11 november 2015

Veranderen… om hetzelfde te blijven*

image for Veranderen… om hetzelfde te blijven* image

Af en toe vragen mijn vrienden aan mij: “Ben jij nou nóg met dat digitale archief bezig? Het is toch geen rocket science?” “Nee”, zeg ik dan, “dat is het niet, alhoewel een van de belangrijkste referentiemodellen die wij gebruiken wel uit die wereld komt1. We hebben voldoende kennis ontwikkeld om het huidige digitale informatie- en archiefbeheer te begrijpen en uit te voeren. Het is nu de kunst om de kern van ons vak, te weten de betekenis en de democratische waarde van informatie te bewaren en door te geven, en te combineren met de werkelijkheid van alle dag.

Af en toe vragen mijn vrienden aan mij: “Ben jij nou nóg met dat digitale archief bezig? Het is toch geen rocket science?” “Nee”, zeg ik dan, “dat is het niet, alhoewel een van de belangrijkste referentiemodellen die wij gebruiken wel uit die wereld komt1. We hebben voldoende kennis ontwikkeld om het huidige digitale informatie- en archiefbeheer te begrijpen en uit te voeren. Het is nu de kunst om de kern van ons vak, te weten de betekenis en de democratische waarde van informatie te bewaren en door te geven, en te combineren met de werkelijkheid van alle dag. En die werkelijkheid gaat over mensen, doorlooptijden van investeringen in relatie tot nieuwe technieken, bestuurlijke visie, organisatieontwikkeling en ruimte voor veranderingen… De uitkomsten daarvan laten wat langer op zich wachten.”

1e orde verandering
Rond de tijd dat digitaal werken zijn intrede deed, werd de afdeling Post- en archiefzaken (PAZ) omgedoopt in Documentaire informatievoorziening (DIV). Die naamsverandering ging gepaard met een eersteordeverandering ‘het aanpassen van het bestaande’. De veranderde werkwijze bestond vooral uit het digitaal maken van het post- en archiefproces door de in-, through- en output digitaal te maken voor een aantal processen. Als facilitaire afdeling DIV was er geen directe bemoeienis met de primaire processen, de afdeling DIV ‘ving af’ wat gearchiveerd moest worden.

1e Orde
De huidige situatie is bekend, de problemen worden onderkend, en de oplossingen zijn duidelijk. Het gaat om een verandering van een bekende situatie naar een nieuwe gewenste situatie. En het is ook duidelijk wat we moeten doen om de verbetering te realiseren. De klanten, producten en markten blijven stabiel. Het gaat erom huidige klanten met bestaande producten beter en goedkoper te bedienen. Ook de strategie, structuur en cultuur blijven hetzelfde. Wat wel wordt veranderd zijn technische systemen en werkroutines.2

2e orde verandering
Ondertussen tierde de ‘spaghetti-automatisering’ welig, elke handige ambtenaar met Access bouwde een database, elk primair proces ontwikkelde z’n eigen applicatie en elke organisatie had z’n eigen softwareversies en -licenties. Bijgevolg was uitwisseling van informatie, of interoperabiliteit, lastig. De digitalisering van het postproces bood onvoldoende handvatten om deze autonome ontwikkelingen aan te pakken.

De oplossing kwam uit verschillende richtingen. De ICT kwam met de servicegeoriënteerde architectuur. In de architectuur werd en wordt de samenhang gezocht door niet alleen te kijken naar het proces, maar naar het hele systeem of zelfs de keten. Vanuit de e-overheid wordt het front-, mid- en backof!ce ingericht, de primaire en secundaire processen worden volgens dat principe aangesloten en basisregistraties leveren eenmalige opslag en meervoudig gebruik. Vanuit recordsmanagement en archivistiek komen drie vernieuwingen:

  • duurzame toegankelijkheid, de methoden en technieken die tot onze beschikking staan om digitale informatie voor langere tijd, authentiek, betrouwbaar, leesbaar en bruikbaar te houden;
  • procesinrichting, methoden om processtappen te koppelen aan de bijbehorende informatie;
  • nieuwe normen die (sets van) procesinrichting, metadata en organisatieontwikkeling ondersteunen.
2e Orde
De huidige situatie is min of meer bekend, maar de nieuwe situatie is nog niet geheel duidelijk. Belangrijke vragen zijn hoe de nieuwe situatie eruit kan zien, en hoe we van de huidige situatie naar de nieuwe situatie kunnen komen. Bij deze zogenaamde ‘tweedeordeveranderingen’ gaat het om vernieuwing van de bedrijfsprocessen en klantrelaties. Dit betekent een verandering van strategie, structuur, cultuur en technologie. Ook de werkwijzen en het gedrag van mensen in de organisatie zijn onderdeel van de verandering.2

