De gemeente Den Haag heeft onder andere aangegeven dat ons op voorwaardenstellend repertoire niet volstaat. Nuttig wellicht, maar niet adequaat. Zo zou informatie volgens NORA en GEMMA afgestemd moeten zijn op de behoeften van de (interne en externe) klant. Eenvoudig vindbaar, toegankelijk, in samenhang aangeboden, gestandaardiseerd, ‘op maat’ en vertrouwelijk waar mogelijk. Den Haag vult aan dat informatie ‘beheerd’ moet worden, tijdig en correct vernietigd moet worden, los wordt gezien van de vorm en voorzien is van de juiste metadata.
De gemeente Den Haag heeft onder andere aangegeven dat ons op voorwaardenstellend repertoire niet volstaat. Nuttig wellicht, maar niet adequaat. Zo zou informatie volgens NORA en GEMMA afgestemd moeten zijn op de behoeften van de (interne en externe) klant. Eenvoudig vindbaar, toegankelijk, in samenhang aangeboden, gestandaardiseerd, ‘op maat’ en vertrouwelijk waar mogelijk. Den Haag vult aan dat informatie ‘beheerd’ moet worden, tijdig en correct vernietigd moet worden, los wordt gezien van de vorm en voorzien is van de juiste metadata. Uiteraard geldt voor beide dat de verantwoordelijkheden helder belegd zijn en de informatie wordt ingericht volgens de principes van Archivering by Design.
Ik geef hier ongevraagd enkele wenken voor de vernieuwing van de Archiefwet, met betrekking tot de archivaris en het toezicht. Ontkoppel de taken van de archivaris op het beheer van overgebracht
archiefmateriaal en toezicht op het beheer. Maak mogelijk dat voor digitaal beheer van informatie ook een archivaris wordt benoemd. Nu lijkt slechts aanwijzing van één archivaris voor papier en digitaal mogelijk. Versterk horizontaal toezicht door een stevige informatiecontroller in een team te plaatsen, samen met informatiebeveiliging en de Functionaris Gegevensbescherming/Chief Information Security Officer.
In het artikel over modernisering van het toezicht op pagina 8 en verder geven de auteurs, Wil Rombout en ik, aan: versterk horizontaal, informeer de raadsleden en betrek hen bij verbeterplannen. Rapporteer uniform en eenduidig aan de raad in de vorm van linked open data, opdat verticaal toezicht haar werk kan doen en journalisten, inwoners en ondernemers ‘werk kunnen maken’ van ieders grondrecht op informatie. Versterk de dialoog tussen het gebruik, beheer en het toezicht door het bestuur over de kwaliteit van het informatiebeheer.
André Plat
redactielid Od
