Transparantie binnen de overheid

Transparant, transparanter, transparantst?
In dit artikel wil ik het streven naar meer transparantie wat transparanter krijgen. Voel ik mij gebaat bij transparantie? Zo ja, als burger van de staat of als consument van de verzorgingsstaat en van een verzekeraar? Als internetgebruiker of als digibeet? Kan ik zowel profiteren van transparantie als mij slachtoffer ervan voelen? Na de overpeinzingen voor dit artikel heb ik al een voorzichtige conclusie getrokken voor mijzelf, namelijk dat meer transparantie mij uitnodigt om mee te denken.

Transparant, transparanter, transparantst?
In dit artikel wil ik het streven naar meer transparantie wat transparanter krijgen. Voel ik mij gebaat bij transparantie? Zo ja, als burger van de staat of als consument van de verzorgingsstaat en van een verzekeraar? Als internetgebruiker of als digibeet? Kan ik zowel profiteren van transparantie als mij slachtoffer ervan voelen? Na de overpeinzingen voor dit artikel heb ik al een voorzichtige conclusie getrokken voor mijzelf, namelijk dat meer transparantie mij uitnodigt om mee te denken.

Transparantie is in mijn beleving het resultaat van het verschil tussen mensen die hun nieuwsgierige en verwonderende licht tussen de regels door laten schijnen ten opzichte van mensen die concreet lezen wat er bovenop ligt. Ietwat filosofisch wellicht, maar de transparantie groeit als u het nogmaals leest. De basisvoorwaarde voor transparantie is natuurlijk de beschik­baarheid van relevante informatie, glashelder! In het geval van de overheid gaat het om relevante informatie waaruit democratische verantwoording blijkt. Alles wat de overheid doet, moet immers democratisch te verantwoorden zijn.
De beschikbaarheid van relevante informatie in het commerciële bedrijfsleven is nogal eens something completely different. In het verleden behaalde transparanties bieden geen garanties voor de toekomst en de backoffice-kosten van woekerpolissen blijken niet te lijken op de kosten van eerdere polissen. Waar de polissen vroeger befaamd waren om hun kleine lettertjes, waarin opzegging nauwe­lijks werd genoemd, worden nu duidelijker fonts en taal gebruikt. “U kunt deze verzekering elke dag opzeggen” klinkt alweer laagdrem­peliger dan “Maak nu gebruik van onze overstapservice”. En is het verstandig om een afwijzende brief over een schadeclaim te onder­tekenen met de naam van de schadebehandelaar, die we vervolgens op kunnen wachten bij de poort om opheldering over de criteria op te eisen? Transparantie kan tol eisen en kent grenzen.

Verantwoorden is gewoon openheid van zaken geven, ook wel transparantie genoemd.
Wil ik strijden tegen een overheidsbesluit, dan ben ik erbij gebaat te weten hoe deze tot stand is gekomen. Wil ik strijden tegen een afgewezen schadeclaim, dan wil ik de afwijzingscriteria snappen om te kunnen accepteren dat mijn claim is afgewezen.

Iets anders dan het wetmatige van het overheidshandelen trans­paranter maken, is het doelmatig handelen van bijvoorbeeld amb­tenaren transparanter maken.
Transparantie kan mensen uitnodigen om mee te doen, mij uitno­digen om ‘het meest transparantste’ na te streven.

Ton van Bedaf, Achmea
ton.van.bedaf@achmea.nl

Transparantie in processen, voortgang en informatie
Er staat de komende jaren veel te gebeuren binnen alle gemeen­ten en andere overheidsinstellingen. Het toverwoord daarbij is ‘transparantie’ in processen, de voortgang ervan en de bijbehoren­de informatie. Dit is vooral van belang voor alle inwoners van de gemeenten, bedrijven e.d. Het doel is om hiernaar toe te werken en dit in 2015 tot een volwaardig klantencontactcentrum (KCC) te presenteren.

