29 november 2011

Waar vind ik dat nu?

image for Waar vind ik dat nu? image

Hoe ging het vroeger?
De gemeente Tilburg kent sinds 1990 geen traditionele (bewaar) bibliotheek. Omdat de collega’s over diverse locaties verspreid zijn, is gekozen voor een digitale bibliotheek die via het intranet van de gemeente Tilburg te raadplegen is. De digitale bibliotheek is bekend als de infogalerij. Deze is onderverdeeld in beleidsterreinen. Via signaleringen ontvangt men dagelijks de nieuwe publicaties per beleidsterrein.
Verder zijn er databanken met daarin onder meer:

Hoe ging het vroeger?
De gemeente Tilburg kent sinds 1990 geen traditionele (bewaar) bibliotheek. Omdat de collega’s over diverse locaties verspreid zijn, is gekozen voor een digitale bibliotheek die via het intranet van de gemeente Tilburg te raadplegen is. De digitale bibliotheek is bekend als de infogalerij. Deze is onderverdeeld in beleidsterreinen. Via signaleringen ontvangt men dagelijks de nieuwe publicaties per beleidsterrein.
Verder zijn er databanken met daarin onder meer:

  • informatie over de inhoud van tijdschriften (Swetswise);
  • de Knowledgeportal van Kluwer (losbladige uitgaven/tijdschriften van Kluwer);
  • Rechtsorde, met kamerstukken, jurisprudentie en wetgeving;
  • BRIS (BouwRegelgeving Informatie Systeem);
  • Schulinck, een kennisproduct op gebied van sociale zekerheid.

De centrale vraag voor de afdeling Informatisering is steeds: welke informatie hebben medewerkers nodig bij de uitvoering van hun werkzaamheden en hoe bieden zij als afdeling die zo goed mogelijk aan?
De afdeling Informatisering is al enkele jaren bezig om via een Excel-bestand inzicht te krijgen in de betaalde abonnementen. Dit kunnen gewoon tijdschriften en losbladige uitgaven zijn maar ook digitale informatie. Deze digitale informatie kan te vinden zijn op zowel betaalde sites als in databanken. Wij streven ernaar om via de infogalerij zoveel mogelijk losbladige uitgaven digitaal aan te bieden. Zoals hierboven al aangeven zijn deze digitale uitgaven van Kluwer te raadplegen via hun Knowledge Portal. Ook de inhoudsopgave van de bij de gemeente Tilburg aanwezige tijdschriften kan door collega’s worden ingezien en artikelen kunnen worden opgevraagd via Swetswise (Libraryservice van de gemeente Tilburg). In Rechtsorde zijn door de collega’s onder andere de kamerstukken, wetgeving en jurisprudentie in te zien. Voeg hierbij nog het intranet van de gemeente Tilburg met daarop veel verslagen, handleidingen, werkprocessen, rapporten en de infogalerij en het zal duidelijk zijn wat het probleem is: informatie staat op zoveel verschillende plaatsen dat niemand meer zicht heeft op de informatiestromen. Daardoor worden deze niet optimaal benut.

De oplossing
Om dit probleem op te lossen hebben wij gekozen voor My- Lex Overheid. Via dit contentintegratiesysteem kunnen achter één zoekscherm zowel openbare sites als onze betaalde uitgeversabonnementen doorzocht worden. Dit is voor de collega’s al een verbetering, omdat niet altijd duidelijk is op welke website of database de informatie te vinden is.
Contentintegratie is het samenbrengen en toegankelijk maken van alle relevante (vak)informatie in een bepaald segment, via één intuïtieve en gebruiksvriendelijke zoekinterface. Met My-Lex Overheid heeft de gebruiker nog maar één systeem nodig om de juiste informatie te vinden. My-Lex Overheid is volledig door de eindgebruiker in te stellen. Zo kan de zaakbehandelaar zelf aangeven welke thema’s hij of zij belangrijk vindt en kan elke beleidsmedewerker zich laten attenderen op bepaalde nieuwsbronnen binnen het eigen vakgebied. De gevonden documenten, uit welke databank ze ook afkomstig zijn, worden door het systeem getoond in één geïntegreerde trefferlijst en zijn automatisch gerangschikt op relevantie. De documenten in de trefferlijst zijn bovendien (indien van toepassing) voorzien van aanklikbare verwijzingen (‘links’) naar andere gerelateerde informatie, niet alleen uit de bron waaruit het document zelf afkomstig is, maar ook uit totaal andere bronnen. Zo wordt ervoor gezorgd dat informatie die bij elkaar hoort, ook volledig wordt gevonden. En door de in het systeem aanwezige attenderingsmogelijkheden wordt ervoor gezorgd dat nieuw toegevoegde, relevante documenten steeds onder de aandacht worden gebracht.
Standaard zijn in MyLex Overheid de meest relevantie wet- en regelgeving en officiële publicaties opgenomen. Denk hierbij aan de sites van de VNG, Overheid.nl, provincies, WRR, NICIS en andere sites met vakinhoudelijke informatie.
De gemeente Tilburg heeft vier eigen bronnen die daar aan toegevoegd worden, te weten de volgende items:

De volgende uitgeverstitels worden er ook aan toegevoegd:

  • Kluwer Knowledgeportal;
  • Swetswise.

Online catalogus tijdschriften gemeente Tilburg;

  • BRIS.

In de tweede fase worden onderstaande interne bronnen toegevoegd:

  • het intranet van de gemeente Tilburg;
  • de infogalerij.

Toekomstmuziek
Dit alles staat nog in de kinderschoenen maar er is een begin gemaakt. Zijn daarmee alle ‘uitdagingen’ afgerond?
Nee, er blijven een paar grote over, te weten:

  • Externe databanken zoals bijvoorbeeld Schulinck, worden verrijkt met interne richtlijnen. Schulinck (Kluwer) is de leverancier van juridische kennisproducten, vooral op het gebied van sociale zekerheid. Deze databank wordt aangevuld met de interne richtlijnen van de gemeente Tilburg. Hoe gaan wij met deze databank om?
  • Hoe koppelen wij externe informatie aan de zaakdossiers. Op dit moment zijn dit nog twee verschillende gescheiden werelden. De interne informatie is opgeslagen in het DIS en/of op bijvoorbeeld een U- en P-schijf, externe informatie is te vinden via het binnenweb van de gemeente Tilburg.
  • Als een zaakdossier volgens de Archiefwet eeuwig bewaard moet worden, wat betekent dit dan voor de verzamelde informatie? Moet de jurisprudentie, en de rapporten die ten grondslag liggen aan deze beslissing, meegenomen worden in de bewaartermijn?

Er blijft voor onze afdeling DIV nog genoeg te doen, maar wel stap voor stap. Interessant vakgebied hebben wij toch.

jacqueline.van.hazendonk@tilburg.nl
mart.mommers@tilburg.nl

De auteurs zijn resp. senior bibliotheekmedewerkster en senior adviseur bij de gemeente Tilburg.