depot is uitgevoerd samen met Het Utrechts Archief en is een van de projecten vanuit Archief 2020. De pilot omvat een aantal werkpakketten: het inbedden van het TMLO in het Utrechtse informatiebeheer, het toetsen van de Utrechtse Referentiearchitectuur op duurzaamheidsaspecten, het ontwikkelen van een methode om blijvend te bewaren digitale informatie te selecteren, en het overplaatsen van een digitaal archief uit een DMS naar het e-depot volgens het TMLO.

Werken onder architectuur
Het adopteren van de KING-standaard TMLO past bij de gemeente Utrecht in haar lijn van ‘werken onder architectuur’. Utrecht werkt volgens één programma governance, dat het gehele traject van strategievorming tot realisatie van haar informatievoorziening beslaat. Architectuur maakt hier deel van uit. In dat traject worden de (gemeentebrede en sectorale) afspraken vastgelegd rond de belangen van de bedrijfsvoering, de omgang met informatie in de werkprocessen en de benodigde techniek/IT.
De gemeentebrede principes zijn in Utrecht vastgelegd in de Utrechtse Referentiearchitectuur (URA) en het kwaliteitssysteem voor documentaire informatie. URA en kwaliteitssysteem liggen in elkaars verlengde en groeien bovendien steeds meer naar elkaar toe. Utrecht beschouwt het TMLO als integraal en logisch instrument in de lijn van de aanvraag voor producten en diensten, de afhandeling van zaken volgens de standaard RGBZ (Referentiemodel Gemeentelijke Basisgegevens voor Zaken) en de digitale dossiervorming in het algemeen. Utrecht maakt daarbij gebruik van een Alfresco DMS/RMA.

Kwaliteitssysteem documentaire informatie
Het kwaliteitssysteem, in Utrecht vastgesteld door de directieraad, ligt in het verlengde van de Archiefverordening en het Besluit informatiebeheer. Het reikt een deel van de principes aan waarlangs de ICT-governance is georganiseerd. Het kwaliteitssysteem legt elf leidraden vast, bijvoorbeeld wat te doen bij een organisatiewijziging, wat betekent duurzaamheid, hoe ziet de classificatie eruit, wat betekent het voor opleidingen, en wat voor metadata: de leidraad metagegevens.
De zienswijze rondom metadata was in Utrecht al gemeengoed door het volgen van de Rijksversie van het Toepassingsprofiel, maar die zienswijze vroeg om actualisatie met de komst van het TMLO. Een dergelijke aanpassing ligt overigens in lijn van de algehele werking van het kwaliteitssysteem, namelijk het zetten van beheersbare stappen om daarmee steeds beter te ‘werken onder architectuur’. Ontwikkelingen zoals het e-depot en het TMLO worden aldus integraal onderdeel van de gemeentebrede informatiearchitectuur.

De leidraad metagegevens gaat in Utrecht niet alleen over duurzaamheid, maar vooral ook over interoperabiliteit. Om informatie goed te kunnen uitwisselen tussen beheeromgevingen, moet er voorzien zijn in de uitwisseling van de metagegevens, waarmee die informatie wordt beheerd. Een architectuur, waarbinnen diverse informatiesystemen met elkaar communiceren, kan daarom alleen goed werken als er standaarden gebruikt worden voor gegevensuitwisse  ling en er vaste afspraken zijn over de structuur, semantiek en context van de (meta)informatie. Het toepassingsprofiel wordt als zodanig in Utrecht ‘onder architectuur’ ingezet.
De toepassing van het TMLO zal in Utrecht naast duurzaamheid ook de publieke dienstverlening ten goede komen, van het klantcontactcentrum (KCC) tot het loket van de archiefinstelling. Burgers en bedrijven willen immers de informatie die hen aangaat, snel en eenduidig kunnen vinden en raadplegen. Dat is een gemeenschappelijk hoofddoel van informatiearchitecturen en toepassingsprofielen.

Openstaande vragen
Natuurlijk blijven er nog genoeg te beantwoorden vragen over. Een actueel vraagstuk – en dat vraagt ook in Utrecht om nader onderzoek – is de positie van het e-depot in de lijn van zaakgericht werken en de zoektocht naar de effecten van het al dan niet ‘uitplaatsen’ van digitale informatie. Bij uitplaatsing wordt informatie al beheerd in een e-depot, voordat de juridische overbrenging naar de archiefbewaarplaats plaatsvindt. Utrecht volgt hierin met belangstelling het onderzoek van de gemeente Haarlem en het Noord-Hollands Archief. Bovenstaand plaatje geeft hierin een drietal mogelijke varianten aan zoals de gemeente Haarlem die onderkent.

Utrecht staat ook aan de vooravond van een dergelijke keuze, op basis van een beoordeling van diverse effecten van deze positionering. Het effect op de te beheren metagegevens is daar één van. Dat geldt niet zozeer voor de inhoud van de te hanteren set van metagegevens. Daarover bestaat in Utrecht wel overeenstemming door het gebruik van de producten- en dienstencatalogus, het benutten van standaard E-formulieren, zaaktypencatalogus (ZTC-2.0) en het TMLO. Dat geldt wél voor het moment waarop het TMLO wordt aangeroepen in het werkproces. Utrecht volgt daarin de opvatting dat, ongeacht welk model er voor het e-depot wordt gekozen, zo vroeg mogelijk in het (zaakafhandelings) proces bekend is hoe informatie duurzaam wordt bewaard volgens het TMLO. Dat vraagt overigens nog wel om het nodige functionele ontwerp en de doorontwikkeling van informatiebeheersystemen, waaronder het zaaksysteem en DMS.