Wat is ervoor nodig om hier te komen?

Allereerst is visie een vereiste. De visie om als organisatie te komen tot eenduidige opslag van informatie en het meervoudig gebruik ervan. Ten tweede de automatiseringskant. Hoe gaan we dit realiseren en met welke soft- en hardware. En ten derde naar mijn mening het allerbelangrijkste de juiste mens op de juiste plaats. Zorg ervoor dat mensen de juiste houding hebben om hun taken uit te voeren. Investeer dus niet alleen in software en tech­niek maar bovenal ook in mensen.

Hoe staat onze gemeente Overbetuwe ervoor om ons doel van transparante overheid te bereiken?
Afgelopen jaren is als nieuwe gemeente vanaf 2001 hard gewerkt aan de basis. De nota ‘Integraal Raadpleegbaar Informatiesysteem’ (IRIS) is vastgesteld. Hierin is organisatiebreed het informa tiebeleid vastgelegd en dit wordt gedragen. Naast dat men integraal manager is heeft men zich te houden aan deze uit gangpunten. De hard- en software is op orde gebracht. Gewerkt wordt vanuit de Nederlandse Overheid Referentie Architectuur (NORA), de Gemeentelijke architectuur (Gemma) naar onze eigen Overbetuwse architectuur. Op basis daarvan wordt met leveranciers in gesprek gegaan. Momenteel is de koppeling tus sen Kantoorautomatisering en Document Management Systeem volledig operationeel. Alle documenten zijn vanaf november 2002 digitaal beschikbaar en worden authentiek opgeslagen. Objectgerichte informatie wordt ontsloten via de geometrie.

Dit jaar vindt de aanbesteding plaats van het zakenmagazijn/ -systeem. Ook wordt per februari gestart met de werking van de zaaktypencatalogus (ZTC). Op basis hiervan gaat geregistreerd worden en wordt aangesloten op de workflow van de primaire applicaties. Dit jaar staan de processen van de WABO en Sociale Zaken daarvoor ingepland. Deze processen zullen voeding moeten geven aan het zakenmagazijn/-systeem om van daaruit onze inwoners, bedrijven en dergelijke van informatie te kunnen voor zien via hun persoonlijke internetpagina (PIP).

De menskant krijgt veel aandacht. Binnen onze afdeling zijn drie maal tweedaagse sessies gehouden (in 2004, 2007 en 2009) om inzicht te krijgen in (elkaars) houding en gedrag.
De organisatie van de afdeling is hierdoor goed op orde. Naast vakkennis wordt dus sterk geïnvesteerd in houding en gedrag. Dit is ook onderdeel van het jaarlijkse Werk- en ontwikkelingsgesprek.

Al met al wordt 2010 weer een boeiend jaar met veel uitdagingen en het bieden van veel kansen voor onze doelgroep, de inwoners, bedrijven en dergelijke van onze gemeente.

Jan Druijff, hoofd Facilitaire Zaken, gemeente Overbetuwe
J.Druijff@overbetuwe.nl

Transparantie
U zult wellicht niet verbaasd zijn dat ik als archivaris eerst een heldere definitieschets maak en dat ik terug in de tijd begin.

In de Dikke van Dale-editie uit 1864 wordt bij ‘transparant’ (behalve naar ‘beeld dat doorschijnt’) ook verwezen naar ‘blad met lijnen om regt te schrijven’.
In de hedendaagse editie wordt onder andere verwezen naar (oneigenlijk) ‘gemakkelijk te doorzien, helder van structuur, opzet’ en naar (figuurlijk) ‘een dieper liggende zin latende doorschijnen’.

Ik heb ook nog een definitie uit het boekje ‘Het ABC van de e gemeente’ en die legt transparantie als volgt uit: een inzicht in de werkwijze die de overheid hanteert. Basisvoorwaarde voor transparantie is de beschikbaarheid van relevante informatie: een transparante overheid ontsluit alle relevante informatie over regelgeving, vergunningen en bekendmakingen. De inzet van ICT kan hieraan op verschillende wijze bijdragen.

