Van Handboek Archiefregelingen naar e-Docmanager

Ontstaan

Ontstaan
De directe aanleiding voor het op de markt brengen van het handboek vormde de verschijning eind 2001 van drie ministeriële regelingen, als uitwerking van de artikelen 11, 12 en 13 uit het Archiefbesluit 1995. Ook vanuit de VNG werd aandacht aan de invoering van de regelingen besteed door middel van ledenbrieven en voorlichting. De VNG Uitgeverij zag in het verlengde van deze aandacht een markt in het samenbrengen in één handboek van alle ‘andere’ regelingen, die er op het terrein van informatiebeleid al bestonden en nog stonden aan te komen. De naam van de nieuwe uitgave Handboek Archiefregelingen (HAR) was gebaseerd op de toen ‘nieuwe’ regelingen, maar moest een totaaloverzicht van verplichtende regelgeving voor lagere overheden bevatten.

De inhoud van de HAR omvatte zodoende de voor de overheden geldende wet- en regelgeving, kort ingeleid door de redactie. Het werk diende niet om meningen of interpretaties van de regels te geven of individuele cases te behandelen. Doel was om op één plaats alle benodigde regelgeving te bundelen, uit te breiden met in de daarop volgende jaren verschijnende landelijke regelgeving, modellen en hulpmiddelen. De eerste redactie bestond in 2002 vooral uit vertegenwoordigers uit het archiefveld; de documentaire informatievoorziening – toch uiteindelijk de doelgroep! – ontbrak in de redactie. Iets wat later wel veranderde, zeker toen besloten werd om ook toelichtingen op bestaande regelingen te schrijven en thematische onderwerpen te behandelen. Adviseurs van Doxis, VHIC en Digital display werkten hierbij gebroederlijk samen met archivarissen en docenten.

Inhoud van het eerste handboek
De eerste uitgave van de HAR dateerde van december 2002 en begon met een algemeen hoofdstuk over de Archiefwet en het Archiefbesluit, waarna werd ingegaan op enkele bestuurlijke aspecten zoals de openbaarheid van archiefbescheiden. Er werd aandacht besteed aan de Gemeentewet, privacywetgeving, gevolgd door de gang van zaken bij herindeling van gemeenten of bij het onderbrengen van bepaalde taken in een gemeenschappelijke regeling. Een apart hoofdstuk was gewijd aan selectie, gevolgd door – uiteraard – de drie archiefregelingen over duurzaamheid, geordende en toegankelijke staat en de archiefruimten en -bewaarplaatsen.

Na een paar jaar bleek dat de gekozen invalshoek van alleen wet- en regelgeving voor gemeenten een erg smalle basis vormde om de continuïteit en regelmatige aanvulling van het handboek te garanderen. De tot op dat moment gebundelde gemeentelijke informatie was aan weinig verandering onderhevig, waardoor er onvoldoende aanvullingen kwamen. Tegelijkertijd waren er wel degelijk actuele ontwikkelingen rondom archivering en informatiebeleid, die interessant waren om uit te geven en ook de doelgroep zouden aanspreken. Een meerwaarde, door het opnemen van toelichtingen, best practices, kritische beschouwingen en dergelijke, moest er komen. Opbouw en indeling van de HAR werden uitgebreid met onderwerpen als digitalisering (en ontsluiting) van archieven, de beveiliging van informatie en hulpmiddelen bij het archiveren (checklists, tools, voorbeelddocumenten). Ook kwam er een hoofdstuk met een thematische ketenbenadering, waarin de ‘nieuwe’ onderwerpen een plaats kregen, ingedeeld naar de (gemeentelijke) taken. Deze aanpak leidde ertoe dat er in de daaropvolgende jaren veel nieuwe artikelen, tools, kwaliteitsnormen, hulpmiddelen et cetera konden worden gepubliceerd en de lezers meer kregen aangeboden dan alleen ‘kale’ wetteksten. Ook besloot de redactie om als aanvulling op het losbladige hoofdwerk een papieren pocket uit te geven. Deze Pocket Archiefregelingen verscheen over de jaren 2008, 2009- 2010 en 2010-2011 en vormde een verkorte uitgave van de belangrijkste bijdragen aan het Handboek Archiefregelingen.

