9 november 2018

Van ieder voor zich naar één voor allen?

image for Van ieder voor zich naar één voor allen? image

In dit artikel beschrijven Anne-Jan Wijnstok en Wil Mettes, adviseurs informatiemanagement bij Waterschap Vechtstromen, welke gevolgen de Omgevingswet voor burgers en overheid heeft. Daarbij leggen zij een link naar ‘zaakgericht werken’ en samenwerken in de keten in relatie tot archivering. De auteurs doen daarbij een dringende oproep: “Beleg de archivering rondom de Omgevingswet centraal in plaats van – zoals het nu is – decentraal bij iedere overheidsinstantie.”

In dit artikel beschrijven Anne-Jan Wijnstok en Wil Mettes, adviseurs informatiemanagement bij Waterschap Vechtstromen, welke gevolgen de Omgevingswet voor burgers en overheid heeft. Daarbij leggen zij een link naar ‘zaakgericht werken’ en samenwerken in de keten in relatie tot archivering. De auteurs doen daarbij een dringende oproep: “Beleg de archivering rondom de Omgevingswet centraal in plaats van – zoals het nu is – decentraal bij iedere overheidsinstantie.”
In dit artikel gaan we dieper in op twee aspecten, zaakgericht werken en archivering in relatie tot het DSO, en de kansen en uitdagingen die de Omgevingswet ons kan bieden.

Zaakgericht werken in de Keten: kansen voor samenwerking

De overheid moet, op het gebied van de fysieke leefomgeving althans, voor de burger als één loket aanvoelen waar die met al zijn/haar vragen terecht kan. Hiervoor is intensieve samenwerking noodzakelijk tussen de verschillende bevoegd gezagen: gemeenten, provincies, waterschappen, rijk, etc. Afhankelijk van de vraag die aan ‘de overheid’ gesteld wordt, treedt namelijk één van bovengenoemde partijen als bevoegd gezag op. Stel dat de gemeente het bevoegd gezag is, dan moet er samengewerkt worden met bijvoorbeeld waterschappen en de provincie, maar stelt de gemeente (als bevoegd gezag) uiteindelijk de vergunning op.1 Zaakgericht werken biedt een methode om dergelijke dienstverlening te realiseren.

Een definitie van een zaak luidt: “Een hoeveelheid werk met een welgedefinieerde aanleiding en een welgedefinieerd resultaat, waarvan de kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden.2

Vertaald naar een praktijkvoorbeeld uit het DSO: Een burger wil een steiger bouwen en dient hiervoor een vergunningsaanvraag in (de aanleiding). Een waterschap neemt deze in behandeling en vraagt advies aan de gemeente (proces waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden) om uiteindelijk tot een vergunning (resultaat) te komen. Tijdens dit proces wordt de indiener door middel van status-updates op de hoogte gehouden van het proces.

Het DSO biedt wat ons betreft een kans om voor een aantal diensten van de overheid (vergunningverlening bijvoorbeeld) een samenwerkingsomgeving te creëren waarin verschillende overheden de mogelijkheid hebben samen aan één zaak te werken. Op dit moment is hier in het DSO geen functionaliteit voor, wat betekent dat een ingediend verzoek uit het DSO gedownload moet worden, geïmporteerd moet worden in het eigen systeem en dat uitwisseling van de zaak tussen overheden op eigen gelegenheid plaats moet vinden. We zijn ons ervan bewust dat samenwerking in het DSO nogal wat impliceert, te denken aan een eenduidige toepassing van zaakgericht werken, vergelijkbare zaaktypen en processen, etc. Tegelijkertijd zal eenzelfde afstemming (wellicht in mindere mate) bereikt moeten worden als zaken, op welke manier dan ook, tussen overheden uitgewisseld moeten worden.

Er is echter goede hoop dat er op termijn wel samenwerkingsfunctionaliteit in het DSO gaat komen. In één van de voorbereidingstrajecten (UIVO-I) is de behoefte aan samenwerking onderzocht. De conclusie luidde dat er duidelijk behoefte is aan echt sámenwerken en aan één resultaat.3

Archivering en het DSO

Op dit moment wordt er nog druk gebouwd aan DSO-functionaliteiten, maar is er voor zover ons  bekend, nog geen archieffunctie gerealiseerd. Wel is er een notitie met aanbeveling uit het UIVO-I traject verschenen met daarin de volgende uitgangspunten:4

Archivering by design in het hele stelsel
Duurzame toegankelijkheid als standaard onderdeel van het stelsel. Archieffunctie is vanzelfsprekend bij de ontwikkeling van alle onderdelen van het stelsel.

