20 augustus 2012

Van DIV’er naar informatiemanager

image for Van DIV’er naar informatiemanager image

Visie op de toekomst

Visie op de toekomst
12 januari 2012, gemeentehuis Amersfoort. In twee groepen van ongeveer vijftien DIV’ers wordt gestart met een algemene presentatie over zaakgericht werken en dienstverlening. Onderwerpen als de wildgroei aan informatie, de relatie tussen DIV en het KCC, en de rol van de toekomstige informatiemanager worden besproken. Daarnaast komen andere praktische onderwerpen als het starten van een zaak, archivering op zaakniveau en het onderscheid tussen zaken en niet-zaken aan bod. Allemaal vragen die zorgen voor veel discussie: precies wat er wordt beoogd. Het tweede deel van de ochtend staat in het teken van de uitleg van de opdracht. Om ook op de lange termijn een resultaat te behalen en daarnaast alle medewerkers mee te nemen in het traject moet er onder andere geschreven, gediscussieerd en gepresenteerd worden. In de vijf weken die volgen, zullen vijf groepen hun visie op de toekomst van hun rol in de organisatie formuleren. Vijf verschillende onderwerpen die samen duidelijk maken hoe de medewerkers zelf tegen de toekomstige rol van informatiemanager aankijken. Een uitdaging die de groep graag aangaat!
Het doel van de cursus is naast het creëren van bewustwording vooral het ontwikkelen en zichtbaar maken van competenties. Wat is het grote verschil tussen een informatiemanager en de huidige DIV’er? De vijf groepen achterhalen op even zovele onderwerpen waar die verschillen zichtbaar zijn. De thema’s zijn achtereenvolgens: de start van een zaak, zaakafhandeling, zaakgericht archiveren, de Amersfoortse DIV’er 2.0 en zaken & nietzaakgebonden archiefbescheiden. Alle thema’s krijgen een eigen hoofdstuk in een visiedocument dat niet alleen leesbaar moet zijn voor de afdeling zelf, maar ook in de rest van de organisatie begrijpelijk moet zijn. Het zijn dan ook geen onderwerpen die alleen van belang zijn voor informatiespecialisten, maar voor de organisatie als geheel. Iedere afdeling weet na het lezen op welke manier een informatiemanager ondersteuning kan bieden bij het doen van zijn of haar werk. De middag wordt vervolgens besteed aan het opzetten van het begin van het hoofdstuk: welke onderdelen moet dit hoofdstuk bevatten? Welke vragen willen we beantwoorden? Iedere groep werkt afzonderlijk aan de eerste contouren van wat over een paar weken hét visiedocument op het gebied van informatiemanagement moet zijn. Vanaf het begin is dus duidelijk dat de nieuwe rol direct in de praktijk moet worden gebracht.

Feedback op de thema’s
19 januari 2012, Amersfoort. Na een week is het tijd om de eerste versie van het hoofdstuk op te leveren. Iedere groep heeft naar aanleiding van de eerste bijeenkomst afspraken gemaakt om de benodigde informatie te vinden.

De Amersfoortse aanpak
In Amersfoort hebben we een bewuste keuze gemaakt om de ontwikkeling die we de komende jaren gaan doormaken niet met een monoloog van een deskundige/docent in te laten vullen. We wilden graag dat de medewerkers zelf aan de slag zouden gaan en zodoende over de toekomst van het vakgebied zouden nadenken en discussiëren over de ontwikkelingen. Daardoor raakte het niet alleen het vakgebied maar ook onze organisatie en daarmee veel sterker de eigen werkzaamheden. De medewerkers werden in groepen ingedeeld die een bepaald thema moesten beschrijven. Zowel bij de discussies als bij het beschrijven van de thema’s werden ze begeleid door Sven Blom en Robert Vos van KBenP. De medewerkers hebben deze aanpak duidelijk gewaardeerd en hebben met groot enthousiasme gewerkt aan hun deelopdracht. Uiteindelijk hebben ze voor elkaar en het management een presentatie gegeven en heeft er een afsluitende discussie plaatsgevonden.

