10 juli 2013

Voortgang intergemeentelijke samenwerking

image for Voortgang intergemeentelijke samenwerking image

Planning
Het doel was om per 1 juli 2013 het nieuwe organisatieonderdeel voor IM/ICT gerealiseerd te hebben. De termijn voor realisering ervan is inmiddels verschoven naar 1 januari 2014, omdat Financiën en P&O ook onderdeel gaan uitmaken van het nieuwe organisatieonderdeel. Dat IM, Financiën en P&O op die datum ook samengaan, heeft een sterke voorkeur en daar wordt dan ook naar gestreefd. ICT heeft prioriteit, zodat ICT de samenwerking kan faciliteren. ICT is een voorwaarde om andere samenwerkingen mogelijk te maken.2

Planning
Het doel was om per 1 juli 2013 het nieuwe organisatieonderdeel voor IM/ICT gerealiseerd te hebben. De termijn voor realisering ervan is inmiddels verschoven naar 1 januari 2014, omdat Financiën en P&O ook onderdeel gaan uitmaken van het nieuwe organisatieonderdeel. Dat IM, Financiën en P&O op die datum ook samengaan, heeft een sterke voorkeur en daar wordt dan ook naar gestreefd. ICT heeft prioriteit, zodat ICT de samenwerking kan faciliteren. ICT is een voorwaarde om andere samenwerkingen mogelijk te maken.2

Projectaanpak
Bij aanvang van het project was er een stuurgroep (drie portefeuillehouders en drie gemeentesecretarissen) aan wie een kwartiermaker verantwoording verschuldigd was als opdrachtnemer. Momenteel is deze structuur gewijzigd en is er een programmateam tussen de stuurgroep en de kwartiermaker gekomen. Het programmateam bestaat uit de drie controllers en de drie afdelingsmanagers Bedrijfsvoering van de drie gemeenten en een programmamanager. Zij bereiden stukken voor de stuurgroep voor en nemen beslissingen die niet-bestuurlijk zijn. Belangrijk is dat dit programmateam de samenwerking in de breedte bewaakt. Dus ook samenwerkingen op gebieden die niet IM/ICT-gerelateerd zijn, zodat de samenhang bewaakt blijft. De programmamanager fungeert als linking-pin tussen stuurgroep en programmateam. De kwartiermaker (nu projectleider genaamd) stuurt vier deelgroepen aan, namelijk Informatiemanagement, ICT, Proces en Dienstverlening en de projectgroep Middelen (Financiën en P&O).

Proces
Het project startte met vier projectgroepen. Deze vier groepen hebben in november 2012 elk een voorstel (met inhoudelijke ontwerpkeuzes) aan de stuurgroep voorgelegd. Doordat in elke projectgroep twee medewerkers zaten vanuit elke gemeente, was het de bedoeling dat eenieder een onafhankelijke rol innam ten opzichte van zijn werkgever, omdat er een nieuw organisatieonderdeel wordt ingericht. Dit was voor iedereen wennen, maar hierin is iedereen geslaagd. Meer moeite was er om te komen tot inhoudelijke ontwerpkeuzes, zonder dat hierbij te veel discussies op detailniveau werden gevoerd. Daarom heeft een adviseur een aantal projectgroepen hierin begeleid, waardoor de discussies op het goede niveau werden gevoerd.
Verder is in de loop van het proces de projectaanpak gewijzigd. Dit was nodig voor de afstemming tussen de samenwerking IM/ICT en andere samenwerkingen tussen de drie gemeenten. Dit werd gemist bij de aanvang van het samenwerkingsproject IM/ICT.

Het proces volgens het negenvlaksmodel van Rik Maes
Tijdens de start van het project voor IM/ICT is op strategisch niveau begonnen met een ambitiedocument, waarin de ambities staan van de drie gemeenten en de opdrachten met uitgangspunten voor de vier deelprojecten.
De deelprojecten Informatiemanagement, ICT en Proces en Dienstverlening hebben ontwerpkeuzes vastgelegd op het tactische niveau binnen de kolommen ‘Vraag’ en ‘Aanbod’. Doordat in de kolom ‘Organisatie’ nog onduidelijkheid was, is het organisatieonderdeel niet op 1 juli 2013 ingericht, maar wordt dit op zijn vroegst 1 januari 2014. Toch wordt er op operationeel niveau al samengewerkt op het gebied van IM/ICT. De rood omcirkelde kolom geeft aan wat er nog moet gebeuren in 2013. De groen omcirkelde kolommen geven aan wat er al in gang is gezet.

