3 mei 2023

Vernietigen over applicaties heen

image for Vernietigen over applicaties heen image

Tegenwoordig wordt er steeds meer informatie opgenomen in steeds meer applicaties. Was dat tot enkele jaren geleden slechts een document of mailtje, tegenwoordig zijn er big data: data die met een bepaald doel bijeengebracht worden maar na het behalen, of niet, van het doel achterblijven in de applicaties. We hebben immers ruimte genoeg op de schijven. Toch?

Naast digitale schijfruimte en wat bovenstaande doet met je digital footprint, moet vernietiging in alle applicaties uitgevoerd kunnen worden. De herziene Archiefwet maakt immers geen uitzondering tussen het traditionele papier en digitale data. Nu wordt vernietiging vooral uitgevoerd in elk systeem afzonderlijk en daardoor via verschillende methoden en processen. Daarmee kan elk systeem ook een eigen vernietigingslijst hebben.

Op zichzelf vergt het al veel werk om deze op te stellen. Maar het is vooral onoverzichtelijk en (onrealistisch) veel werk voor archiefbeheerders, de interne organisatie die een check moet uitvoeren en akkoord moet geven, en de gemeentearchivaris die akkoord moet geven. Vele schijven die veel tijd kwijt zijn, elke keer weer.

En toch: vernietiging moet! We doen het alleen niet (voldoende).

Geen grip
Nieuwe wetgeving als Woo en AVG maken vernietigen nog belangrijker. Als we data in de vorm van documenten, mail of tekstberichten bewaren na het verstrijken van de verplichte vernietigingsdatum, kan (en moet) deze informatie in een Woo-verzoek worden meegenomen. Het heeft een reden dat er vernietigingsdata zijn, dus voer deze dan ook door. Maar als je geen grip hebt op je data en je niet weet waar data zich bevinden, is het haast onmogelijk om je vernietiging op orde te hebben.

*Dit is het eerste deel van een artikel uit Od 24: Goed informatiebeheer, we maken het te moeilijk. Lees hier verder

Geef een reactie

Je e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *