24 januari 2012

Unieke benchmark voor DIV

image for Unieke benchmark voor DIV image

Al veertien jaar onderzoekt onderzoeks- en adviesbureau Fier.fm de facilitaire kosten bij gemeenten. Er blijkt echter steeds meer behoefte te zijn aan een verdieping. Bijna twee jaar lang waren een zestal gemeenten actief binnen het SOD om een vragenset te ontwikkelen. Dit jaar zijn de vragen daadwerkelijk uitgezet en is onder begeleiding van het onderzoeksen adviesbureau voor het eerst een verdiepende benchmark uitgevoerd.

Al veertien jaar onderzoekt onderzoeks- en adviesbureau Fier.fm de facilitaire kosten bij gemeenten. Er blijkt echter steeds meer behoefte te zijn aan een verdieping. Bijna twee jaar lang waren een zestal gemeenten actief binnen het SOD om een vragenset te ontwikkelen. Dit jaar zijn de vragen daadwerkelijk uitgezet en is onder begeleiding van het onderzoeksen adviesbureau voor het eerst een verdiepende benchmark uitgevoerd.

Hoe is dit project ontstaan?
In 2004 is het project ‘Verbetering kwaliteitszorg DIV’ door de SOD gestart. Na afloop van het project zijn de deelnemers als zelfstandige groep verder gegaan onder de paraplu van de SOD. Twee jaar geleden is in deze kwaliteitsgroep de wens uitgesproken om te komen tot een meer verdiepend onderzoek. In dit onderzoek staan de kwalitatieve en kwantitatieve aspecten rondom documentaire informatievoorziening centraal. De ontwikkelingen op het gebied van digitalisering zorgen ervoor dat er meer behoefte is aan dergelijke stuurinformatie. In het benchmarkonderzoek ‘Facilitaire Kengetallen Gemeenten’ wordt aandacht gegeven aan dit onderwerp. Echter, er is behoefte aan nog meer en specifiekere informatie op een gedetailleerder niveau.
Een kerngroep van zes specialisten* heeft het heft in handen genomen. In samenwerking met het onderzoeksen adviesbureau is een onderzoeksmodel en vragenlijst opgesteld. Via een webapplicatie is in een zeer korte tijd informatie rondom het thema documentaire informatievoorziening verzameld. In november zijn de definitieve resultaten gepubliceerd.

Wat zijn de belangrijkste resultaten?
Onder de DIV-functie zijn in het onderzoek de werkzaamheden op het gebied van de postvoorziening en het archief meegenomen. Het onderdeel documentreproductie maakt geen deel uit van het onderzoek.
De DIV-activiteiten worden bij de respondenten voornamelijk in eigen beheer uitgevoerd. Het grootste deel van de kosten (ruim 60%) heeft dan ook betrekking op de kosten van het eigen personeel. Ten aanzien van de postkameractiviteiten en ondersteuning bij het scanningproces worden soms taken uitbesteed. Voor achterstallige werkzaamheden wordt echter vaak gebruik gemaakt van inhuur. Er is een groot verschil in het aantal afdelingen dat vanuit een centraal georganiseerde DIV actief wordt bediend. In een aantal organisaties worden de DIV-activiteiten decentraal uitgevoerd maar wel centraal geregisseerd, terwijl in een groot deel van de participerende gemeenten de centrale regie ook de daadwerkelijke ondersteuning betekent.
Zaakgericht werken is een belangrijk element in het digitaliseringproces. Toch heeft minder dan de helft van de respondenten dit daadwerkelijk ingevoerd. Ook beschikken niet alle deelnemers over een algemeen vastgesteld informatiebeleid. Wel geven alle deelnemers aan dit beleid op korte termijn te hebben vastgesteld.

Welke factoren beinvloeden de kosten voor DIV?
Er is een duidelijke relatie tussen de formatie van een DIV-afdeling en de grootte van een gemeente. Per 2.600 inwoners is er gemiddeld één DIV-medewerker werkzaam of verricht werkzaamheden aan dit proces.
Van belang is te weten hoeveel medewerkers van de gehele organisatie gerelateerd kunnen worden aan een werkplek. In deze gemeenten is de factor 1.22, hetgeen impliceert dat de werkplekcoëfficiënt op plusminus 80% ligt. Er hoeven dus steeds minder werkplekken te worden bediend. In de discussie over het presenteren van de kosten is door de groep deelnemers dan ook besloten dat de kosten per werkplek steeds minder relevant zijn en dat de relatie met de formatie steeds interessanter gaat worden. Wij presenteren dan ook de DIV-kosten (excl. repro) per medewerker. De gemiddelde kosten per medewerker (gehele organisatie) bedragen € 1.430. Per inwoner bedragen de kosten € 14,38. Voor dit bedrag worden gemiddeld 294 poststukken per medewerker (gehele organisatie) verstuurd (analoog) en komen 103 stukken binnen (analoog). Per inwoner is gemiddeld ruim 4 cm archief beschikbaar.

Wat zijn de vervolgstappen?
De deelnemers hebben de wens uitgesproken dit onderzoek een aantal keren te herhalen, waarbij de inhoud steeds verbeterd en geactualiseerd kan worden. Zij zouden het toejuichen als meer (grote en kleinere ) gemeenten aanhaken. Zoals de voorzitter van de initiatiefgroep, Martin Jochems van Apeldoorn verwoordde: “Net als op de markt is ook hier uw euro veel meer waard. Niet alleen krijgt een deelnemer inzicht in de eigen prestaties, onontbeerlijk voor de planvorming, maar door de bijeenkomsten tijdens het proces biedt het voldoende mogelijkheden kennis te delen. En, des te meer deelnemers, des te voordeliger wordt het onderzoek.” 

Voor meer informatie kunt u terecht bij Martin Jochems van de gemeente Apeldoorn (m.jochems@apeldoorn.nl) of bij Fier.fm.

remkooosterwijk@fier.fm, Remko Oosterwijk is adviseur en eigenaar bij Fier.fm.
froukjeterpstra@fier.fm, Froukje Terpstra is adviseur en eigenaar bij Fier.fm.


* De kerngroep vertegenwoordigt de volgende gemeenten: Amersfoort, Apeldoorn, Arnhem, Assen, Capelle aan den IJssel en Zwolle. Aan het onderzoek hebben zich vervolgens drie andere gemeenten aangesloten.