Het negenvlaksmodel van Rik Maes
Het negenvlaksmodel van Rik Maes

Doordat er eind 2012 nog geen duidelijkheid was over hoe het organisatieonderdeel IM/ICT eruit kwam te zien en Financiën en P&O inmiddels zijn aangesloten, wordt de termijn van 1 juli 2013 niet gehaald. Onbekend is nog of het organisatieonderdeel wordt ingericht conform een gemeenschappelijke regeling, een Shared Service Centre of op een andere wijze. Er ligt dus nog een vraagstuk op het gebied van governance. Daarom is het project governance gestart, dat moet antwoord geven op de vraag hoe die nieuwe eenheid het beste vormgegeven kan worden en hoe die het beste bestuurd kan worden. Ondanks dat dit vraagstuk nog moet worden beantwoord, werken de drie afdelingen IM/ICT al wel samen. Er is een projectenkalender opgesteld naar aanleiding van de voorstellen met de inhoudelijke ontwerpkeuzes. Dit betekent dat er momenteel diverse projecten lopen tussen en bij de drie gemeenten. Het gaat hierbij om de inrichting van de IT-infrastructuur, het documentenbeheer (substitutie, zaakgewijs werken, zaaktypencatalogus), het afstemmen en generiek maken van processen et cetera. Op deze wijze groeien de drie afdelingen IM/ICT naar elkaar en worden processen en werkwijzen al op elkaar afgestemd.

Voorwaarde
Een belangrijke voorwaarde voor de intergemeentelijke samenwerking is het aanleggen van een glasvezelring tussen de drie gemeenten, zodat medewerkers vanuit de drie gemeenten op hun systemen kunnen werken. Daarnaast worden gegevens redundant opgeslagen en worden systemen redundant uitgevoerd. Dit vraagt per gemeente een investering, waarover de respectievelijke gemeenteraden moeten besluiten.

Communicatie
Belangrijk in dit project is de communicatie naar het personeel van de drie afdelingen. Deze communicatie verliep binnen de drie gemeenten op een andere wijze. De communicatie wordt nu beter afgestemd tussen de drie gemeenten. Voorkomen dient te worden dat de ene gemeente eerder, beter of vaker wordt geïnformeerd dan de andere gemeente. Door afstemming over de inhoud en het moment van communicatie wordt betrokkenheid en duidelijkheid gecreëerd. Medewerkers vinden het prettig om via verschillende kanalen te worden geïnformeerd, afhankelijk van de boodschap. Intranet, groepsbijeenkomsten, bilaterale gesprekken, informele gesprekken en dergelijke worden allemaal gewaardeerd.

Tips
Ook bezig met intergemeentelijke samenwerking? De volgende tips kunnen misschien helpen:

  • Zorg voor een duidelijke projectenstructuur, die ook voor samenhang en afstemming zorgt met andere gerelateerde projecten.
  • Het governance-vraagstuk is een belangrijk onderdeel in een dergelijk traject. Begin hier tijdig mee.
  • Zorg dat er over de communicatie afstemming plaatsvindt tussen de deelnemende gemeenten, zodat iedereen op hetzelfde moment dezelfde informatie krijgt. Communiceer daarnaast met regelmaat, ook al valt er niet veel nieuws te melden. Dan hebben medewerkers toch de gelegenheid om vragen te stellen. Dit zorgt ervoor dat medewerkers betrokken worden/blijven en wordt duidelijkheid gegeven over de voortgang van het project.
  • Zorg dat de discussies op het juiste niveau worden gevoerd en voorkom dat zo’n discussie verzandt in details. Binnen elke projectgroep moet dit worden geborgd en dit vraagt wat van projectleden en ook van de voorzitter van de projectgroep.
  • Het is goed om medewerkers te betrekken bij de uitvoering van de projecten en het meedenken over de inhoudelijke ontwerpkeuzes. Dit zorgt voor betrokkenheid en draagvlak.

Toekomst
Het project is nog niet afgerond. Belangrijke vragen zijn nog: ‘Wat wordt de organisatiestructuur?’, ‘Hoe worden de taken verdeeld?’, ‘Waar komen de medewerkers te zitten?’ en dergelijke. En dan liggen er nog essentiële vragen die het personeel direct raken. Zij stellen zichzelf concrete vragen als: ‘Kan ik nog met de fiets naar het werk?’, ‘Hoe ziet mijn functie er straks uit?’, ‘Wie worden mijn directe collega’s?’ et cetera.
Het komende half jaar moet hierover uitsluitsel bieden. Essentieel hierbij is om medewerkers betrokken, enthousiast en goed geïnformeerd te houden.3

Y.lammerts.van.bueren@culemborg.nl, Youri Lammerts van Bueren is medewerker en adviseur Informatievoorziening in de gemeente Culemborg.


1 In november 2012 verscheen al eerder een artikel van mijn hand in Od over deze intergemeentelijke samenwerking.
2 De reden voor de verschuiving in de deadline is beschreven in de paragraaf over het proces.
3 Heeft u vragen n.a.v. dit artikel? Stuur gerust een e-mail naar de auteur of benader hem via LinkedIn.