21 juni 2012

Vernietigen mag, maar hoeft niet… toch?

image for Vernietigen mag, maar hoeft niet… toch? image

De titel van dit artikel doet bij u misschien de wenkbrauwen fronsen of u denkt: ja dat is toch zo, ik hoef niet te vernietigen, de selectielijst is toch slechts een advies hoe lang we iets kunnen bewaren? Maar naast de bewaarplicht moet de overheid ook uitvoering geven aan de vernietigingsplicht.

Bewaarplicht
Waarom moeten we archiefbescheiden van de overheid bewaren? Het antwoord op deze vraag is in een korte opsomming samen te vatten. Vanwege

De titel van dit artikel doet bij u misschien de wenkbrauwen fronsen of u denkt: ja dat is toch zo, ik hoef niet te vernietigen, de selectielijst is toch slechts een advies hoe lang we iets kunnen bewaren? Maar naast de bewaarplicht moet de overheid ook uitvoering geven aan de vernietigingsplicht.

Bewaarplicht
Waarom moeten we archiefbescheiden van de overheid bewaren? Het antwoord op deze vraag is in een korte opsomming samen te vatten. Vanwege

  • bedrijfsvoeringsbelang,
  • verantwoordingsbelang,
  • belang voor de recht en bewijszoekende burger en onderneming,
  • belang van hergebruik,
  • cultureel-historisch belang.

De verschillende belangen die gedurende de loop van een zaak of dossier spelen, maken het noodzakelijk om documenten (in hun context) te bewaren. In de Archiefwet1995 is deze bewaarplicht opgenomen. Van blijvend te bewaren archiefbescheiden is het cultuurhistorisch belang groot. In de selectielijst zijn deze handelingen (de selectielijst is gebaseerd op handelingen van de overheid) vastgelegd en aangeduid met een B, voor blijvend te bewaren. De documenten die voortvloeien uit de genoemde handelingen moeten dan bewaard worden. Eerder vernietigen dan dat de bewaartermijn is afgelopen, is niet toegestaan. Hiermee wordt de recht- en bewijszoekende burger wel eens gedupeerd. Het komt immers voor dat in het kader van een gebrek aan ruimte eerder vernietigd wordt, dit is dus wettelijk niet toegestaan. Er dient dan gezocht te worden naar een andere archiefruimte, waar eventueel tijdelijk archiefbescheiden gearchiveerd kunnen worden.

Vernietigingsplicht
Naast de bewaarplicht is er dus ook een vernietigingsplicht. Het toevoegen van plicht geeft al antwoord op de vraag in de titel van dit artikel: er is een plicht om te vernietigen. In de selectielijst is vastgelegd na hoeveel jaar archiefbescheiden bewaard moeten worden en wanneer ze dus vernietigd moeten worden. Dit wordt aangeduid met een V en het aantal jaar dat deze bewaard moet worden. Nadat een dossier is gesloten gaat de bewaartermijn lopen. Als een dossier bijvoorbeeld een bewaartermijn heeft van vijf jaar en dit in oktober 2010 wordt afgesloten, dan moet het op 1 januari 2016 vernietigd worden. De vernietigingsplicht is om verschillende redenen in de wet opgenomen, de belangrijkste reden is de bescherming van persoonsgegevens. In het kader van de privacy van de burgers moeten dossiers vernietigd worden. Dit is mede ook vastgelegd in de Wet bescherming persoonsgegevens (WBP).
Maar daarnaast zijn er ook nog andere redenen die minder zwaar zijn, maar voor de interne bedrijfsvoering wel van belang zijn. Dan moet er gedacht worden aan archiefruimte (vooral als er nog op papier gearchiveerd wordt, wat in meer dan 90% van de gevallen nog zo is) en aan de toegankelijkheid van het archief. Het vervuilt niet met oude informatie, waardoor de meest recente stukken soms ondersneeuwen in de volle dossiers. Met een goed ingericht DMS is dit natuurlijk ook al te voorkomen. In de digitale toekomst is fysieke ruimte niet langer een argument om te vernietigen, maar digitaal is opslag ook niet gratis (al is de verwachting dat dit goedkoper wordt) en met behulp van metadata kan dan de toegankelijkheid goed georganiseerd worden. Nu zijn er al discussies gaande over het nut van vernietigen. Deze discussie begrenst zich op dit moment tot het theoretische vlak, maar in de zeer nabije toekomst moeten we deze gaan verhuizen naar het praktische vlak. De reden van de privacy blijft bestaan om te vernietigen, maar niet in alle dossiers hebben we te maken met deze privacygevoelige gegevens. Van vernietiging moet altijd een procesverbaal worden opgemaakt. Onderdeel van dit verbaal zijn de vernietigingslijsten, waarop de documenten (of de dossiers als er op dossierniveau wordt vernietigd) staan vermeld, met daarbij de grondslag voor de vernietiging. Dit houdt in een verwijzing naar de handeling uit de selectielijst. Door de vernietigingslijsten kan een gemeente aantonen dat een dossier aanwezig is geweest, maar vanwege de wettelijke bewaartermijn op het juiste moment is vernietigd. Hiermee kan deze gemeente zich verantwoorden tegenover de burger waarom bepaalde informatie niet langer aanwezig is in de organisatie.

