Van netwerkschijf naar DMS

Waarom worden netwerkschijven anno nu nog veelvuldig gebruikt? Wat zijn de beperkingen van netwerkschijven? Hoe kan een documentmanagementsysteem (DMS) daarbij oplossing bieden? Nog belangrijker, hoe pak je zo’n transitie van netwerkschijf naar DMS aan? Het ministerie van Justitie en Veiligheid (J&V) heeft deze vraagstukken ondergebracht in verschillende programma’s. Inmiddels is een onderdeel binnen J&V zo ver dat netwerkschijven volledig worden afgesloten voor documentopslag (alleenlezen).

Waarom worden netwerkschijven anno nu nog veelvuldig gebruikt? Wat zijn de beperkingen van netwerkschijven? Hoe kan een documentmanagementsysteem (DMS) daarbij oplossing bieden? Nog belangrijker, hoe pak je zo’n transitie van netwerkschijf naar DMS aan? Het ministerie van Justitie en Veiligheid (J&V) heeft deze vraagstukken ondergebracht in verschillende programma’s. Inmiddels is een onderdeel binnen J&V zo ver dat netwerkschijven volledig worden afgesloten voor documentopslag (alleenlezen).  Dit artikel beschrijft de aanpak binnen J&V om van de netwerkschijf over te stappen naar een DMS.

Maak een probleemschets
De rechtvaardiging van een programma of project begint met het schetsen van een probleem. Immers, zonder probleem is er geen reden om een programma of project te starten. Dus waarom vormen netwerkschijven een probleem voor duurzame toegankelijkheid? Op hoofdlijnen zijn er vier problemen: 

• Informatie is beperkt toegankelijk (persoonlijke netwerkschijven zijn alleen toegankelijk voor de medewerker zelf, de gedeelde netwerkschijven alleen binnen – onderdelen van – een directie).
• Informatie is onbeheerd en ongestructureerd (geen automatisch versiebeheer, onduidelijk en onbetrouwbaar vastgelegd wie wat heeft toegevoegd/gewijzigd of heeft goedgekeurd, geen toezicht op naamgeving en ordening, geen opschoning, geen handhaving van bewaartermijnen en geen garantie op duurzame beschikbaarheid).
• De archiefwet wordt niet nageleefd, want de informatie op de netwerkschijven wordt niet gearchiveerd.
• Als gevolg van bovenstaande punten vergt het maken van een reconstructie op basis van de informatie op netwerkschijven een grote inspanning en levert het een weinig betrouwbaar resultaat op.

Hiermee wordt niet voldaan aan het normenkader¹ voor een informatiehuishouding die op orde is. Dat is het geval als informatie tijdig vindbaar, authentiek, volledig en juist, veilig opgeslagen en duurzaam toegankelijk is. De organisatie loopt hierdoor een aantal risico’s:

• De afhandeling van Kamervragen, Wob-verzoeken of informatieverzoeken van een onderzoekscommissie is onvolledig dan wel niet-tijdig.
• Informatie wordt onvoldoende gedeeld en het samenwerken blijft beperkt tot de grenzen van de eigen directie.
• De status van informatie is onduidelijk en onbetrouwbaar.
• Veel informatie wordt niet beheerd (gearchiveerd). Naar verwachting had veel informatie op netwerkschijven al vernietigd moeten zijn.
• Informatie op netwerkschijven bevat persoonsgegevens. Zij vormen een potentieel risico voor datalekken conform de AVG.

Naar schatting heeft het bestuursdepartement van J&V ongeveer 16 miljoen documenten op netwerkschijven opgeslagen. Vaak betreft het informatie die gearchiveerd moet worden. Waarschijnlijk geldt de probleemschets van J&V ook voor andere departementen of overheidsorganisaties. Doe er dus uw voordeel mee.

Communiceer een boodschap die aansluit bij de medewerker
De probleemschets heeft vooral betrekking op de problematiek die de organisatie als geheel ervaart. Het zegt vrij weinig over problemen die medewerkers ervaren (of zouden moeten ervaren) in het dagelijks werk. We hebben gemerkt dat medewerkers bovenstaande probleemschets begrijpen en onderschrijven, maar niet direct uit de startblokken schieten om ermee aan de slag te gaan. Daarom is het belangrijk om de vertaalslag richting medewerkers te maken. Welke beperkingen heeft een netwerkschijf in het dagelijks gebruik? Beperkingen zijn het kwijtraken van (eigen) stukken, de bestanden slecht kunnen doorzoeken, incomplete dossiers, documenten waarvan talloze duplicaten aanwezig zijn (beperking van versiebeheer) en persoonlijke archieven waar niemand weet van heeft. Inefficiëntie ligt op tal van gebieden constant op de loer. 

Veel tijd en energie is gestoken in de communicatie richting medewerkers, waarbij het ‘waarom’ altijd centraal staat. Dit geldt zowel voor het communiceren via intranet, het geven van presentaties als het gesprek bij het koffieapparaat. Iedereen moet ervan doordrongen raken wat het probleem is. De oplossing hoeft er nog niet meteen te zijn. Zodra de boodschap bij iedereen bekend is, kan gewerkt worden aan mogelijk oplossingen. Ook daarbij is het van belang de medewerkers te betrekken via werkgroepen en werksessies.

