Zal ‘DIV’ over twintig jaar als vakgebied nog bestaan? Is ‘DIV-manager’ dan nog te beschouwen als een professie, waarvoor je een erkend diploma kunt halen? Wie het weet mag het zeggen.
Zal ‘DIV’ over twintig jaar als vakgebied nog bestaan? Is ‘DIV-manager’ dan nog te beschouwen als een professie, waarvoor je een erkend diploma kunt halen? Wie het weet mag het zeggen.
Het wordt steeds lastiger
Als we kijken naar de ontwikkelingen in het ons zo vertrouwde vakgebied, zien we dat technologische ontwikkelingen zich in steeds sneller tempo lijken te voltrekken. Maar niet alleen dat, door schaalvergroting en ketensamenwerking worden organisaties steeds complexer en worden steeds hogere eisen gesteld aan de uitwisseling van gegevens. Voeg daarbij ontwikkelingen als werken in de cloud, Bring Your Own Device en je hoeft geen profeet te zijn om te kunnen voorspellen dat het ‘in goede, geordende en toegankelijke staat’ brengen en houden van overheidsinformatie steeds moeilijker, zo niet onmogelijk wordt. En dat het steeds lastiger wordt om de traditionele belangen te borgen die de archiefwet- en regelgeving dient, namelijk een efficiënte bedrijfsvoering, het borgen van de rechten en plichten van overheid en burger, de publieke verantwoordingsplicht van de overheid en het historisch belang om het handelen van de overheid op hoofdlijnen te kunnen reconstrueren.
Het primaire proces automatiseert
Nu zal elke DIV-medewerker, in welke rol dan ook, vooral in de omgeving van de bedrijfsvoering en het primaire proces actief zijn. De dienstverlening van DIV is doorgaans vooral gericht op het faciliteren van het primaire proces met het verzorgen van de documentregistratie, het adviseren over het oplossen van informatievragen, het optreden als vraagbaak en ondersteuner bij het gebruik van systemen en het beheren van de systemen en de informatie die zij bevatten. Zodat wat bewaard moet worden om eerder genoemde redenen, ook echt bewaard wordt, en wat daarvoor in aanmerking komt, tijdig vernietigd wordt. En toch zien we vaak in de praktijk dat diezelfde DIV-medewerker, ondanks alle veranderingen in zijn directe werkomgeving, dezelfde typen werkzaamheden blijft uitvoeren. En dat zijn aandacht vooral uit gaat naar de documentgeoriënteerde werkprocessen van die werkprocessen die we zo goed kennen uit onze documentaire structuurplannen.
Naast deze min of meer gestructureerde processen is er echter meer. Het primaire proces automatiseert in hoog tempo en daarin gaat naast gestructureerde informatie steeds meer ongestructureerde informatie om die zich steeds lastiger laat ontsluiten en beheren. Veel gegevens ontstaan en worden beheerd in applicaties die de business voorzien in een zeer specifieke informatiebehoefte. Het komt in toenemende mate voor dat overheidsinformatie wordt opgenomen in systemen die bij publiekprivate samenwerkingsprojecten gedeeld in gebruik zijn. Een voorbeeld is de VISI-software die de bouwwereld gebruikt en waar soms ook gemeenten in samenwerken. De ervaring leert dat DIV-afdelingen meestal niet betrokken zijn bij deze ontwikkelingen. Uitzonderingen daargelaten uiteraard. Welke DIV-afdeling durft in zo’n situatie nog te zeggen, dat zij ‘grip’ heeft op de informatievoorziening in de organisatie? Hooguit een beperkt deel van de informatievoorziening is in control, maar in de meeste gevallen niet meer dan dat.
Daarbij komt, dat op het speelveld van het informatiebeheer in de loop der tijd steeds meer spelers zijn verschenen. In de jaren ’70 was de afdeling post- en archiefzaken het middelpunt van elke organisatie. De gebruikte technieken en werkwijzen waren sterk ontwikkeld en voorzagen in een goede toegankelijkheid van ongeveer alle papieren informatie die men in die tijd beheerde. Op dit gebied hebben zich grote veranderingen voorgedaan. Op het speelveld van de informatievoorziening verschenen informatiemanagers, ICT-managers, proceseigenaren, kwaliteitsmanagers, beveiligingsspecialisten, IT-auditors en noem maar op. Het beheren van informatie, of in moderne termen gezegd het duurzaam opslaan en ontsluiten van informatie, het traditionele vakgebied van de DIV-medewerker, is daarbij, hoewel onmiskenbaar belangrijk, maar één aspect van het totale werkgebied van het informatiemanagement.
Niemand weet wat de toekomst gaat brengen en in welk tempo dat gebeurt. Ondergetekende verwacht echter, dat het werkgebied van de documentaire informatievoorziening verder automatiseert door de steeds slimmer wordende systemen, die razendsnel informatie kunnen opzoeken en automatisch herkennen en metadateren. Het belang van het ontsluiten van ongestructureerde informatie ten opzichte van het beheren van gestructureerde informatie zal toenemen. Het zal voor eindgebruikers steeds eenvoudiger worden om zelf informatie te vinden en te beheren. De traditionele rol van de DIV-medewerker zal daarmee grotendeels komen te vervallen.
Blijft er dan niets over?
Blijft er dan niets over? Natuurlijk wel. De organisatie van een goede metadatering van informatie is en blijft van groot belang om informatie te kunnen ontsluiten en beheren om de belangen te dienen die aan het begin van dit artikel beschreven zijn. Informatiemanagers zijn en blijven nodig om systemen en functionaliteiten af te stemmen op de steeds wijzigende informatiebehoefte. Duurzaamheid en preservering zullen meer aandacht vragen. Maar de documentaire informatieverzorger in de huidige vorm ziet ondergetekende terechtkomen in het rijtje verdwenen beroepen.
Gzwagerman@stadsarchief.amsterdam.nl, Gert Zwagerman is hoofd afdeling Concerndiensten Stadsarchief Amsterdam.
