VVV = 3 jaar, B = 5 jaar: de nieuwe bewaartermijnen? - Vakblad Od I Overheidsdocumentatie

Samenvatting prikkel Achterstand
Het voorstel van deze prikkel is het beperken van de bewaartermijn tot twee termijnen: drie jaar voor te vernietigen stukken en vijf jaar voor te bewaren stukken (waarna ze worden overgedragen).
Hierdoor kunnen de achterstanden versneld weggewerkt worden, de almaar groeiende poststromen worden bijgehouden en is er eindelijk tijd voor belangrijke zaken, zoals bijvoorbeeld de voorbereiding op de digitaliseringslag.

Reactie 1: Een andere tijdsbesteding, graag
Ik zie hier veel voordelen in. Zeker de bewaartermijn van drie jaar voor te vernietigen stukken is interessant. Ik wil hieraan wel gelijk een systematiek van numeriek archiveren koppelen voor zover het nog gaat om de fysieke stukken. Anders blijven de traditionele DIV’ers nog hun best doen om prachtige, esthetisch verantwoorde dossiers te maken. Mijn mening is dat we van deze tijdsbesteding af moeten.

Ik zou graag een verandering in tijdsbesteding zien. Momenteel wordt er in overheidsland door DIV’ers voor de fysieke stromen ruwweg een tijdsverdeling van 80% voor vernietigbare stukken en 20% voor te bewaren stukken aangehouden. Persoonlijk vind ik dat deze verhouding andersom moet zijn. Als je naar de waarde (op meerdere gebieden) van de stukken kijkt, moet je meer tijd aan de te bewaren stukken besteden en juist veel minder aan de te vernietigen stukken.
Om dit te bereiken volgen wij, in onze gemeentelijke organisatie, twee sporen. Het eerste spoor is dat we het proces ingaan van aanpassing van werkwijzen, denken en opleiding van personeel. Een van de eerste elementen was per 1 januari 2007 de invoering van numerieke archivering, zolang we nog gebruik maken van fysieke stukken.
Het tweede spoor is dat we nagaan waar we processen kunnen ondersteunen door gebruik te maken van automatiseringsmogelijkheden. We gaan daarbij uit van de gedachte dat dit geen DIV-aangelegenheid is, maar één die door heel de organisatie gedragen en uitgevoerd moet worden.
Over de bewaartermijn van vijf jaar voor de te bewaren stukken gelden bij ons andere gedachten, omdat wij geen streekarchief hebben. Hierdoor hebben we in onze archiefbewaarplaats het volledig beheer voor alle archieven. Wij wijken daarmee behoorlijk af van de normale gang van zaken. We houden ons dan ook niet aan overbrengingstermijnen, etc. Wanneer wij archief hebben dat als te bewaren wordt aangemerkt, worden deze stukken zo spoedig mogelijk opgenomen in de archiefbewaarplaats. Een verordening of beleidsregel zal bij ons nooit in de paternosterkasten (het lopende archief op de afdeling) komen. Deze gaan direct in de archiefbewaarplaats. Onze hoofdregel is dat stukken zo kort mogelijk op de afdeling zijn en zo snel mogelijk in de archiefbewaarplaats terecht komen. Dit geldt dus ook voor de te vernietigen stukken. In onze kasten zul je dan ook bijna geen grote collecties van uitvoeringsstukken tegenkomen (denk aan vergunningen, afwijzingen, etc.). Ook dit is een gevolg van het numeriek archiveren.

Erik van Hengel, gemeente Sluis

Reactie 2: Voorkom de verhuiswagens
Vandaag heb ik het stuk van Esther Maes in Od gelezen, waarin ze schreef over de verkorting van bewaar- en vernietigingstermijnen. Ze vroeg daarin ook aan mensen om te reageren. Op zich is het wel een goed idee, om bijvoorbeeld na vijf jaar alle te bewaren stukken over te dragen. Het scheelt ruimte en zeker als veel al digitaal plaatsvindt en je het digitaal kan overdragen, hoeft het niet veel tijd in te nemen, aangezien het bijvoorbeeld via een netwerk naar het desbetreffende statische archief overgedragen kan worden. Hierdoor voorkom je de vele verhuiswagens voor de papieren documenten. Het enige nadeel zou de intensivering van het werk kunnen zijn. Nu worden de stukken in de praktijk vaak eens in de tien jaar overgedragen. Als je dit op vijf jaar zou stellen, zou het een extra druk kunnen betekenen voor de vaak toch al hectische DIV-afdelingen. Bij de te vernietigen stukken geldt eigenlijk hetzelfde verhaal. Vaak wordt maar eens in de paar jaar een vernietigingslijst opgesteld, waardoor er een hele stapel werk letterlijk en figuurlijk vrijkomt. Maar een voordeel zou wel zijn, dat er dan meer regelmaat in het opstellen van de vernietigingslijsten en de inventarissen voor te bewaren stukken zou komen. Hierdoor kunnen statische archieven beter op de toevoer inspelen, aangezien ze dan weten wanneer er weer actie op dat gebied van hen verwacht wordt.