Bij het al dan niet uitvoeren van transparante processen moeten we altijd voor ogen houden: wat voor consequenties heeft het op de neerslag van deze processen, oftewel de archiefstukken?

In het art. 2 van het Archiefbesluit 1995 is één van de motieven voor selectie de recht- of bewijszoekende burger. Als zo’n bur ger een door de overheid genomen besluit wil beoordelen op de rechtmatigheid ervan, moet hij toegang hebben tot alle informa tie die geleid heeft tot het nemen van deze beslissing.
In art. 3 van de Archiefwet 1995 wordt op de verantwoordelijk heid van de overheidsorganen gewezen inzake het in goede, geor dende, toegankelijke staat brengen en bewaren van de archiefbe scheiden.
Niet goed ontsloten en geordende documenten geven in zelfs de meest transparante processen alleen een schijn van toegankelijk heid. Ze werpen meer vragen dan antwoorden op in dilemma’s tussen transparantie en respect voor persoonlijke levenssfeer, transparantie en privacy, transparantie en openbaarheid van bestuur.

Dus alles in oogschouw nemend zouden overheidsinstellingen, in het kader van good governance, moeten werken met alleen gemakkelijk te doorziene, heldere structuur en opzet, wat het inzicht in die werkwijze bevordert. En door middel van relevante informatie een dieper liggende zin laten doorschijnen. Als zij ook gebruik maken van het symbolische ‘blad met lijnen om regt te schrijven’, zal het (mocht het nog nodig zijn) gemakkelijker zijn tussen de lijnen door te lezen.

Ella Kok-Majewska, Regionaal Archief Rivierenland
e.majewska@raronline.nl

Over de digitale voordeur en de grenzen van transparantie
Vrije burgers en calculerende consumenten werken zich tegenwoor­dig een weg door een woud van keuzen en opties. Geen probleem, maar dan moeten ze wel goed de implicaties en consequenties ken­nen van al die keuzemogelijkheden. Welberedeneerde keuzen kunnen maken. En dus moet het vandaag de dag vooral ‘transparant’ zijn.

Het woord ‘transparant’ zit inmiddels stevig in het jargon van poli­tici, ondernemers en burgers die de overheid op de korrel hebben. ‘Transparant en helder’ is de populaire formule voor informatie en processen in het domein waar overheid en burger hun informatie, vragen, wensen en producten uitwisselen.
Het is nu ineens ook het oormerk voor de producten en diensten van de financiële wereld. Het betekent zoiets als dat informatiepro­ducten in duidelijke, begrijpelijk taal moeten zijn gesteld, en dat de producent van de informatie zich open en betrouwbaar opstelt, en gericht is op een gelijkwaardige samenwerking die leidt tot een voor beide partijen bevredigend resultaat. En dat is de tijdige levering van de juiste dienst of het overeengekomen product.
‘Transparant en helder’ is ook de formule voor al de serviceproces­sen van de overheid: Wanneer kan ik als klant wat tegemoet zien? Hoe staat het eigenlijk met het verzoek dat ik laatst had ingediend? Dat betekent nogal wat voor de leverancier. Zijn informatiesystemen moeten naar de klant worden geopend, en zijn bedrijfsprocessen kantelen naar klantprocessen.
De roep om transparantie is sociaal-maatschappelijk een interessant verschijnsel. Hoort het tot de tijdgeest en zal de roep om trans­parantie en helderheid vanzelf verstommen als de onderliggende kwestie is opgelost? Informatie moet deugen, maar dan moeten eerst het achterliggende gedrag, de intenties en de motieven van de producent ook deugen. Er zit een ethisch kantje aan de wens tot transparantie, en dat maakt het vermoedelijk tot iets van deze tijd.Evenzo boeiend is de vraag waar de grenzen liggen aan die roep om transparantie. Technisch kunnen we het wel zo maken dat we zo ongeveer permanent over de schouder van de ambtenaar kunnen meekijken. Maar dat voelt niet goed, er zijn blijkbaar grenzen aan wat we transparant willen en kunnen maken. Anders gezegd: waar leggen we – met elkaar – de grens van transparantie? Mogen we meekijken op het beeldscherm van de ambtenaar? En zo nee: waar ligt dan de grens? Waar bevindt zich de digitale voordeur?