Uitzonderingen
Dus vernietigen moet! Maar… er zijn een aantal uitzonderingen hierop. Deze zijn vastgelegd in de Archiefwet en ook benoemd in de selectielijsten. Zo kunnen er plaatselijke omstandigheden zijn die aanleiding kunnen geven tot uitstel van de vernietiging. Een dossier wordt vaak langer bewaard omdat het ‘handig’ is, want meneer is een lastige klant. In het kader van de WBP is dit nooit een argument! Een argument kan wel zijn dat de burger nog recht heeft op geld vanuit de overheid en dat dit alleen gerealiseerd kan worden door het dossier (tijdelijk) te bewaren. Uitstel van de vernietiging dient voor gemeenten altijd in overleg met de, indien benoemde, gemeentearchivaris te gebeuren, of, als deze niet benoemd is, met de provinciaal archiefinspecteur. In de verklaring van de vernietiging wordt dan opgenomen waarom bepaalde zaken niet vernietigd zijn. Naast plaatselijke omstandigheden zijn er ook een aantal uitzonderingscriteria genoemd waarom bepaalde documenten/dossiers voor blijvende bewaring in aanmerking komen en dus uitgesloten worden van de vernietiging. Ook hier dient dit te gebeuren in overleg met de zorgdrager, bij gemeenten de archivaris. In het kader treft u deze uitzonderingscriteria aan. In slechts een enkel geval mag eerder worden overgegaan tot vernietiging van stukken. Dit wordt de noodvernietiging genoemd. Noodvernietiging is toegestaan in tijden van oorlog, of als staatsgeheimen in verkeerde handen dreigen te vallen. Het eerder genoemde ruimtegebrek is geen reden om over te gaan tot noodvernietiging.1

Uitzonderingscriteria2
De volgende categorieën archiefbescheiden die in principe voor vernietiging in aanmerking komen, dienen te worden bewaard:

  • bescheiden betreffende zaken of gebeurtenissen met een voor de eigen organisatie uniek of bijzonder karakter;
  • bescheiden die betrekking hebben op bijzondere tijdsomstandigheden of gebeurtenissen;
  • bescheiden inzake objecten die door vorm of (vroegere) bestemming op zichzelf of voor de gemeente beeldbepalend, karakteristiek of van bijzondere aard zijn;
  • bescheiden die een samenvatting zijn van gegevens, zoals bijvoorbeeld jaarverslagen, overzichten en statistieken;
  • bescheiden inzake personen die op enig gebied van bijzondere betekenis (geweest) zijn; van bijzondere betekenis zijn bijvoorbeeld personen met een belangrijke functie binnen de gemeente (zoals een directeur) en personen met een maatschappelijk vooraanstaande rol (sporter, kunstenaar);
  • bescheiden die door een calamiteit verloren gegane stukken, die voor bewaring in aanmerking zouden zijn gekomen, kunnen vervangen;
  • bescheiden betreffende individuele zaken die geleid hebben tot algemene regelgeving;
  • bescheiden die bij daadwerkelijke vernietiging de logische samenhang van de te bewaren archiefbescheiden zouden verstoren.

Het is misschien onnodig om te zeggen dat deze regels ook gelden voor digitale archiefbescheiden, maar om discussie te voorkomen: bij deze. Dubbelen mogen al eerder vernietigd worden, maar moeten vernietigd zijn op het moment dat de bewaartermijn is afgelopen.
Het antwoord op de vraag in de titel is dus: vernietigen moet op het aangegeven tijdstip dat vermeld staat in de selectielijst, tenzij voldaan wordt aan een van de uitzonderingscriteria. Naast de bewaarplicht moet de overheid ook uitvoering geven aan de vernietigingsplicht. Mochten er nog vragen/opmerkingen /discussiepunten zijn naar aanleiding van dit artikel over vernietiging, mailt u die mij dan gerust.

a.adema@gmail.com


1 http://chido-advies.blogspot.com/2012/05/noodvernietiging-op-een-voc-schip.html
2 Overgenomen uit ‘Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen’, opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996.