, 1 november 2019

Van DIV naar DIF

image for Van DIV naar DIF image Achtergrond

Doc-Direkt beheert en bewerkt vele papieren archieven en digitale informatiebestanden voor ministeries en uitvoeringsorganisaties van het Rijk. In papier gaat het merendeels om afgesloten archieven, maar ook om dynamische bestanden. Aan de digitale kant is het beeld gemengder: Doc-Direkt verzorgt voor drie ministeries (Binnenlandse Zaken, Sociale Zaken en Welzijn en Financiën) het formele digitale informatiebeheer in Digidoc en ondersteunt daarnaast op onderdelen de digitale informatievoorziening bij andere rijksdiensten.

Doc-Direkt beheert en bewerkt vele papieren archieven en digitale informatiebestanden voor ministeries en uitvoeringsorganisaties van het Rijk. In papier gaat het merendeels om afgesloten archieven, maar ook om dynamische bestanden. Aan de digitale kant is het beeld gemengder: Doc-Direkt verzorgt voor drie ministeries (Binnenlandse Zaken, Sociale Zaken en Welzijn en Financiën) het formele digitale informatiebeheer in Digidoc en ondersteunt daarnaast op onderdelen de digitale informatievoorziening bij andere rijksdiensten. Bovendien worden blijvend te bewaren digitale bestanden beheerd in DWR-A (het voorportaal van het e-Depot van het Nationaal Archief).

Een korte terugblik
De klassieke papieren DIV-functie (en daarmee de archieffunctie) werd begin jaren 90 verdrongen door de komst van document management systemen en de digitalisering van de stukkenstroom. Het werkterrein van de DIV werd daarmee verlegd naar de ambtenaar zelf; die werd zelf verantwoordelijk voor het opslaan van documenten in het formele digitale archief, het DMS. Tegelijkertijd werd de DIV-organisatie binnen het Rijk in omvang sterk teruggebracht en getransformeerd naar ‘Digidiv’. De DIV-medewerker transformeerde van uitvoerende medewerker die de papieren stukken registreerde en stukken voor ambtenaren opzocht, naar regievoerder en adviseur. Beleidsmedewerkers werden geconfronteerd met een steeds groter wordende hoeveelheid digitale informatie die ze ineens zelf moesten opbergen. En waarvoor ze eigenlijk geen tijd en niet de benodigde kennis hadden.

De digitalisering van de primaire processen binnen de departementen werd in de eerste helft van de jaren 00 voltooid. Toen ontstond de gespleten situatie die vandaag de dag voortduurt: maar een klein deel van de archiefwaardige informatie wordt beheerd in een DMS. Mailboxen en bedrijfsapplicaties als SAP bevatten minstens zo veel belangrijke informatie, maar vallen meestal buiten de reikwijdte van de Digidiv‘er. Eigenlijk is er in die situatie in de afgelopen vijftien jaar weinig veranderd. Het belangrijkste verschil met toen is dat de informatiestroom explosief is gegroeid, terwijl de expertise over informatiebeheer bij departementen juist veelal is verdwenen. Maar nu bieden de technologische ontwikkelingen wel steeds meer kansen om meer greep te krijgen op de inhoud van al die informatie. Daarmee staat de gebruikersondersteuning opnieuw aan de vooravond van een veranderproces. Wat zien we vanuit Doc-Direkt gebeuren?

Van digitalisering naar goed digitaal werken
De klantvraag is sterk in beweging. Meer en meer komt de focus te liggen bij het goed kunnen zoeken en terugvinden van informatie, en minder op formele beheersaspecten. Organisaties lopen een risico als informatie niet kan worden gevonden. Medewerkers zien vaak door de bomen het bos niet meer tussen al die documenten en bronnen. Ze willen bij het zoeken en gebruiken van informatie worden ondersteund en ontzorgd. Dit is ook niet meer dan logisch, omdat dit een dagelijks, tijdrovend onderdeel is van het werken bij een nagenoeg digitale overheid.