Producten- en dienstencatalogus (PDC), Procesmodel en Zaaktypecatalogus (ZTC) zijn in het gehele stelsel leidend
In deze catalogus staat voor elke overheidsinstantie beschreven welke diensten ze leveren aan de klant (bijvoorbeeld het verlenen van een vergunning) maar ook welke producten en halffabricaten daaronder vallen. Door overeenstemming te bereiken over de producten/halffabricaten is het mogelijk om samen te werken. Zo weet een waterschap bijvoorbeeld precies voor welk deel van een omgevingsvergunning ze verantwoordelijk is wanneer dit in de PDC gedefinieerd is.5

Verantwoordelijkheden zijn duidelijk in het hele stelsel
Er moet een raamwerk opgesteld worden voor de zorgplicht van betrokken organisaties voor het hele stelsel.

Kwaliteitseisen voor het hele stelsel
Voor het stelsel ontwikkelde eisen aan kwaliteit zorgen ervoor dat overal in het DSO dezelfde regels gelden om de kwaliteit van archiefwaardige informatie te borgen.

Informatiemodel voor het hele stelsel
Het informatiemodel beschrijft welke informatie er in registraties is opgenomen. Hierbij moet gedacht worden aan: termen en definities, eigenschappen van een object en de relaties met andere objecten. Bijvoorbeeld: voor een personenregistratie wordt vastgelegd welke eigenschappen (naam, geslacht, etc.) worden bijgehouden en welke relaties een persoon kan hebben (adres, beroep, etc.) Het is dus ook zo dat er voor een groot deel van de informatie in het DSO beschreven wordt welke metadata worden bijgehouden.

Naar ons idee is het mogelijk om aan de hand van deze uitgangspunten in combinatie met de eerder beschreven samenwerkingsruimte een centrale archivering voor alle informatie die is ontstaan in het DSO te regelen. Uit de aanbevelingen komt het beeld naar voren dat archivering vooral door middel van zorgplicht geregeld moet worden. Dat wil zeggen dat bevoegde gezagen zelf verantwoordelijk zijn voor de archivering van zaken uit het DSO. Het heeft volgens ons echter een aantal voordelen om archivering juist vanuit het DSO te faciliteren.

Wanneer een zaak die in het DSO start, gebruikmakend van een in het DSO vastgestelde Zaaktypencatalogus (uitgangspunt 2), uiteindelijk tot een resultaat leidt, kan deze op basis van DSO-eisen aan kwaliteit (uitgangspunt 4) door het bevoegd gezag dat regie voerde afgehandeld worden. Ervan uitgaande dat bij het starten van de zaak metadata toegekend worden (door de regievoerder), is bij afhandeling van de zaak de archivering grotendeels geautomatiseerd mogelijk.

Archivering op de langere termijn kan wat ons betreft dan via een e-depot verder geregeld worden. Er is namelijk al uniformiteit en een geborgde kwaliteit van de zaken die in het DSO zijn ontstaan. Dat zal overbrenging vergemakkelijken.

Voordelen van archivering binnen het DSO

Het grootste voordeel van een dergelijke werkwijze is standaardisatie. Alle overheden die binnen het DSO werken, conformeren zich aan een voor het DSO opgestelde standaard van kwaliteit, zaaktypen en metadatering.

Een tweede voordeel kan zijn dat er in het DSO een begin gemaakt kan worden met het veelvuldig geroepen (maar in de praktijk lastig te realiseren) principe van ‘eenmalige opslag, meervoudig gebruik’. Met het DSO als uitgangspunt handelen bevoegde gezagen in samenwerking een vergunningsaanvraag af en blijft deze uiteindelijk als archiefstuk in het DSO. Daarmee vormt het DSO de bron voor informatie over verleende vergunningen. We zijn tenslotte uiteindelijk ook verplicht om vergunningen (wanneer deze aangemerkt worden als omgevingsdocument) in het DSO te gaan zetten. Eén bron voorkomt problematiek rondom verschillende versies van documenten die op verschillende locaties – een DMS, een mailbox, etc. – rondzwerven.

Wanneer de archivering echter enkel in het DSO gaat plaatsvinden is voor iedereen glashelder wat het antwoord van het bevoegd gezag was op de aanvraag van de hierboven genoemde burger met zijn steiger.