Paul Baak, KBenP
paul.baak@kbenp.nl

Transparantie binnen de overheid: mensenwerk
Al jaren roepen we dat de overheid ‘transparant’ moet zijn. Trans-parant voor burger en bedrijfsleven wordt dan bedoeld. Deze behoef­te komt voort uit het algemene gevoel van een overheid die in onze ogen ‘ondoorzichtig’ is. Er gaat veel belastinggeld naar toe en de overheid bepaalt en beïnvloedt veel van onze dagelijkse zaken. Onze gezondheidszorg, ons wonen, werken, reizen, zaken doen, onderwijs, tot aan de kosten van onze producten aan toe. Kortom wat niet eigenlijk! En omdat de overheid zoveel invloed op alles heeft, willen we natuurlijk ook wat ‘grip’ hebben op die overheid.  Het principe is heel simpel: voor wat hoort wat en beide moeten in balans zijn. Als samenleving betalen aan een overheid en vervolgens regelt die overheid zaken van algemeen belang tot aan concrete dienstverlening. 
Het kabinet bestuurt de overheid en de Eerste en Tweede kamer houden toezicht en kunnen het kabinet ter verantwoording roe­pen. In het algemeen kunnen we als burger om de vier jaar een nieuwe regering kiezen als we vinden dat het niet goed ging. Dit is het (enige) moment dat we kunnen overstappen naar een andere regering. Maar hierbij stappen we nog niet over naar een andere overheid. Alle ambtenaren blijven op hun plek en doen na de rege­ringswissel gewoon weer hun oude werk. Hoewel de regering nieuwe lijnen kan uitzetten, duurt een fundamentele koerswijziging binnen een overheidsorgaan jaren. Het is dus zaak om de transparantie in de kern goed te regelen. Eigenlijk moet elke regering een goed wer­kende overheid krijgen en moet zij zo min mogelijk sleutelen aan die overheid.

Hoe zorgen we er voor dat de overheid in de kern ‘transparant’ is? Al wil transparant nog niet zeggen dat het optimaal werkt, het is wel een voorwaarde. De kern van de overheid wordt gevormd door men­sen. Alles wat deze mensen bedenken en met andere communiceren is informatie en de wijze waarop informatie van de ene persoon naar de andere gaat en daarmee verandert zijn de processen. De overheid is al jaren bezig om haar informatievoorziening en haar processen beter onder controle te krijgen. Veel investeringen en daarmee vele programma’s zijn hierop gericht. Een goede zaak. Zeker de laatste jaren zie je steeds meer centrale regie om de veelheid aan samen­werkende organen op elkaar af te stemmen. Het gaat de goede kant op. Al zal het nog wel jaren duren voordat we van een ‘transparante overheid’ kunnen spreken.
Grote vraag in dit alles is wel of er voldoende aandacht uit gaat naar de mensen die de kern van de overheid vormen? Als je een transparante overheid wilt, zul je ook de mensen moeten hebben die dit belang zien, eraan willen werken en eraan kunnen werken (qua instelling en vaardigheden). Juist de overheid en haar dienstverlening is en blijft mensenwerk.

De politiek moet primair zorgen voor deze transparantie door toe­zicht.