Begin bij het begin: maak een overzicht van (werk)processen
Welke informatie moet worden gearchiveerd en in welke systemen sla je deze informatie op? Om dit te bepalen, moet je als organisatie weten welke informatie je verwerkt. Het maken van een overzicht van werkprocessen geeft inzicht in de werkzaamheden die je als organisatie verricht én zorgt voor focus. Door langdurig gebruik van netwerkschijven is veel informatie gedateerd, niet representatief en daarmee geen goed referentiekader voor de informatie op netwerkschijven die idealiter in een DMS geplaatst moet worden. Een actueel overzicht van werkprocessen geeft medewerkers inzicht in wat voor documenten zij maken of verwerken. Vervolgens kun je per werkproces bepalen waar die informatie in de toekomst opgeslagen moet worden, met als uitgangspunt dat de netwerkschijf geen houdbare optie meer is.

Creëer urgentie: netwerkschijven op alleen-lezen J&V maakt gebruik van DigiJust als DMS. DigiJust is gebaseerd op FileNet en ontwikkeld met het doel om dé digitale werkomgeving voor heel J&V te worden voor alle (beleids)documenten. De belangrijkste voordelen van het gebruik van DigiJust zijn:

• Versiebeheer
• Inrichten van digitale werkstromen (papierloos werken)
• Samenwerken over organisatiestructuren heen
• Digitale dossiervorming
• Archivering conform wet- en regelgeving

Winst wordt behaald door processen efficiënter in te richten. Dit voorkomt onnodig printen, scannen, redigeren en wachten. Samenwerking is beter te organiseren, informatie is breder toegankelijk en beter overdraagbaar. Het lijkt een schot voor open doel om gebruik te maken van DigiJust. En toch wordt DigiJust beperkt gebruikt. Dit heeft meerdere oorzaken: onbekendheid en vrijblijvendheid. Veel gebruikers zijn onbekend met de mogelijkheden die DigiJust biedt. Hierover wordt beperkt gecommuniceerd. Medewerkers weten niet hoe ze met DigiJust hun werk beter kunnen organiseren. De andere oorzaak is vrijblijvendheid van gebruik. Medewerkers zijn niet verplicht om informatie in DigiJust op te slaan. Onbekend maakt onbemind en zo wordt vastgehouden aan het werken in een traditionele mappenstructuur.

Digna van Herwaarden, CIO en gedelegeerd opdrachtgever, onderschrijft dat. “Als managementteam (MT) zien wij de noodzaak om de informatiehuishouding verder op orde te brengen. Wij zien in DigiJust een belangrijk middel om dit te bereiken. Om dit kracht bij te zetten is besloten om de netwerkschijven af te sluiten en op alleen-lezen te zetten. Dit houdt ook in dat wij als MT op een andere wijze moeten gaan werken. Die uitdaging gaan wij graag aan.”

In de zomer van 2018 is naar alle medewerkers gecommuniceerd dat netwerkschijven in 2019 op alleen-lezen gaan. Hierdoor zijn medewerkers kritischer naar DigiJust gaan kijken, wat heeft geleid tot gebruikerswensen die het systeem beter maken. Het gesprek met medewerkers gaat niet langer over het waarom, maar over het hoe: Hoe zorg ik er als medewerker voor dat ik straks zonder netwerkschijf mijn werk goed kan doen? Weerstand slaat om in acceptatie en dat zorgt ervoor dat de transitie in een stroomversnelling komt. Medewerkers gaan vooral met elkaar is gesprek over hoe zij iets het beste kunnen doen. Dat leidt weer tot betere vormen van samenwerking en begrip voor elkaar.

Wees standvastig
Meer dan twee jaar is gewerkt aan de transitie van netwerkschijf naar DMS. De problematiek moet zeker niet onderschat worden. Het gebruik van netwerkschijven zit er nou eenmaal ingebakken. Een belangrijke bijdrage aan het succes in de support van het MT. Zij hebben eind 2016 besloten om de informatiehuishouding te verbeteren. Met deze support kon het programmateam standvastig zijn in het communiceren van de boodschap, het omgaan met weerstand en het realiseren van de transitie. Alleen door standvastig te zijn, met een helder doel voor ogen, is het mogelijk om significante verbeteringen te realiseren. Indien dit niet binnen een organisatie niet te realiseren is, begin er dan niet aan.

De laatste voorbereidingen worden gedaan om netwerkschijven op alleen-lezen te zetten. Het ideale moment om dit te doen komt nooit. Ook wij zijn benieuwd naar de fase waarin het medewerkers het zonder netwerkschijf moeten doen. Alleen door te doen komen we daar achter. De uitkomsten zullen wij in een volgend artikel met u delen 

drs. Leo Hagoort en drs. Gert Jan Appelhof

Adviseurs bij Content Strategy 

Noot

¹ Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid, normenkader voor duurzaam toegankelijke en betrouwbare overheidsinformatie.