Het is overigens niet de eerste keer dat de archiefsector zich buigt over dergelijke vraagstukken. Bij de invoering van het OmgevingsLoket Online (hierna: OLO) in oktober 2010 (infomil6) hebben vergelijkbare archiveringsvraagstukken gespeeld, maar heeft men afgezien van gecentraliseerde opslag (en archivering) in het OLO. In het geval van waterschap Vechtstromen heeft het ertoe geleid dat aanvragen die via het OLO binnenkomen in het DMS geregistreerd worden, waarna er eigenlijk geen gebruik meer gemaakt wordt van de OLO-voorziening, wat natuurlijk zonde is.

De boot gemist?

Voor het DSO is nu gepland dat in 2024 alle beoogde functionaliteiten gereed zijn. Dat betekent dat er nog tijd is om mee te denken over de archivering van het stelsel. Op dit moment lijkt het erop dat weer gekozen wordt om de opslag en archivering decentraal in te richten en dus over te laten aan de bevoegde gezagen. Met de nadruk op samenwerking in de Omgevingswet vinden wij het belangrijk dat diezelfde samenwerking doorklinkt in een goede oplossing voor de archivering.

Daarvoor moeten we wellicht als vakgebied ook beter samenwerken en één geluid richting het DSO laten horen. Of de kansen die wij hier zien ook de beste zijn, weten wij ook niet, maar laten we daar als sector het gesprek over voeren en ons hard maken voor een praktische uitvoering omtrent de archivering in het DSO. Daarmee gepaard gaat een aantal vragen waar wij de antwoorden ook niet op kunnen geven: Hebben we voldoende deelgenomen in de voorbereidende fase van het DSO? De UIVO-I notitie noemt wel als uitgangspunt ‘Archivering by design’, maar welk design is dat dan? Zitten er voldoende mensen uit de praktijk aan tafel als het om archivering gaat? Doen we als sector onze mond wel genoeg open?

Wie de antwoorden heeft, mag ze geven. Wij houden ons in ieder geval aanbevolen!

De Omgevingswet en het Digitaal Stelsel

De Omgevingswet is het resultaat van een bundeling van wetgeving over de fysieke leefomgeving (we gaan van 40 wetten, 120 AMvB’s7 en een paar honderd ministeriële regelingen naar één wet!), met als belangrijkste doel: eenvoudiger en beter omgaan met de versimpelde wet met een focus op ‘ja, mits’ in plaats van ‘nee, tenzij’ als het gaat om initiatieven vanuit de maatschappij.8

Om deze stelselwijziging te faciliteren wordt er een Digitaal stelsel Omgevingswet (DsO) opgetuigd. kort door de bocht is het DsO een interactieve kaart waarop eenieder kan zien wat op een bepaalde locatie is toegestaan. Als een initiatief, bijvoorbeeld de aanleg van een steiger, is toegestaan kan de vergunning via het DsO direct worden aangevraagd bij de overheid, die voor de burger als één loket moet functioneren.9

Om dit mogelijk te maken, moeten overheden het DsO vullen met de regels die ze hanteren en de gebieden waarop deze betrekking hebben. Andersom moeten overheden in het DsO ingediende initiatieven kunnen ophalen, behandelen en een besluit publiceren. Kortom, het DsO faciliteert de interactie tussen overheid en maatschappij en staat daarmee aan het begin van veel (archiefwaardige) informatie.

 

Anne-Jan Wijnstok en Wil Mettes zijn beide Adviseur informatiebeheer bij Waterschap Vechtstromen


Noten

1 https://aandeslagmetdeomgevingswet.nl/thema/regionale/staat-omgevingswet/.
2 B. de Groot, GFO-zaken 2004: 6.4 Zaakgericht werken, 2013.
3 https://aandeslagmetdeomgevingswet.nl/over-ons/uivo-i/ketenprocessen-uivo/ Bijlage 4b: verkenning behoefte samenwerkingsruimte.
4 Quote uit: F. Smit, Archieffuncties in het stelsel omgevingswet, 2017
5 Voor meer informatie over de PDC, zie ook: https://omgevingswet.wiki/bin/view/360/Lees%20dit%20eerst.
6 https://www.infomil.nl/onderwerpen/integrale/omgevingsloket/versies/release-informatie/#Achtergrondloket.
7 Algemene Maatregel van Bestuur.
8 (M)IM 2016, Omgevingswet in het kort.
9 www.omgevingswetportaal.nl.