Koos Passchier, partner Van Kaliber
j.passchier@planet.nl

Transparantie vertroebelt
We hebben in de bijdragen van mijn mede-IP’ers al heel veel het woord ‘transparantie’ kunnen lezen. Inmiddels stevig in ieders jargon verankerd, zoals Paul opmerkt. Ik wil even stilstaan bij de vraag in hoeverre al die transparantie de zaken ook meer helder maakt. Mijn stelling is eigenlijk dat transparantie vertroebelt, om maar eens een paradoxaal statement te maken.

Wanneer we de roep om transparantie eens wat nader beschouwen, merken we al direct dat het een container is (wij noemen zoiets een kliko¹), waar iedereen naar believen instort wat hij wil. Meestal wordt transparantie in verband gebracht met de plicht van de over­heid om inzicht te verschaffen over zijn handelen. Dit is eigenlijk een ideaal dat, althans in de Nederlandse maatschappij, al sinds de jaren ’60 opgeld doet. Dus eigenlijk kun je zeggen dat de roep om transparantie van overheidshandelen groter is geworden op het moment dat het handelen van de overheid minder transparant werd. Dat klinkt logisch. Meestal betrof het dan zaken waarvoor de over­heid zich dient te verantwoorden, zoals het verspillen van tiental­len miljarden belastinggeld aan ridicule, of in ieder geval mislukte projecten. Zo weten we bijvoorbeeld dat de Deltawerken 45 maal zo duur zijn geworden als oorspronkelijk bedacht, maar we hebben ook de Betuwelijn, de Walrus-onderzeeërs, de reddingsactie RSV, de Haagsche tramtunnel, de Amsterdamse Noord-Zuidlijn (o ja, en de Stopera natuurlijk), de HSL, nou ja, wie even nadenkt weet er zo nog wel een aantal op te noemen. Alle reden voor verontwaardiging en roep om meer openheid van zaken: hoe kon dit gebeuren? Dat is natuurlijk iets anders dan: dit mag niet weer gebeuren… Transparantie dus naar aanleiding van ‘schandalen’ (de politieke schandalen incluis, zoals de Lockheed-affaire).

Nu is de laatste jaren zoals we weten elektronische dienstverlening nogal in de mode. En verdraaid, ook hier heeft ‘transparantie’ zich genesteld als te bereiken doel. Zou het niet mooi zijn als de ‘klant’ (zo noemt men tegenwoordig een burger) inzicht krijgt in wat een over­heid nu eigenlijk uitspookt met de dienstverlening aan hem? Met zaaksystemen en webtechnologie kom je al een heel eind.
Maar dan… hoever gaat dat? Wat zijn de rechten van de bij de over­heid werkzame ambtenaren? Krijgt de burger straks te zien welke ambtenaar (even googelen en je weet ook al snel waar hij woont) een aanvraag voor een bouwvergunning een week laat liggen (mis­schien heeft hij wel de Mexicaanse griep; moeten daarom zijn ruiten eruit?).

Mijn voorspelling is dat de overheid zijn natuurlijke gedrag gaat vertonen: in de eerste plaats gaat de overheid dit niet willen. In de tweede plaats gaat de overheid dit voorkomen door onnaleefbare regels te stellen. In de derde plaats gaat de overheid dit frustreren door de projecten die tot transparantie moeten leiden gemiddeld 3,6 maal zoveel tijd te laten kosten, er 11,3 maal zoveel geld aan te spenderen dan geraamd en dat zal tot 0,04% van de gewenste functionaliteit leiden. En als dit uitkomt zal de roep om transparantie (“hoe heeft dit in hemelsnaam kunnen gebeuren?”) weer toenemen.

We leven in a fool’s paradise.

Gert-Jan de Graaf, Partner Dino4
gertjan.degraaf@dino4.nl

¹ De aanduiding kliko verwijst naar de firma Kliko, een samentrekking van de eigennamen Klinkenberg en Koster, die de eerste minicontainers verkochten. (Red. – Bron: Wikipedia.)