1 juli 2011

Uit de ruif van het KBenP Event 2011

image for Uit de ruif van het KBenP Event 2011 image

Je gaat naar de bijeenkomst, vaak wat onvoorbereid en je wordt verrast door de inhoud, de werkvormen, de sprekers en in dit geval de chique uitstraling en omgeving van het Kurhaus. Nu heb ik deze bijeenkomst door een prioriteit in het werk gemist. Welnu, je kunt dit event eigenlijk niet missen. Want dan spreek je je collega’s niet, deel je geen sfeer en indrukken en ‘was je er niet bij’.

Je gaat naar de bijeenkomst, vaak wat onvoorbereid en je wordt verrast door de inhoud, de werkvormen, de sprekers en in dit geval de chique uitstraling en omgeving van het Kurhaus. Nu heb ik deze bijeenkomst door een prioriteit in het werk gemist. Welnu, je kunt dit event eigenlijk niet missen. Want dan spreek je je collega’s niet, deel je geen sfeer en indrukken en ‘was je er niet bij’.
Nu kent KBenP een digitaal congresbureau dat op de site http://www.kbenp.nl/actueel/kbenp-zomerevent-23-juni-kurhaus-scheveningen prima inzicht geeft op wat er gebeurd is en vooral ook op hoe het event ervaren is door bezoekers. Tevens zijn er enkele inhoudelijke bijdragen gepubliceerd. Mooier nog: een paar deelnemers hebben via social media de inhoud nog verder verrijkt door hun verslag, indrukken en/of nadere ontdekkingen te (laten) publiceren. Dat maakt het event voor het komende halfjaar tot een bron van inspiratie: zeg maar een ruif om van te nemen wanneer je eraan toe bent.

Verwachtingen
Wat zit er dan in die ruif waar ik mijn voordeel mee wil doen:

  • SharePoint
  • Enterprise search
  • Google search
  • E-mail archivering
  • Informatieondersteunend werken (TNO-Ordina)
  • Introductie Office 365

Wat verwacht ik daar te vinden? Van SharePoint en e-mail weten we dat deze naadloos aansluiten op Microsoft’s kantoorwerkwijze van alledag. Als we daarmee onze werkwijze regelen, dan is acceptatie en medewerking vele malen eenvoudiger dan dat je deze zaken apart regelt met onze specifieke oplossingen. Ik verwacht ook veel van Office 365; gaat nu, eindelijk, DMS/RMA vanzelf en wordt het gemakkelijker voor ons allemaal?
In onze vooral op precoördinatie gerichte werkwijze hebben we veel te weinig aandacht voor de zoek-, vinden taalcoördinatie. In de genoemde search-informatie verwacht ik geïnspireerd te worden om zodoende de mogelijkheden beter te benutten van de door mij gebruikte systemen. Zeg maar meer ‘postcoördinatie’ bevorderen en daar ook op durven vertrouwen. Of zorgen dat erop vertrouwd kan worden door onze systemen zo in te richten dat ‘vinden’ gemakkelijk is en blijft. Ook voor latere archiefonderzoekers.

Inspiratie
Tot slot is informatieondersteunend werken de, nabije, toekomst voor ons vak. We weten dat A&O niet werkt; ook informatiegericht werken is nog te star: bij informatieondersteunend werken ga je het zoeken voorbij en lever je ondersteuning op wat ertoe doet. Begrippen die hierbij passen en waarop ik vrij associeerde zijn:

  1. Oplossingen bieden, die mensen helpen informatie binnen en buiten de organisatie te managen en hen ondersteunen de uitdagingen van de groeiende hoeveelheid kennis, wetgeving en digitalisering van bedrijfsprocessen (samenwerking) te kunnen dragen.
  2. De inzet van ICT meer profijt laten opbrengen, door meer te letten op de toegevoegde waarde in de productiviteit en de kosten van ICT. Standaard kan al heel veel meerwaarde bieden; eigenwijs je eigen oplossing nastreven kost onnodig geld.
  3. De informatiewerker vrijlaten. Ga niet inperken door te veel te structureren, star te maken, weer een systeem erbij aan te bieden of gebruiksonvriendelijk op te leveren en niet vlot genoeg hierop bij te stellen.
  4. Het simpel houden. De mens in kantoren krijgt steeds meer taken, heeft meer vaardigheden nodig en ervaart toenemende complexiteit: houd het dus ‘stupid simple’.
  5. Zoektijd bekorten. Bij vijf uur per week kun je door toegang te geven en enige vaardigheid te trainen behoorlijk wat van deze tijd bekorten. Ook onderhoud van allerhande ‘eigen systeempjes’ en steeds weer opnieuw inrichten kost veel arbeid.
  6. Nieuwe rollen vergeven: wellicht zit er iets voor ons vakgebied tussen: genoemd worden: browsing user, community manager, content maintainer en portal champion.
  7. Niet meegaan in de kostenopdrijving door met oude oplossingen nieuwe wegen in te slaan. Gewenst is tegen lage kosten en minimale inspanning meerwaarde te realiseren.
  8. Op mensondersteunend werken mikken.

Raadpleeg voor meer inspiratie genoemde website en bespreek deze met collega’s. Blijf daarbij niet te veel ‘hangen’ binnen de eigen veilige omgeving. Natuurlijk is er ook het aanbod van de verschillende opleiders, waaronder GO, waarop ingeschreven kan worden. Meer dan drie jaar geen opleiding gevolgd? Let op dat de achterstand niet al te groot wordt. Voor mij geldt: ik had op het event moeten zijn. Daar gebeuren mooie dingen.*

 

aplat@hermes-am.nl


* Zie ook het artikel van Kees Duijvelaar over de bijdrage van Wouter Keller op het event (pagina 20 en 21 van dit blad).