Een nieuw concept
In 2006 verkocht de VNG haar uitgeverij aan Sdu Uitgevers. Kort daarna begon Sdu na te denken over een andere invulling en presentatie van de producten op het terrein van het informatiebeleid en dan met name over de mogelijkheden om deze via een portal digitaal online aan te bieden. Het vakgebied van archief- en documentmanagement verschoof immers steeds meer naar informatiemanagement, waartoe meer samenwerking met andere disciplines vereist is, evenals kennis van bedrijfsvoering, nieuwe ontwikkelingen en het volgen en voeren van discussies over actuele thema’s. De vraag was of de HAR in de verschijningsvorm van dat moment een wezenlijke bijdrage leverde binnen het informatiemanagement. Het antwoord was dat de HAR vooral als naslagwerk werd gehanteerd, waarin de gebruikers niet de actuele thema’s van vandaag de dag aantroffen. De groep van archivarissen en documentair informatieverzorgers, die zich overwegend bezig hield met papier en behoefte had aan het bestaand archiefinstrumentarium (BAC, stukkenlijst, selectielijst etc.), zou de komende jaren alleen maar kleiner worden. Om de moderne én de traditionele informatieverzorger te bedienen is vervolgens nagedacht over een concept waarin de bestaande producten van Sdu een plek zouden krijgen, aangevuld met een veelvoud aan topics als nieuws, een agenda, vraag en antwoord, overzicht van publicaties, opinies, leveranciersinformatie, vacatures, wet- en regelgeving, tools (modellen, overzichten) en praktijkinformatie.
Na een aantal sessies leidde dit ertoe dat Sdu, mede naar het voorbeeld van het tijdschrift Proces en Document – dat al digitaal werd aangeboden en waarvoor een digitale toegang was gecreëerd –, een portal ging ontwikkelen, waarin de HAR een plaats zou krijgen.

De e-Docmanager
In juli 2011 verscheen de laatste, analoge, aanvulling van de HAR, tegelijk met de start van de e-Docmanager. De e-Docmanager is meer dan het vertrouwde handboek. De online tool omvat ook bekende instrumenten als de Basisarchiefcode, de thesaurus, landelijke stukkenlijst, zaaktypencatalogus (ZTC), VIND- en DSP-informatie. Hiermee beoogt de e-Docmanager een eenduidige toegang te zijn tot alle relevante informatiebronnen op het gebied van informatiemanagement en -beleid. Het vertrouwde Handboek Archiefregelingen is dus niet meer, maar het goede blijft: een grote bibliotheek aan kennis, bestaande uit artikelen, wet- en regelgeving met toelichting, best practices en normen en standaarden. Met de e-Docmanager is deze ‘bibliotheek’ verder uitgebreid: met vooraankondigingen, reviews, blogs, achtergronden en de mogelijkheid om online door de gehele inhoud van zowel de HAR als de andere producten te zoeken. De digitale omgeving biedt deze en nog veel meer mogelijkheden, maar stelt ook andere eisen. De vorm en inhoud van de e-Docmanager zijn nog volop in ontwikkeling. De komende tijd zullen daartoe diverse verbeteringen en aanpassingen worden doorgevoerd, onder andere ingegeven door een uitgebreid gebruikersonderzoek.

De huidige homepage van e-Docmanager.

Voor de redactie betekent de e-Docmanager ook dat aanpassingen nodig zijn in de manier van werken. Meer flexibiliteit in momenten van aanleveren van materiaal, maar ook vaker. Een online informatiebron dient immers regelmatig nieuwe informatie te bieden. We doen dit in de vorm van onder andere blogs en artikelen.
Deze artikelen zullen in veel gevallen minder omvangrijk zijn dan in de tijd van de HAR. Online lezen is immers anders dan op papier. Daar houden we rekening mee. Er blijft echter ruimte voor commentaren en diepgaander artikelen. Kwaliteit is en blijft leidend, afgewisseld met luchtiger bijdragen en discussiemogelijkheden.
Een definitieve vorm van de e-Docmanager is er dus nog niet. Redactie en uitgever werken hier hard aan, zodat de e-Docmanager inderdaad wordt wat de bedoeling is: dé online informatiebron voor eenieder die werkzaam is in de boeiende wereld van informatie- en archiefmanagement. Deze wereld verandert en vernieuwt. Een degelijke bron van informatie is broodnodig en de e-Docmanager wil dat zijn. Wij zien de gedeeltelijke combinatie met de omgeving van Proces en Document en Od online als een verrijking. Verschillende invalshoeken bieden verschillende mogelijkheden en antwoorden op de diverse vragen die in het vakgebied spelen. Wat ligt er meer voor de hand dan gebruik te maken van de verschillende bronnen? De e-Docmanager zoekt in dit geheel de diepte en zal de discussie niet schuwen. De huidige redactie van de eDocmanager wordt gevormd door vijf gemotiveerde mensen, allen actief in het werkveld. Vanuit hun netwerk kunnen zij een beroep doen op een grote groep auteurs. Er is echter altijd ruimte voor nieuwe auteurs, mensen die het vakgebied een warm hart toe dragen en bereid zijn hun kennis en inzichten te delen met hun collega’s. Heeft u belangstelling, neem dan gerust contact met ons op!

pgm.diebels@pzh.nl, Peter Diebels is oud-redacteur van het handboek Archiefregelingen en redactielid van de e-Docmanager.
Jack.Karelse@vhic.nl, Jack Karelse is hoofdredacteur van de e-Docmanager.