De overheid staat daarmee op de drempel van de omslag van digitalisering naar goed digitaal kunnen werken. Doc-Direkt is in nauw overleg met klanten en strategische samenwerkingspartners als het Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI) en het SSC ICT een pad ingeslagen om te komen tot vernieuwing van haar dienstverlening. Daarbij staat het ontwikkelen van generieke tools en toepassingen centraal, met gebruikmaking van nieuwe technieken en middelen. Voorbeelden daarvan zijn het inrichten van zoekmachines en zoekomgevingen, het automatisch classificeren van informatie, geautomatiseerde data-extractie, maar bijvoorbeeld ook het geautomatiseerd anonimiseren (afhandeling Wob-verzoeken).

Die vernieuwing voltrekt zich grofweg langs twee lijnen: aan de ene kant speelt de vergroting van de toegankelijkheid van bronbestanden en aan de andere kant het faciliteren van het digitaal werken door middel van praktische tools en gebruikersvriendelijke zoekportalen. Dat leidt tot verschillende concrete vraagstukken die onderling met elkaar samenhangen, namelijk:

  • inrichting van een digitaal loket voor een ministerie of rijksdienst, met functionaliteit die het mogelijk maakt om informatie van het betreffende onderdeel op een gebruiksvriendelijke en eenduidige manier te kunnen vinden;
  • vergroting van digitale toegankelijkheid en doorzoekbaarheid van bronnen door de inzet van Zoek & Vind;
  • digitalisering van papieren archieven, bijvoorbeeld in het kader van het opvragen van dossiers (die bij Doc-Direkt voor veel partijen binnen het Rijk worden beheerd), maar ook ten behoeve van digitale archiefbewerking (gedigitaliseerde en digital born bestanden), van vernietiging en van (vervroegde) overbrenging.

Voor Doc-Direkt betekent dit een doorontwikkeling van een beherende en bewerkende organisatie (DIV) naar een faciliterende en ontzorgende dienstverlener (DIF ofwel Digitale Informatie Facilitering).

Zoek & Vind-functionaliteit
Een belangrijk onderdeel van de omslag naar een faciliterende, innovatieve dienstverlening is de inzet op vindbaarheid van informatie. Zoek & Vind maakt het mogelijk om over meerdere applicaties of domeinen heen naar informatie te zoeken (DMS, netwerkschijven, mailboxen, uitgeplaatste archieven in bijvoorbeeld DWR-A). De tool is aantrekkelijk omdat er op basis van zoekvragen virtuele dossiers kunnen worden gevormd met content uit verschillende bronnen. Met Zoek & Vind kan bovendien makkelijk worden ingespeeld op specifieke behoeften. Zo is voor BZK de Monitor Gevoelige Informatie ontwikkeld, die het departement in staat stelt om gevoelige documenten te identificeren (in dit geval in het DMS) die onbedoeld niet zijn afgeschermd. Medewerkers van Team DMS van Doc-Direkt moeten ervoor zorgen dat de ingestelde filters up to date blijven en dat de zoekresultaten via een voor BZK gecreëerd portal aan de verantwoordelijke ambtenaren en directies worden doorgegeven. Terugkoppeling en opvolging door Team DMS (documenten verplaatsen, registratie en/of autorisatie aanpassen) verlopen eveneens via dit portal.

Uit deze en andere vergelijkbare projecten weten we inmiddels dat het inrichten van Zoek & Vind voor complexere vraagstellingen specialistische ondersteuning vraagt. Voor grotere trajecten levert Doc-Direkt sinds kort dan ook expertise in de persoon van een nieuw soort informatiespecialist: een I-specialist die de juiste context bij een vraag kan formuleren en deze weet te vertalen naar een passende zoekstrategie. Deze specialist is met zijn kennis van wettelijke kaders, maar ook van algoritmen, in staat zoekfilters te bouwen waarmee de opdrachtgever bijvoorbeeld kan monitoren op specifieke kwesties (risicodossiers, politiek gevoelige onderwerpen) en daarmee van belang voor bijvoorbeeld de ondersteuning van de ambtelijke top.

