1 juli 2019

Videotulen in het e-depot? Nailed it!

image for Videotulen in het e-depot? Nailed it! image

Door de tijd heen zijn vergaderingen van de gemeenteraad op verschillende manieren vastgelegd en bewaard: van een papieren vorm via cassettebandjes met geluidsbestanden naar film en video en alle vormen daartussenin. Hierbij wordt het vraagstuk rond duurzame bewaring en permanente toegankelijkheid steeds uitdagender of misschien zelfs wel nijpender.

Door de tijd heen zijn vergaderingen van de gemeenteraad op verschillende manieren vastgelegd en bewaard: van een papieren vorm via cassettebandjes met geluidsbestanden naar film en video en alle vormen daartussenin. Hierbij wordt het vraagstuk rond duurzame bewaring en permanente toegankelijkheid steeds uitdagender of misschien zelfs wel nijpender.

Immers, een cassettebandje is een vergankelijk medium (zoals de gebruikers van weleer zich wellicht nog wel kunnen herinneren). Naast het risico dat de tape verpulvert, wat ongetwijfeld op een moment gebeurt, heb je nóg een uitdaging, probeer ze nog maar eens ergens af te spelen.

Aansluiting e-depot
De gemeente Oldambt zag zich voor dit probleem gesteld. Oldambt is een gemeente van rond de 40.000 inwoners in Noordoost-Groningen. In 2010 is ze ontstaan bij een herindeling van drie gemeenten. Sinds 2010 werkt de organisatie grotendeels digitaal, vanaf 2017 zaakgericht. Oldambt is een vooruitstrevende gemeente met een hoog dienstverleningsbesef. Binnen deze gedachte paste dan ook de aansluiting op een e-depotvoorziening.

Als gevolg van de verdergaande digitalisering kreeg Oldambt te maken met een vorm van achterstallig onderhoud van al die ontoegankelijke informatie waarvan het verval eigenlijk al aan het intreden was. Dat geldt uiteraard niet alleen voor raadsvergaderingen, het omvat een veel groter spectrum. In 2017 nam Oldambt dan ook het besluit om aan te sluiten op een e-depotvoorziening en ging in zee met aanbieder DiVault. Zij konden op dat moment aan de meeste van onze eisen en wensen voldoen. Bovendien deelden zij dezelfde visie als Oldambt.

De visie van Oldambt aangaande het e-depot is een duidelijke: dienstverlening! Wat we binnen de hele informatieverwerkende keten altijd onthouden is dat informatie uiteindelijk openbaar wordt. Informatiezoekenden, geïnteresseerden en (semi)professionals krijgen op een moment toegang tot een eindeloze hoeveelheid overheidsinformatie. En het is onze taak om deze informatie op een passende manier aan te bieden.

Griffie
Vrijwel nergens zijn ze zo doordrongen van het feit dat informatie toegankelijk en beschikbaar moet zijn als bij de griffie. De griffier van Oldambt was dan ook degene die we de katalysator in dezen mogen noemen. De griffie gaf aan de volgende wens te hebben. Door de jaren heen waren de raadsvergaderingen, al dan niet met geluid en/of beeld, op verschillende manieren door verschillende leveranciers opgenomen. Bovendien waren de bestanden ook op verschillende plekken opgeslagen, waarbij deze op verschillende manieren te raadplegen waren. Overigens is dit niet een heel vreemde methode in videotulenland, maar wel iets om aan te denken als je ermee aan de slag gaat.

Kortom het overzicht was zoek en de dienstverlening was niet van dermate kwaliteit dat de griffie zich daarmee kon vereenzelvigen. Dat moest anders en dat kon ook anders.

Videotulen
De opdracht was helder. Stel de bestanden van raadsvergaderingen die nu overal en nergens staan veilig en zorg dat ze toegankelijk zijn en blijven. Zo kunnen wij onze informatie op een juiste manier beheren en de griffie de gewenste kwaliteit leveren. Er is echter wel iets vervelends aan de hand met videotulen. Het zijn samengestelde pakketjes informatie. Dat wil zeggen, het is audio en video, maar ook attachments, jpg-bestanden en xml-metadatabestanden. Daarmee is het overbrengen van deze pakketjes naar het e-depot geen sinecure. Het project is dan ook een geweldig samenspel geweest tussen de griffie, DiVault en het informatiemanagement van Oldambt, waarbij we pragmatisch te werk zijn gegaan. Omdat wij als een van de eerste gemeenten hiermee aan de slag zijn gegaan, moesten we die pragmatische inslag vasthouden en durven experimenteren. We hadden gedurende het e-depot traject al gemerkt dat deze aanpak het best werkt.

Tips

  • Heb een plan maar durf af te wijken.
  • Durf te experimenteren.
  • Analyseer niet alles helemaal plat.
  • Wees pragmatisch, los problemen gaandeweg op.
  • Probeer gebaande paden los te laten.
  • Ga op je gevoel af, voelt het goed dan is het goed.
  • Werk samen, samen weet je meer en vul je elkaar aan.
  • Heb geduld met leveranciers en kijk contracten goed na, wat niet kan dat kan niet.

Valkuil(en)

  • Sla niet helemaal door naar experimenteren.
  • Doe niet alles tegelijk, rond eerst het ene af voordat je het andere aanpakt.
  • Hou het doel of resultaat voor ogen. 

 Proces

Zoals al eerder genoemd waren de raadsvergaderingen op verschillende plekken opgeslagen en bovendien waren ze nog door verschillende leveranciers opgenomen. De eerste stap was dan ook om een inventarisatie te maken van welke bestanden er (nog) waren en waar ze stonden. Hiervoor zijn we onder meer in gesprek gegaan met de leveranciers. De bestanden die aldaar opgeslagen waren moesten immers naar de gemeente terug. Dat is gelukt, maar niet zonder slag of stoot. We kwamen erachter dat de informatie die de API (basis waarop programma’s met elkaar kunnen communiceren) had verzameld niet compleet was.

Die onvolledige informatie moest uiteraard worden aangevuld. Aan de hand van opgeslagen bestanden via Archiefweb en iBabs kon de aanvulling plaatsvinden. Dit is uiteindelijk een handmatige actie geworden waarbij aan de hand van steekproeven een test op compleetheid is gedaan. Achteraf bleek de schade mee te vallen.

Metadatering
Er zijn verschillende organisaties bezig met de ontwikkelingen rond Open Raads Informatie. We hebben niet nagelaten deze te consulteren. VNG is daar een van, met het pilotproject Open Raads Informatie. Overleg met VNG/ OSF heeft geleid tot een standaard metadataprofiel (op basis van TMLO: Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden) dat gebruikt kan worden om de videotulen en bijbehorende raadsinformatie op een standaard manier te structureren en te archiveren. DiVault heeft vervolgens een mapping opgesteld om te komen tot de juiste xml.

Viewer
De laatste stap in het proces was de inrichting van de viewer. Je wilt tenslotte de vergaderingen ook zien. Via de viewer zijn de vergaderingen direct toonbaar in het e-depot.

Tot slot
Het project ‘videotulen’ is een onderdeel geweest van een  heel traject rond de implementatie van het e-depot bij de gemeente Oldambt. We hebben ontzettend veel geleerd van dit project, juist omdat we met enige regelmaat het wiel moesten uitvinden. We waren blij met de griffie als katalysator.

Net als de griffie had ook DiVault en de gemeente Oldambt een duidelijk doel voor ogen en een duidelijke taak in het project. Door samenwerking is het doel bereikt. Wij zijn ontzettend trots op het resultaat!.

 


Alexandra Janssen
Informatieregisseur bij de Gemeente Coevorden