4 februari 2016

Video, in plaats van handleidingen

image for Video, in plaats van handleidingen image

Bij sommige organisaties worden instructies gegeven op periodieke trainingen of is er individuele begeleiding. En meestal kunnen gebruikers hun hulpvraag ook nog wel stellen bij een telefonische helpdesk. Maar in de praktijk zijn ze meestal toch afhankelijk van dikke handleidingen, die óf zijn verstopt onder het ‘?’ van het informatiesysteem, óf ergens in een diepe la met enige moeite zijn terug te vinden. Als deze handleiding dan al gevonden is, volgt nog de moeizame weg naar het vinden van de juiste oplossing voor het, vaak urgente, probleem. Het resultaat?

Bij sommige organisaties worden instructies gegeven op periodieke trainingen of is er individuele begeleiding. En meestal kunnen gebruikers hun hulpvraag ook nog wel stellen bij een telefonische helpdesk. Maar in de praktijk zijn ze meestal toch afhankelijk van dikke handleidingen, die óf zijn verstopt onder het ‘?’ van het informatiesysteem, óf ergens in een diepe la met enige moeite zijn terug te vinden. Als deze handleiding dan al gevonden is, volgt nog de moeizame weg naar het vinden van de juiste oplossing voor het, vaak urgente, probleem. Het resultaat? Frustratie, tijdsverlies en het zoeken naar workarounds, die niet bevorderlijk zijn voor het streven naar een goede informatiehuishouding.

Herkenbaar? Ik denk dat deze situatie bij veel organisaties wel voorkomt. Is dit te voorkomen? Natuurlijk. En niet alleen door elke vraag persoonlijk face-to-face te gaan beantwoorden. Want de realiteit leert dat hier gewoonweg geen gelegenheid voor is. Hoe graag we dit ook zouden willen doen.

Instructievideo
Ook voor dit issue bestaan lifehacks, waar een informatiebeheerder zijn voordeel mee kan doen. Een aantal jaar geleden was het nog een hele toer om een video-instructie te maken. Tegenwoordig gaat dat redelijk eenvoudig. Een van de tools die je in staat stelt om makkelijk en snel een instructievideo te maken is Screencast-o-matic (www.screencast-o-matic.com).
Screencast-o-matic is zeer geschikt om instructies voor bijvoorbeeld informatiesystemen te maken. Stel dat je veel vragen krijgt over het aanmaken van een zaak in het zaaksysteem. Dit is natuurlijk het beste uit te leggen aan een gebruiker, als je het live voor kunt doen. Maar daar is lang niet altijd tijd en gelegenheid voor. Bovendien is het niet echt efficiënt om telkens een-op-een instructie te geven. Toch wil die gebruiker wel direct geholpen worden. Hij moet immers ook verder met het werk. In deze gevallen is een tool als Screencast-o-matic erg handig.
Een gratis tool, die vaak zonder te downloaden (afhankelijk van de netwerkinstellingen) direct te gebruiken is. Uitgebreide toelichting is niet nodig. Een klik op de duidelijk zichtbare record button is voldoende om je eerste video ‘te schieten’.

Hoe werkt het?
Zelf open je eerst het Zaaksysteem. Dan start je de videotool op. Op het moment dat je er klaar bent, klik je op ‘record’ en dan ga je al pratend (de instructie) een zaak aanmaken in het systeem. Het mooie van Screencast-o-matic is dat deze de cursus uitbreidt met een gekleurde cirkel, waardoor de bewegingen goed zichtbaar zijn. Al pratend doorloop je alle stappen van het aanmaken van een zaak. Op het moment dat dit is afgerond, stop je de opname. De video-instructie is dan klaar. Het is daarna mogelijk om de link naar de video te mailen of de video toe te voegen aan een (social media-)website, bijvoorbeeld het intranet. Moeilijk is het niet. Het maken van de video duurt eigenlijk net zo lang als de uitleg.
Afhankelijk van de versie die je gebruikt (er is uiteraard ook een betaalde versie), heb je daarna meer of minder uitgebreide opties om de video te bewerken. De gratis versie geeft je de optie om zowel screen als webcam recordings te maken, en de gemaakt video te delen via YouTube of om een video bestand te maken. De maximale video duur in de gratis versie is vijftien minuten. Bij de betaalde versie is dit langer. Daarnaast verdwijnt hier dan ook het watermerk en heb je onder andere uitgebreide bewerkingstools en de mogelijkheid om in te zoomen tijdens het maken van de (instructie)film.

Einde van nooit gelezen handleidingen?
Deze video-tools kunnen een einde maken aan de tijdrovende klus van het op maat maken van een handleiding. Vaak voldoen de standaardhandleidingen niet aan de manier waarop het systeem in de eigen specifieke situatie in gebruik is. Dat betekent voor de gebruikers meestal een frustrerende zoektocht naar de juiste informatie, die eigenlijk met spoed nodig is. In de praktijk is het gebruik van standaardhandleidingen erg laag. Denk bijvoorbeeld aan de helpfunctie in Word of Excel.
Korte duidelijke instructievideo’s die telkens één enkele handeling of issue uitleggen zijn een doeltreffend alternatief. Beelden zeggen nou eenmaal veel meer dan woorden. Bovendien is beeld veel geschikter om handelingen uit te leggen.
Daarnaast is het maken van een video zo eenvoudig dat ook bij een wijziging in het systeem de aanpassing weinig tijd en moeite kost. Dit in tegenstelling tot een handleiding, waarbij iemand een heel document moet vervangen.
Al deze voordelen bij elkaar maken videotools zoals Screencast-o-matic een prima lifehack voor de moderne informatieprofessional.

Eric.kokke@goopleidingen.nl, Eric Kokke is redactielid van Od.