Doc-Direkt is daarnaast in samenwerking met diverse ministeries bezig met een verkenning van de bruikbaarheid van Zoek & Vind voor het selecteren en toegankelijk maken van (eventueel te substitueren papieren) archieven. Met als extra voordeel dat deze bestanden via bijvoorbeeld een portal op een eigentijdse manier doorzoekbaar en raadpleegbaar kunnen worden gemaakt.

Ook op een ander vlak maakt de handmatige uitvoering plaats voor ICT-toepassingen. Bijvoorbeeld door de beschikbaarheid en verfijning van de techniek om binnenkomende documentstromen automatisch te classificeren. Bepaalde documentsoorten kunnen worden herkend aan hun opmaak, aan de gebruikte termen en aan de frequentie daarvan. Dit maakt het mogelijk om een classificatie geautomatiseerd toe te kennen en de documenten automatisch in een dossier te plaatsen. Plaatsing in een dossier kan weer als een trigger dienen om een workflow automatisch te laten starten voor de verdere afhandeling van het betreffende document of proces. Wanneer de verwachte (lees: verplichte) vastlegging van een document in een opgestarte workflow uitblijft, kan hierop worden gesignaleerd, bijvoorbeeld aan het management.

Veranderende rollen, taken en werkzaamheden
De impact van al deze veranderingen voor de Digidiv‘er is nu nog lastig te overzien. Er zullen werkzaamheden verdwijnen, vooral routinematige handelingen. Specialistische, inhoudelijke werkzaamheden zullen blijven bestaan, maar mogelijk andere vormen of accenten krijgen. En er ontstaat nieuw werk: automatisering van routinematige handelingen betekent bijvoorbeeld dat er controlewerkzaamheden uitgevoerd moeten worden. Uitval als gevolg van geautomatiseerde verwerking moet alsnog handmatig worden opgepakt.Tegelijkertijd ontstaan er nieuwe rollen en taken, zoals de ondersteuning bij het gebruik en de inrichting van specifieke toepassingen, bijvoorbeeld de hierboven genoemde zoekfunctionaliteit.

Binnen Doc-Direkt is de insteek om de impact van deze innovaties werkenderwijs te verkennen en de eigen medewerkers zoveel mogelijk te ondersteunen om hierin mee te kunnen ontwikkelen. Tegelijkertijd wordt er geïnvesteerd in de instroom van jonge, hoogopgeleide mensen die belangstelling hebben voor informatiebeheer in de meest brede zin van het woord. Via een intern traineeship worden zij binnen Doc-Direkt zo breed inzetbaar mogelijk gemaakt.

Bij hun werving wordt vooral gekeken naar competenties, meer dan naar een specifieke opleiding op het traditionele vakgebied; belangrijk zijn daarbij flexibiliteit, creativiteit, assertiviteit, samenwerken, kunnen denken in mogelijkheden en niet in beperkingen.

Tot slot
De informatiefunctie is meer in beweging dan ooit tevoren. Net als in de jaren 90 staan we opnieuw op een kruispunt. Ditmaal lopen de wegen echter alle kanten uit en weet niemand waar we precies uit gaan komen. Nieuwe technieken en mogelijkheden bieden kansen in een tijd waarin de druk op de informatiehuishouding toeneemt en er grote behoefte is aan generieke toepassingen en oplossingen. Het blijft een uitdaging om de goede balans te vinden tussen systemen, tools en menselijke inzet om tot de beste oplossingen te komen.


Paula van Lieshout
Hoofd Digitale Informatiehuishouding bij Doc-Direkt en tevens plaatsvervangend directeur

Sanneke Kooijman
Manager Advies- en DMS-diensten bij Doc-Direkt