16 april 2018

Veranderen, hoe doe je dat?

image for Veranderen, hoe doe je dat? image

In de afgelopen maanden is aan de hand van een drietal artikelen ‘de stand van de bouwinformatie’ besproken. Een serie die verliep van broninformatie, via projectinformatie tot opleverdossier. In dit laatste artikel wordt stilgestaan bij de ‘zachte’ kant van informatiemanagement in het ruimtelijke dossier. Misschien het meest uitdagende deel. Hoe verleiden we mensen om anders te gaan werken?

In de afgelopen maanden is aan de hand van een drietal artikelen ‘de stand van de bouwinformatie’ besproken. Een serie die verliep van broninformatie, via projectinformatie tot opleverdossier. In dit laatste artikel wordt stilgestaan bij de ‘zachte’ kant van informatiemanagement in het ruimtelijke dossier. Misschien het meest uitdagende deel. Hoe verleiden we mensen om anders te gaan werken? Hoe verleiden we ze om los te laten wat ze vaak al lange tijd doen? Hoe verleiden we ze om beproefde technologie in te ruilen voor onzekerheid met kansen? Hoe verleiden we elkaar om heel intensief, brancheen disciplineoverstijgend samen te werken? 

Van de Rotterdamse hoogleraar Transitiekunde Rotmans is de uitspraak: “We leven niet in een tijdperk van verandering, maar in een verandering van tijdperk.” Als je deze uitspraak aanhoudt tegen wat er de afgelopen drie nummers is geschreven over veranderingen met betrekking tot bouwinformatie, komen deze veranderingen in een ander licht te staan. Het maakt deel uit van een groter geheel. En om de veranderende technieken en werkwijzen deel uit te laten maken van je organisatie en dit te organiseren, vraagt dit mijns inziens om een meer integrale aanpak. Een aanpak waarbij we volgens mij de verbinding moeten zoeken met andere veranderingen en uitdagingen.

Groots denken en doen
Uitdagingen die kansen zijn, zijn het klimaatakkoord van Parijs en de noodzaak om een energietransitie door te voeren, grotere terrorismedreiging, intensiever gebruik van steden en infrastructuur, groeiende intolerantie van burgers, bedrijfsleven en overheid voor het maken van fouten, groeien de claimcultuur, exploderende technische mogelijkheden en last but not least de wet van Moore die elke twee jaar een verdubbeling van de rekenkracht voorspelt.

Het zijn uitdagingen die vragen om een integrale aanpak. Enerzijds een voorzichtige en anderzijds een radicale aanpak. Een aanpak, zoals in Singapore, waar vanuit een ‘cockpit’ veranderingen in de stad worden gesimuleerd, virtueel getest op werkelijke schaal en pas dan fysiek doorgevoerd. Een aanpak die ik vind getuigen van wat groots denken en doen, gebaseerd op technische mogelijkheden en regie door de overheid, mogelijk maakt in onze steeds complexer wordende samenleving.

Wat is er nodig?
Hoe zouden wij dit binnen onze samenleving kunnen realiseren, als we dat zo zouden willen? Even terug naar Singapore. Wat is hun kracht?

  1. optimaal gebruik maken van techniek en data, 
  2. verantwoordelijkheid nemen, 
  3. laten samenwerken van disciplines.

Rotterdam heeft de handschoen opgepakt en onderneemt stappen om dit binnen haar grondgebied te realiseren. Als een organisatie dit voorbeeld wil volgen, wat is daarvoor nodig? Ik schat in de volgende elementen:

  1. Het gaat over het in beeld hebben van een bestaande historische stad. Hiervoor zijn actuele én historische data nodig. Ondergronds, op maaiveld en boven maaiveld. Informatie die, zoals we hebben gezien, deels beheerd worden door archiefinstellingen en vaak verspreid is over organisatieonderdelen. Actuele informatie die verzameld kan worden door scanauto’s, drones etc. Ofwel informatie die samenwerking vraagt van specialisten uit de ‘archipel Informatie’ – archivarissen, ICT’ers, IVspecialisten – én van specialisten uit de bouwkolom – architecten, aannemers, ingenieurs en (gebieds)beheerders, zowel uit de Burger en Utiliteitsbouw (BBU) als de GrondWeg en Waterbouw (GWW). 
  2. Een samenwerking organiseren die ervoor zorgt dat, bij alle veranderingen in de openbare ruimte, dit model, deze cockpit de enige bron van waarheid is waarbij iedereen moet beginnen voor zij/hij een project opstart. 
  3. Een vanzelfsprekendheid organiseren waarbij alle producten waarin de veranderingen in de openbare ruimte zijn vastgelegd, terugvloeien naar het model, de cockpit. 
  4. Stoppen met het opslaan van informatie over veranderingen in de openbare ruimte in andere omgevingen. Durven loslaten.

Wat zijn de implicaties?
Dit is makkelijk opgeschreven, maar de implicaties zijn enorm. Niet vanwege de techniek. Kijk naar Singapore. Het kan al. Financieel? De huidige informatiestromen overeind houden is, zo schat ik in, vele malen duurder vanwege alle dubbelingen en inefficiencies die in de systemen zitten.
Het gaat over samenwerken en loslaten, maar ook over vasthouden. Vasthouden aan je eigen vakmanschap. Geloof in je eigen capaciteit. Geloof in de waarde van je vak, die niet vasthangt aan de vorm waarin het is gegoten.