Op dit moment is de kennis aanwezig om de informatiehuishouding van een organisatie goed in te richten. Er zijn geen vraagstukken die technisch of beheersmatig/administratief niet te beantwoorden zijn. DIV is een onderdeel van informatiemanagement dat een enorme groei heeft doorgemaakt door:

  1. de scope te verruimen van activiteitgeoriënteerd, naar proces-, systeem- en, hopelijk binnenkort, tot ketengeoriënteerd;
  2. de opkomst van ontwikkel- en kwaliteitsmodellen ICT die de verbinding leggen met alle aspecten van informatie van technische infrastructuur tot aan beveiliging en servicemanagement;
  3. de betekenis en democratische waarde van informatie mee te nemen vanaf de start van de procesinrichting.

Het informatiemanagement heeft zich een plek verworven aan de ontwerptafel door succesvol te leren van informatietechnologie, -beveiliging, -architectuur en archivistiek (zie afbeelding).

Vergelijking reikwijdte criteria norm Informatiebeheer en Informatiebeveiliging
Afbeelding Vergelijking reikwijdte criteria norm Informatiebeheer en Informatiebeveiliging (Risicomodel Rotterdam).

De integrale oplossing komt neer op vroegtijdig, weloverwogen keuzes maken met betrekking tot metadata en technische interoperabiliteit, open standaarden en actief beheer van informatie. Zie hier de tweedeordeverandering, ‘het vernieuwen van het bestaande’. En als het een beetje meezit, worden processen nu zo ingericht dat de informatie en de metadata naadloos kunnen overgaan naar een nieuw systeem, indien nodig, bijvoorbeeld een e-depot.3

3e orde verandering
Er tekent zich een derdeordeverandering af. Een paar voorbeelden hiervan zijn:

  • De hoeveelheid digitale informatie groeit exponentieel. Er ontstaan methoden en technieken zoals big data die de relatie met waardering en selectie en de verantwoording van de overheid in een ander licht zetten.
  • Linked data werpen een ander licht op het ontsluiten van informatie en de verbinding tussen collecties uit de gehele wereld.
  • De niet aflatende roep om een transparante overheid ondersteunt de openbaarheid van informatie en open data. De uitwerking hiervan is op dit moment nog niet te overzien, maar heeft zeker gevolgen voor de organisatie van de overheid, samenwerking en inhoud.
3e Orde
Wij zoeken naar nieuwe mogelijkheden in een onzekere situatie. In feite is alles aan verandering onderhevig. De identiteit van de organisatie staat onder druk en er bestaat onzekerheid over het bestaansrecht. De huidige situatie is onduidelijk en ook de toekomst is onzeker. De veranderingen zijn ingrijpend en raken iedereen die er bij betrokken is. Transformatieve veranderingen vergen lef en leiderschap.2

Transformatie
De wereld staat niet stil, gelukkig maar. Het is mooi om mee te bewegen en inventief te zijn om op die manier de betekenis en democratische waarde van informatie te bewaren en door te geven. Natuurlijk zijn er nieuwe vragen aan de ‘oude’ inrichting, ‘wie bewaart wat, hoe en op welke manier komt overheidsinformatie beschikbaar?’. In mijn ogen zou het een gemiste kans zijn om deze vragen eenzijdig vanuit kennis en techniek te benaderen. De antwoorden liggen tenslotte in het onderzoeken van noodzakelijke rollen en competenties, investeringsbereidheid in nieuwe technieken, anticiperen op bestuurlijke visie, positionering van informatiemanagement en ruimte voor samenwerking over grenzen heen, een altruïstische houding en durven denken en doen.

mvangorsel@gmail.com, Margriet van Gorsel is preservation officer bij het Nationaal Archief.

Noten
* Vrij naar Willem de Kooning.
1 ISO 14721:2012 Space data and information transfer systems – Open archival information system (OAIS) – Reference model.
2 Prof. Dr. Jaap Boonstra, De Verandermanagementbox, Succesvol Veranderen van Organisaties, Onmisbaar instrument voor succesvol verandermanagement (Mainpress BV, 2008), blz. 12-13.
3 Op korte termijn wordt door Archief 2020 een factsheet hierover uitgebracht.