Al met al dus zeker wel een positieve reactie op het voorstel om de termijnen te verkorten. Door de routine wordt de uiteindelijke hoeveelheid werk verminderd naar mijn idee.

Gwen Meulstee, gemeente Capelle aan den IJssel

Reactie 3: Oorlog tussen papier en bites
Ik ben het er mee eens, het is oorlog, oorlog tussen papier en bites geworden. Het is onvoorstelbaar wat een papier er de organisatie wordt binnen gespuwd. Kisten vol in plastic folie verpakte, niet bestelde tijdschriften, reclames en goedbedoelde rotzooi van de rijksoverheid om vooral de ambtenaar maar mobiel te maken. SPAM dus… en wie leest het nog? Niemand, het komt ongeopend terug op de postkamer. Niet weg te filteren ook. Hebben we het nog niet gehad over alle mailtjes die niet echt iets met het werkproces te maken hebben. (Bouwaanvragen in vijfvoud soms drie grote dozen vol!) We gaan dus driftig digitaliseren. Bernheze, de gemeente waar ik werk, een kleine 30 duizend inwoners groot, gaat per 1 januari 2009 digitaal. Er komt geen papier meer de organisatie in. Wat een ambitie hebben we… We willen ook integraal werken, althans binnen onze eigen muren. Maar nu komen de dilemma’s al ter tafel. Wat te doen met circulaires van de ministeries, provincie en algemene informatie? VNG circulaires? Inscannen en papier in de numerieke reeks? Of geven we dit papier nog een functie? De meningen zijn verdeeld.

Als je als overheid vindt dat je een integrale dus maatschappelijke verantwoordelijkheid hebt, moet je de info daar laten waar hij gemaakt is en die maar aan het relevante werkproces linken. Dat bespaart je scanwerk, enz. Laat de rijksoverheid nou eens ophouden met papier aan te maken en dit in de brievenbus van de gemeente te dumpen. Ik heb inmiddels al heel wat Od’s gelezen en nog steeds klooit iedereen op z’n eigen manier maar wat aan. We zitten nog steeds met een Archiefwet, die een blok aan ons digitale been is. Bewaartermijnen? Duurzaamheid van info? Who cares? Wie is daar, behalve het streekarchief, nog eigenlijk mee bezig?
De jeugd? Wat is voor de meesten betrouwbare info? Dat is de info die het meest geraadpleegd wordt of die het beste bij hun doelstelling past. Informatie wordt anders gebruikt en krijgt een andere dimensie. Natuurlijk hebben we een verantwoordelijkheid maar die ligt niet meer in de stapels papier. Dus wat doen we met al die strekkende meters? Geef ze aan het streekarchief, onbewerkt, doe er gelijk alle ‘papieren DIV’ers’ bij die niet in het digitale tijdperk passen en laat ons bezig zijn met onze nieuwe core business, namelijk: de procesgestuurde informatie digitaal en direct beschikbaar stellen aan onze klanten (collega’s en burgers). Zorg dragen voor betrouwbare systemen (digitale duurzaamheid), een goed gegevensbeheer koppelen en multichannelen. Zet al dat papier nou maar uit je hoofd, want met hybride omgevingen, dus tweemaal werk doen, verliezen we de oorlog.

Gerrit Lazet, gemeente Bernheze

Reactie 4: Niet alles kan (al) digitaal
Leuke prikkel heeft Esther Maes geschreven! Ik herken daar zeker iets in, gelukkig niet in de eigen situatie. Onze medewerkers zijn goed opgevoed en weten het centrale archief prima te vinden.
Natuurlijk zijn er altijd uitzonderingen maar die kunnen we gelukkig vaak goed aanpakken.