Het TMLO is daarmee veel breder dan de technische standaard voor een eigenstandig e-depot: het raakt alle DMS’en, het zaaksysteem en de applicaties voor de afhandeling van bedrijfsprocessen. Dat geldt onafhankelijk van het model voor het e-depot, zoals is geschetst in de figuur. Wel is het van belang op te merken dat de digitale archiefbewaarplaats steeds dichter op de bestaande gemeentelijke architectuur komt te staan: aan de ene kant door verkorting van de overbrengingstermijn, maar aan de andere kant ook door de technische mogelijkheden die digitale informatie biedt. Het e-depot heeft een geëigende plaats binnen de informatiearchitectuur van een gemeente, waterschap, provincie of gemeenschappelijke regeling. De organisatie zal wel duidelijk voor ogen moeten hebben wat zij in de praktijk wil met een e-depot onder architectuur, om de vereiste functionaliteiten te kunnen benoemen.

Figuur. Positionering e-depot
(bron: http://www.archief2020.nl/downloads/verslag-bijeenkomst-pilot-e-depot-haarlem) 

Oproep aan KING en Nationaal Archief
Het is voor Utrecht vanzelfsprekend dat het TMLO een belangrijk onderdeel vormt van haar route naar volledige digitalisering. Utrecht heeft daarin zeker nog niet alle antwoorden op een rij, met name rondom de positionering van het e-depot ten opzichte van het reguliere informatiebeheer van Utrecht, de betekenis ervan voor de één-loketgedachte (voor gemeente en archiefinstelling) en de vraagstukken met betrekking tot de mapping met andere standaarden zoals ZTC 2.0 en RGBZ 2.0.
Utrecht vindt het van groot belang dat hier nog strakker landelijke regie op wordt gevoerd via het programma Archief 2020 in samenspraak met KING. Het is noodzakelijk dat het TMLO in één lijn wordt gebracht met RGBZ en ZTC en andere instrumenten voor classificatie en metadatering als onderdeel van de referentiearchitectuur (GEMMA, maar hetzelfde geldt voor PETRA en WILMA). Antwoorden hierin zijn geboden, gezien de rappe ontwikkelingen waarin de uitwisseling van informatie en het doorzoekbaar maken daarvan in ‘ketens’ steeds belangrijker worden.

Mapping van metagegevens in de praktijk
Utrecht heeft in het kader van de Pilot e-depot een testcase uitgevoerd met de DMS-programmatuur van BCT-CORSA. De ervaring leert dat de meeste gegevens uit het TMLO helder zijn in hun betekenis en daarmee eenduidig zijn toe te passen. Voor sommige metagegevens is het echter absoluut nodig om nadere afspraken vast te leggen, zodat de interpretatieruimte niet te groot wordt.
De verplichte metagegevens zoals ‘identificatie’ (element nr. 2 in het TMLO) en ‘naam’ (nr. 4), beide vast te leggen volgens een niveau van aggregatie (nr. 3) zoals archief, serie, dossier of document, leveren weinig ruis op. Lastiger is bijvoorbeeld de eenduidige interpretatie van gegevens zoals ‘classificatie’ (nr. 5, verplicht indien van toepassing) versus ‘ontstaanscontext’, en ‘event geschiedenis’ versus de statussen en waarden zoals die nu via het zaakgericht werken worden gehanteerd. Voor alle relevante applicaties waarin digitale dossiers worden beheerd, zal dat in Utrecht nog vragen om dergelijke afspraken.

Conclusie
Utrecht gaat het TMLO adopteren als grondslag voor de metadatering in het kwaliteitssysteem – leidraad metagegevens en haar e-depot bij Het Utrechts Archief. Met de vaststelling ervan en de inbedding in de Utrechtse informatiearchitectuur zijn we er echter nog niet. Er blijven nog de nodige architectuurvraagstukken over, ook met betrekking tot keteninformatisering, maar Utrecht ziet dat niet als belemmering om de volgende fase in te gaan en daadwerkelijk digitaal informatie over te brengen naar haar e-depot.
Het zou helpen als er meer praktijkvoorbeelden worden gedeeld. Ook als door KING in samenwerking met Archief 2020 wordt gewerkt aan de verbinding tussen metagegevenselementen uit het TMLO en de referentiezaaktypen van KING, ook ten behoeve van de formulering van eisen voor de inrichting van een e-depotvoorziening.
Kortom, ideeën te over. Wij hopen dat onze ervaringen bruikbaar zijn voor anderen en dat het TMLO ook bij andere decentrale overheden zijn waarde bewijst.
Het advies luidt: ga ermee aan de slag (pas toe), nodig vanaf het begin je informatiearchitect en je eindgebruiker uit, en deel vooral je ervaringen!

j.vankoutrik@hetutrechtsarchief.nl, Joost van Koutrik is coördinator Archiefinspectie/plaatsvervangend archivaris bij Het Utrechts Archief.
ben.de.jong@utrecht.nl, Ben de Jong is adviseur Kennis- en Kwaliteitscentrum Documentaire informatie bij de gemeente Utrecht.