Overgebrachte archieven beheren is een vak apart en voor kleinere overheidsorganisaties te kostbaar om zelf te organiseren. In de provincie Drenthe laten decentrale overheden zien: werk samen, organiseer samen en help elkaar.
Drenthe is een provincie met minder inwoners dan de gemeenten Amsterdam, Rotterdam of Den Haag. Twaalf gemeenten, vier waterschappen (deels) en een aantal uitvoeringsorganisaties vormen met de provincie het decentrale bestuur. En of je nu een grote of kleine organisatie bent: de wettelijke eisen die aan het archiefbeheer door zorgdragers worden gesteld zijn dezelfde. De provincie en de gemeente Assen hebben als enige het beheer voor overgebrachte archieven uitbesteed aan een derde: het Drents Archief. Alle andere overheidsorganisaties beheren hun eigen overgebrachte archieven. Digitale archieven zijn tot op heden niet overgebracht. De archiefwetgeving heeft de afgelopen eeuwen zorgdragerschap voor archieven geregeld. Dit verandert niet met de aanstaande invoering van de nieuwe Archiefwet. Toch zorgt de steeds verdergaande digitalisering ervoor dat de wijze waarop invulling wordt gegeven aan het zorgdragerschap voor overgebrachte archieven langzaam aan het veranderen is. We schetsen in dit artikel de dynamiek die dit voor Drenthe oplevert. Hiervoor bekijken we eerst de digitale overbrenging, daarna focussen we op de analoge overgebrachte archieven.
*Dit is het eerste deel van een artikel uit Od 34: KIA Thematiendaagse eDepot. Lees hier verder
Beeld: Shutterstock
