Verandertraject bij ‘s-Hertogenbosch

In de eerste helft van 2012 is het ondernemingsplan plan geschreven en per 1 januari 2013 is het formeel ingegaan. Dit artikel geeft aandacht aan de redenen van het plan en de wijze waarop het is vormgegeven. Het artikel sluit af met vijf tips om zelf aan de slag te gaan met het formaliseren van een verandering in de organisatie.

In de eerste helft van 2012 is het ondernemingsplan plan geschreven en per 1 januari 2013 is het formeel ingegaan. Dit artikel geeft aandacht aan de redenen van het plan en de wijze waarop het is vormgegeven. Het artikel sluit af met vijf tips om zelf aan de slag te gaan met het formaliseren van een verandering in de organisatie.

Ontwikkelingen in de gemeente
De gemeente ’s-Hertogenbosch is een ambitieuze gemeente op het terrein van digitale dienstverlening.² Er wordt actief gestuurd om de kwaliteit van de informatiehuishouding te verbeteren, waarbij vooral standaard-ICT-middelen worden ingezet en het zaakgericht werken wordt ingevoerd. Hierbij wordt zoveel mogelijk aangesloten bij landelijke ontwikkelingen en landelijke standaarden.
Naast het digitaal afhandelen van zaken is het de ambitie van de organisatie om voornamelijk papierloos te werken. Een digitale bedrijfsvoering sluit beter aan bij de eisen die aan een moderne organisatie gesteld worden. De gemeente ’s-Hertogenbosch is een van de eerste gemeenten geweest die Het Nieuwe Werken concreet heeft toegepast in het kantoorconcept. Iedere medewerker heeft sinds het begin van deze eeuw een locker en werkt op basis van flexplekken.
Zoals bij iedere gemeente wordt ook binnen ’s-Hertogenbosch gestuurd op de basisregistraties, waarbij het streven is dat burgers en bedrijven hun basisgegevens nog maar één keer aan de overheid hoeven te verstrekken. Hiervoor wordt onder meer geïnvesteerd in een GCC (Gemeentelijk Contact Centrum) en een klantcontactsysteem (KCS) en wordt gestimuleerd om het gebruik van digitale dienstverlening te vergroten.
Gezien deze ontwikkelingen was het nodig om een nieuw ondernemingsplan op te stellen voor de afdeling Documentaire Zaken (DZ).³

De doelstelling van het ondernemingsplan was om voor de periode 2013- 2015 duidelijkheid te geven over:
A de toekomstige, verwachte ontwikkelingen;
B de consequenties voor de taken en functies van de afdeling;
C de structuur en positionering van de afdeling; en
D een bijbehorend formatieplan.

Antwoord op vragen
Op deze manier zou een nieuwe organisatie ingericht kunnen worden die meer zou passen bij de huidige gemeentelijke organisatie. Tevens zou het plan antwoord geven op de volgende vragen:

1. Welk type werkzaamheden ontstaan (en verdwijnen) door zaakgericht werken in te voeren?
   Binnen de gemeente ’s-Hertogenbosch is in 2012 begonnen om zaakgericht werken in te voeren en is een eerste aanzet gemaakt om het beheer hiervan te organiseren. Met de kennis en ervaring van nu is een inschatting gemaakt van de werkzaamheden en de hoeveelheid werk. In het eerste kwartaal van 2014 zou er getoetst moeten worden om de prognose mogelijk bij te stellen.
2. Wat zijn de consequenties bij overdracht van de scanwerkzaamheden aan de afdeling Facilitaire Zaken?
   Kijkende naar het soort werkzaamheden is het logischer om de scan- en repro-werkzaamheden te bundelen dan de scanwerkzaamheden te combineren met postregistratie. Aangezien de hoeveelheid werk aan het afnemen is, zijn deze werkzaamheden gebundeld met de provincie Noord-Brabant. Het doel hierbij is om schaalvoordelen te behalen.
3. Wat zijn de consequenties bij overdracht van de postregistratiewerkzaamheden aan het GCC?
   Binnen het GCC is de insteek om kanaalonafhankelijk alle vragen van burgers/bedrijven te beantwoorden. Het ‘postkanaal’ heeft zijn eigen specifieke kenmerken. Sinds 1 januari 2013 is het postkanaal organisatorisch samengevoegd met de kanalen balie, telefoon, e-mail, webformulier en Twitter. Qua uitvoering is het postkanaal nog even zelfstandig, maar de verwachting is dat dit stap voor stap geïntegreerd gaat worden met de andere kanalen.
4. Op welke wijze wordt het informatiemanagement (compliance) ingebed in de organisatie, in relatie tot ICT?
   De kerndomeinen van de afdeling DZ zijn document- en recordmanagement. Deze onderdelen vallen onder het grotere begrip ‘informatiemanagement’. Binnen de gemeente ’s-Hertogenbosch is dit begrip sterk gelieerd aan de afdeling ICT, bureau Informatievoorziening. Dit bureau bewaakt de samenhang tussen i-programma’s en i-projecten, en tussen vraag en aanbod. In actieve samenspraak met ICT probeert de afdeling DZ vorm en inhoud te geven aan informatiemanagement.
5. Op welke manier zorg je voor een afname van de formatie van minimaal 10% tot 2016?
   Deze laatste vraag was in eerste instantie ook de meest gevoelige vraag. Door onder meer anders te gaan werken was het idee dat de club kon werken met een kleinere formatie. Binnen de afdeling waren hier vanzelfsprekend vragen over, omdat dit mogelijk betrekking kon hebben op de persoonlijke toekomst van medewerkers. Niemand had vooraf een baan- en/ of werkgarantie.

In de loop van het jaar is inzichtelijk gemaakt dat per 1 januari 2013 de afdeling met 18% (6.6 fte) minder formatie zou kunnen. Na het plaatsingstraject is gelukkig gebleken dat alle collega’s geplaatst konden worden, al was het niet altijd op de gewenste functie.
In het eerste kwartaal van 2014 moet getoetst worden of de ideeën over onder andere formatie en werkzaamheden goed zijn ingeschat of dat een mogelijke bijstelling nodig is.

Tips
Sta jij ook voor de opdracht om een ondernemingsplan op te stellen? Mogelijke tips die je zouden kunnen helpen zijn:

1. Stel een duidelijk plan van aanpak op voor het op te stellen plan en gebruik dit als basis om in gesprek te gaan met de opdrachtgever en de betrokken medewerkers.
2. Betrek in een vroegtijdig stadium de ondernemingsraad en neem ze mee in de plannen en de achterliggende gedachten van deze plannen.
3. Ga gesprekken aan met een selectie van de gebruikersgroep en check of de plannen logisch overkomen.
4. Geef de medewerkers actief de mogelijkheid om input te leveren voor het op te stellen plan, waarbij duidelijk moet zijn wat de kaders zijn – in het kader van verwachtingsmanagement: weet dat niet alle ideeën een-op-een terug komen in het uiteindelijke plan.
5. Stel een duidelijke en realistische planning op, inclusief uitloop. Voor medewerkers is het een spannend traject, waarbij de ervaring is dat het proces per definitie te lang duurt. In het kader van zorgvuldigheid is echter behoorlijk wat tijd nodig. Juist dan is het goed om je aan de planning te houden en ervoor te waken om uit te lopen.

jeroen@jonkersenko.nl, Jeroen Jonkers is zelfstandig adviseur en heeft binnen de gemeente ’s-Hertogenbosch het ondernemingsplan geschreven. Hij heeft meerdere ervaringen met reorganisaties en is tevens actief als interim-manager.

¹ In de meeste organisaties heet dit een ‘organisatie en formatie’ (O&F)-rapport of een reorganisatierapport.
² Om een idee te krijgen van de ambities van de gemeente ’s-Hertogenbosch kan er onder andere gekeken worden op YouTube. Hier staan filmpjes over zaakgericht werken:

• http://www.youtube.com/watch?v=VxYdKeHUdYM;
• http://www.youtube.com/watch?v=v2vvCHqKvQ0;
• http://www.youtube.com/watch?v=TIHbQB2vzGU (het nieuwe kantoorleven); en
• http://www.youtube.com/watch?v=T6JVNY0nbGc.

³ Het ondernemingsplan is in zijn geheel te lezen op http://www.breednetwerk. nl/profiles/blog/show?id=2537796%3ABlogPost%3A55580& commentId=2537796%3AComment%3A56290.