Terug naar de column, het beperken van bewaartermijnen. Drie tot vijf jaar, en hoe zit het dan met de administratieve, financiële en juridische bewijslast? Niet alles kan (al) digitaal. De tekst intrigeert mij zodanig dat ik daarover graag wil meedenken en meepraten, naast de bestaande uitwerking van de Archiefwet ’95 en selectielijst(en).
Bepaalde informatie kan vast en zeker sneller weg, opmerkelijk vind ik dat wat op termijn nog interessant is/kan zijn en/of cultureel historische waarde heeft, echt een speciaal vakgebied is.
En dat er buiten dit vakgebied zo weinig kennis is over de houdbaarheid van informatie. Hier kunnen we nog een brug slaan!

Sylvia Bakker-Kempen, Landsmeer
In 2009 vijf jaar werkzaam in het vakgebied DIV en sinds december 2008 in bezit van het diploma VVA!

Reactie 5: Niet jeremiëren!
Nou…

Door eerder te vernietigen voorkom je niet dat mensen een puinzooi aanleveren.
Je moet voorkomen dat je een puinzooi aangeleverd krijgt, door proactief richtlijnen voor alle medewerkers omtrent aanlevering archiefmateriaal op te stellen en tijdens werkoverleg te bespreken. We hadden in 2000 (bij mijn vorige baan) al de do’s en don’ts voor hamsteraars en ook hier hebben wij richtlijnen voor de SDK’s over aanlevering archiefbescheiden. Als het niet deugt, sturen we dat onverrichterzake retour met het verzoek het wel fatsoenlijk aan te leveren. We laten ook altijd met een begeleidend schrijven weten wat er fout is en hoe het wel moet. Daarnaast zijn er binnen de dienst met alle afdelingen afspraken gemaakt. Vergeet in dit verhaal niet dat de plicht primair bij de aanleverende ambtenaar ligt om archiefbescheiden compleet te houden. Er staat nergens dat ze hun troep bij DIM moeten dumpen en met die regels/richtlijnen van ons kunnen ze niet zeggen ‘Wir haben es nicht gewusst’.
Er is een dusdanige wetgeving naast de Archiefwet 1995 die bepaalde termijnen stelt (neem alleen al de financiële bescheiden), dat je onmogelijk na drie jaar al kan vernietigen wat op den duur vernietigd mag worden. Overigens mag wat mij betreft de hele reutemeteut zo gauw mogelijk digitaal, maar dan wel zodanig dat dit gegarandeerd veilig – al realiseer ik mij heus wel dat dit een betrekkelijk begrip is – gedurende de bewaartermijn raadpleegbaar blijft. En dan maar hopen dat je al de vervangen documenten zo snel mogelijk kan vernietigen, maar dan ook direct na opname in het systeem en de check of het er deugdelijk in is opgenomen.

Als je dan toch van de rotzooi en stapels af wil…
Ik pretendeer niet volledig te zijn, maar het scheelt al een hoop. Heus waar.

Een soortgelijk traject heb ik overigens samen met wat collegae ook al eens opgezet voor de puinhopen op H- en G-schijven. Ook voor deze schijven hebben de ambtenaren richtlijnen gekregen wat erop thuishoorde, en wat en hoe zij alsnog verkeerd opgeslagen digitale stukken in het systeem (Verseon) moesten opslaan en koppelen aan reeds bestaande stukken in het systeem.

Ik zeg niet dat het makkelijk is, maar als dit soort dingen vanuit het MT wordt gedragen, je heldere richtlijnen opstelt en met de mensen erover van gedachten wisselt, kom je een heel eind. Ik vind het dus een beetje een achterhaald probleem, waarbij naar mijn mening de DIV-/DIM-wereld allang had moeten ingrijpen en niet achteraf moet gaan zitten jeremiëren dat het zo’n zooitje is.
Kortom: maak goede afspraken en accepteer geen dozen met troep.

Roos R. de Jong-van den Broek, gemeente Den Haag

Tot slot
Hierbij een extra kans om te reageren op dit vraagstuk over bewaartermijnen. Bent u het eens met bovenstaande reacties? Met wie? Of heeft u een andere mening? Wat is uw mening? Of vindt u het allemaal wel goed zo? Verkondig uw mening via onderstaand e-mailadres. Alvast bedankt.

e.maes@brw.denhaag.nl