Rob Koster, gemeente Amersfoort

Daarvoor moet onder andere achterhaald worden hoe de diverse vakafdelingen die nieuwe rol zien. Wat hebben ze nodig om hun werk beter te kunnen doen? Welke kennis van een DIV’er is daarbij noodzakelijk? Door de vragen niet alleen op de afdeling, maar vooral ook mét andere afdelingen samen te beantwoorden ontstaat er een scherper beeld van de toekomst en wordt er direct gewerkt aan een van de nieuwe rollen van de DIV’er 2.0. De verschuiving van specifiek uitvoerend naar informerend en begeleidend betekent voor alle aspecten van het vak en dus ook voor alle groepen een nieuwe functieomschrijving. Is het functioneel om alle zaken bij DIV te starten? Wat kan er goed of fout gaan als dat door de hele organisatie gebeurd? Wie controleert een dossier op volledigheid? Hoe gaan we om met stukken die niet tot een zaak behoren? Door als groep en als afdeling naar deze vraagstukken te kijken en er vervolgens mee de organisatie in te gaan, ontstaat er tegelijk meer bewustzijn van de nieuwe rol van DIV.

2 februari 2012, gemeentehuis Amersfoort. Een aantal weken na de eerste bijeenkomst krijgen alle groepen in sessies van negentig minuten de tijd om het hoofdstuk door te spreken met de begeleiders van de cursus. Dat moment wordt aangegrepen om de laatste zaken te verhelderen en nogmaals kritisch naar het eigen hoofdstuk te kijken. Het vervolg hierop is namelijk dat de groepen elkaars hoofdstuk gaan beoordelen. De faciliterende rol in de organisatie vereist ook dat je goed in staat bent om het werk van anderen te beoordelen en heldere feedback kunt geven op het vakgebied van een collega. Op deze manier wordt direct duidelijk wat dat van je vraagt als collega.

De presentatie
1 maart 2012, gemeentehuis Amersfoort. Nadat alle groepen naar aanleiding van de reviews de laatste hand hebben gelegd aan hun eigen hoofdstuk is het tijd voor het laatste onderdeel van de cursus: een presentatie van het hoofdstuk aan de hele afdeling. Wederom een competentie die in de toekomst een grote rol zal spelen tijdens de werkzaamheden van de nieuwe informatiemanager. Door de inhoud direct te verbinden aan de benodigde competenties komt iedere deelnemer er tijdens de cursus achter waar zijn of haar sterke en zwakke punten liggen. Daarnaast zorgt de veilige omgeving van de afdeling ervoor dat iedereen kan leren en proberen zonder bang te zijn daarop afgerekend te worden. Inhoud is belangrijk, maar de kunst om het over te brengen op collega’s en in een andere context te plaatsen is minstens zo belangrijk. De cursus laat medewerkers met eigen ogen zien wat er zowel qua inhoud als houding nodig is in een organisatie die zaakgericht werkt en meer afhankelijk wordt van informatiemanagers. Ook in de ogen van de teamleider en het afdelingshoofd is dit een innovatieve manier van lesgeven.

Van grote waarde
Tot slot is het goed om naar de organisatie in zijn geheel te kijken: wat heeft een organisatie als Amersfoort nodig als het gaat om grip op informatie? Iedere medewerker zal straks de kennis en vaardigheden moeten hebben om een dossier op te bouwen, documenten op waarde te schatten en dit gestructureerd op te slaan. Die kennis kan voor een groot deel van de huidige DIV/IB-afdeling komen als deze in staat is om de organisatie daarin mee te nemen. Het gaat straks minder om het inzetten van de kennis voor de eigen werkzaamheden en meer om het inzetten van de kennis voor de werkzaamheden van collega’s. Los van de inhoud zagen we nog iets anders: medewerkers die al decennia bij de gemeente Amersfoort werken, presenteerden voor het eerst voor een grote groep mensen, op de ‘papadag’ werden afspraken met collega’s gemaakt en zelfs de zondag was niet langer heilig. Wat zegt dat over de groep mensen? Veel. Het besef dat ze van grote waarde voor de organisatie zijn en blijven, motiveerde daarnaast enorm en het eindresultaat was naast een goed en inhoudelijk stuk ook een groep mensen met een helder beeld van hun eigen toekomst en de motivatie om daar een bijdrage aan te leveren. En dat laatste is misschien wel het allerbelangrijkste.

Sven.Blom@kbenp.nl, Sven Blom is partner KB&P Zaakgericht werken.
robert.vos@kbenp.nl, Robert Vos is adviseur Zaakgericht werken bij KB&P.