Toegespitst op ons eigen vakmanschap:

  • Wij hebben kennis en kunde om ‘schijnbaar verloren’ informatie tevoorschijn te ‘toveren’, omdat we kennis hebben van hoe informatie vroeger werd opgeborgen. 
  • Wij denken na over gestandaardiseerde metadata, en begrijpen en dragen de waarde hiervan uit. 
  • Wij denken na over duurzaamheid van informatie en snappen dat je dat moet organiseren. 

Het ontbreekt ons vaak aan:

  • kennis en kunde van het primaire proces, wat is nodig en waarom, 
  • financiële middelen, én 
  • (maar dat is een persoonlijke inschatting) lef om proactief de boer op te gaan en de middelen op te zoeken). 

Wat kunnen we dan doen?
Vanuit mijn ervaring: zoek de samenwerking! Zoek de aansluiting bij andere eilanden van de archipel Informatie, én zoek de samenwerking met andere archipels. Zoek de samenwerking met de archipel die ik voor het gemak maar ‘Bouw’ noem. Hoe?

Wij zijn een clubjesland. In iedere tak van sport zijn er clubjes en samenwerkingsverbanden, zoek ze op, nodig jezelf uit. Wees nieuwsgierig! Een voorbeeld: binnen de bouw is er het BIMloket. Dit is een samenwerkingsverband van alle soorten ‘clubjes’ binnen de bouw. Zowel binnen de BBU als de GWWsector, die alle open standaarden beheren. Hier komen vragen als: ‘Hoe organiseer ik mijn interne verantwoordingsprocessen?’, ‘Wat zijn de nieuwste COINSontwikkelingen?’, ‘Wat is de nieuwste versie van VISI en wat betekent dat?’, ‘Wat gebeurt er internationaal?’ et cetera? Er is sinds kort ook een clubje actief dat zich bezighoudt met de archiveringskaart. Hier zitten mensen uit de aannemerswereld, ingenieurs én archivarissen én informatiebeheerders samen aan tafel om te kijken hoe we generieke adviezen kunnen formuleren. Er is besloten om een community op LinkedIn te starten. Gebaseerd op de gedachte: wij hebben geen eenduidige adviezen hoe het moet, daarvoor gaan de ontwikkelingen te hard, wel aanbevelingen, want we weten waar we op moeten letten. En er zijn her en der best practises die gedeeld zouden moeten worden.

Vanuit dit samenwerkingsverband zijn inmiddels ook weer persoonlijke banden ontstaan. Zo heb ik een counterpart bij Rijkswaterstaat ontmoet die tegen dezelfde problemen aanliep als ik in Amsterdam. We zoeken elkaar op en proberen elkaar te helpen, elkaar te informeren en te introduceren bij verschillende gremia. Daarbij geholpen door onze collegaingenieurs.

Samen werken
Tot slot, de reden waarom ik nu werkzaam ben bij het Ingenieursbureau van de gemeente Amsterdam en niet meer bij het Stadsarchief, is te danken aan de gelukkige samenwerking met een ingenieur waarmee ik begin 2014 samen het congres ‘Bouwen met informatie’ heb georganiseerd. Een samenwerking die zo goed uitpakte dat we tot op de dag van vandaag dagelijks samenwerken, ieder vanuit zijn eigen kracht en kunde, en met ons gedeeld netwerk.

Een uitsmijter die ik u niet wil onthouden is de volgende: op zaterdag 17 februari verscheen in Trouw een artikel over Madaster, een samenwerkingsverband tussen grote aannemingsbedrijven, projectontwikkelaars, banken, ProRail en Schiphol, waar voor de gehele levensduur van objecten wordt vastgelegd uit welke materialen deze objecten bestaan en waar deze zich in het object bevinden. Voordeel van deze benadering is dat hierdoor bij sloop het te slopen object een verzameling waardevolle grondstoffen is, met een financiële waarde in plaats van een kostenpost.
Twee voorwaarden. Ten eerste: je moet weten en bijhouden waar deze materialen zich bevinden en dat gedurende de gehele levens cyclus van het object, vaak vele tientallen jaren, minimaal tot de toekomstige herbestemming van de materialen. En ten tweede: de data, meestal uit BIMmodellen, met de specifieke locatiegegevens, moeten ook tientallen jaren beschikbaar blijven. En laat dit nu net een onderwerp zijn waar ons vakgebied zich al jaren mee bezighoudt!

Meer weten?

Meer weten over samenwerking over de disciplines heen:

  • Website https://bouwenmetinformatie.wordpress.com/. Op deze website wordt sinds 2014 regelmatig over verschillende aspecten van ‘Bouwen met Informatie’ gepubliceerd. Zowel met bouwkundige invalshoek, als met een informatiekundige en archivistische bril. Er zijn voorbeelden van samenwerkingsverbanden en presentaties. Ook handig als je meer over bepaalde aspecten wil weten. En van harte uitgenodigd om contact op te nemen. 

Theo.Kremer@amsterdam.nl, Theo Kremer is informatiespecialist bij het ingenierusbureau van de gemeente Amsterdam.