, 15 februari 2019

‘Waarom moeilijk doen als het samen kan?’

image for ‘Waarom moeilijk doen als het samen kan?’ image Actueel

“Archieven moeten ophouden met archiveren.” Het zijn de woorden van André Plat tijdens de Groningse bijeenkomst van de KIA-kennistour. Vanuit VNG Realisatie vertelt hij over de samenwerking tussen overheid en de archiefsector op het gebied van informatiebeheer. Hij weet er genoeg vanaf, want als projectleider en adviseur werkt hij dagelijks aan oplossingen om de gemeentelijke uitvoering van archivering te verbeteren. Zijn mening: “Regel het goed, maar dwing gemeenten niet met jouw systemen te werken.” Met zijn kritische vragen krijgt hij veel handen de lucht in.

“Archieven moeten ophouden met archiveren.” Het zijn de woorden van André Plat tijdens de Groningse bijeenkomst van de KIA-kennistour. Vanuit VNG Realisatie vertelt hij over de samenwerking tussen overheid en de archiefsector op het gebied van informatiebeheer. Hij weet er genoeg vanaf, want als projectleider en adviseur werkt hij dagelijks aan oplossingen om de gemeentelijke uitvoering van archivering te verbeteren. Zijn mening: “Regel het goed, maar dwing gemeenten niet met jouw systemen te werken.” Met zijn kritische vragen krijgt hij veel handen de lucht in. “Wie krijgt het voor elkaar archiveren mee te nemen bij het kiezen van software? Wie zorgt ervoor dat systemen voldoen aan de compliancy-eisen? Voor wie is e-mailbewaring een issue?”

Aan de hand van zijn vragen loodst hij deelnemers door verschillende thema’s als de herziening van de archiefwet, de Wet Open Overheidsinformatie (WOO), selectielijsten, het actualiseren van de modelarchiefverordening, open raadsinformatie, e-mailbewaring en business alignement.

Zijn conclusie onderaan de streep: er is behoefte aan samenwerking. Nog meer dan al het geval is. Hij oppert onder andere om themagroepen in te richten en roept deelnemers op om best practices zoveel mogelijk met elkaar te delen: “Als we zien hoe anderen iets voor elkaar krijgen, hebben we daar allemaal iets aan.”

Uitdagingen voor iedereen
Ontwikkelingen binnen de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Wet Open Overheidsinformatie spelen een belangrijke rol als het om archivering gaat. Net als technologische en digitale vooruitgang. Neem onderwerpen als artificial intelligence, big data of blockchain.

Hoe blijven overheidsinstanties, gemeentes, archivarissen en informatieprofessionals bij op al deze gebieden? “We staan allemaal voor dezelfde uitdagingen. Uitdagingen die iedere organisatie niet langer voor zichzelf kan oplossen”, aldus dagvoorzitter Jeroen Jonkers tijdens de kennisbijeenkomst in Groningen. Jaap Haenen, CIO gemeente Eindhoven, opende de bijeenkomst in Arnhem met een gelijksoortige bewoording: “Informatie, data en technologische ontwikkelingen houden zich niet aan organisatiegrenzen. Samenwerking is noodzakelijk als we onze inwoners ook in de toekomst van dienst willen zijn.”

Informatie halen en brengen
Roermond, Den Haag, Arnhem, Rotterdam, Groningen en Utrecht: langs deze zes locaties trok de KIA-kennistournee. Centraal stond daarbij het thema duurzame toegankelijkheid – aangevlogen vanuit verschillende onderwerpen en invalshoeken. Zo vertelde Anne Kuzema, beleidsmedewerker DIV en adviseur informatiebeheer van de gemeente Groningen, dat de gemeente druk bezig is met het exporteren van digitale informatie via de Groninger Archieven naar het e-depot van het Nationaal Archief. En dat roept bij hem en andere deelnemers allerlei vragen op. Wat gaan we digitaliseren en wat niet? Wat zijn de gevolgen en wat hebben we ervoor nodig?

Ter plekke ontstaan nieuwe samenwerkingsverbanden en toekomstplannen. En niet alleen in Groningen, ook in de andere steden. De reeks bijeenkomsten toont aan dat het – naast KIA online – een waardevolle aanvulling is om elkaar face to face te ontmoeten. “Binnen de digitale platforms werken informatieprofessionals al steeds hechter samen”, vertelt Diana Teunissen, directielid van het Nationaal Archief en initiatiefnemer van de tournee. “Het was de afgelopen maanden niet alleen leuk om elkaar te zien, maar ook om op de verschillende locaties in het land aanwezig te zijn. De ene keer ontmoetten we elkaar in een eeuwenoud provinciehuis, de andere keer in een hypermoderne raadszaal. Heel symbolisch voor ons werk. Ook daar hebben we te maken met oud en nieuw, met een archiefbestel dat bestaat uit archiefinstanties en overheidsorganisaties door het hele land.”

Duurzaam digitaal archiveren
Over nieuw gesproken … Ook de presentaties van Erik Saaman over archivering by design vinden gretig aftrek. Onder andere in Den Haag vertelt hij alles over duurzame toegankelijkheid van informatie en een daarbij passende werkwijze. “We moeten niet blijven denken vanuit de oplossing”, zegt hij, “maar beginnen om het probleem goed te begrijpen.” Dat vraagt volgens hem aandacht voor de omstandigheden waarbinnen informatie tot stand komt. “Overheden hebben steeds meer aandacht voor digitale archivering en hebben al veel bereikt op het gebied van bewustwording. Mensen werken er digitaal en bewaren de informatie ook digitaal. Maar bewaren is niet genoeg, het draait allemaal om duurzame toegankelijkheid van die informatie.”

Bij design thinking ligt de focus minder op het resultaat en meer op het proces om tot een oplossing te komen Voor gewone documenten valt de situatie volgens Saaman wel mee. “Maar voor andere vormen van informatie is de duurzame toegankelijkheid nog niet in orde.” Hij doelt bijvoorbeeld op e-mailarchivering. Een pasklare oplossing heeft hij helaas niet. “Die heeft niemand. Er komen veel vragen op ons af en we hebben nog lang niet alle antwoorden. Maar ik denk dat we een goed voorbeeld kunnen nemen aan de principes van design thinking uit de creatieve industrie. Daarbij ligt de focus minder op het resultaat en meer op het proces om tot een oplossing te komen. Die ontstaan dan gaandeweg.” Teunissen valt hem bij. “Ik denk dat dit de kant is waarop de informatieprofessional of archivaris van de toekomst zich beweegt. Voorheen dachten we: ‘zij’ maken, ‘wij’ archiveren. Die vlieger gaat niet meer op. We raken steeds nauwer betrokken bij het totale informatieproces, al vanaf het moment dat informatie ontstaat.”

Leren van fouten
Om van archiveren by design een succes te maken, is het cruciaal om van elkaars ervaringen en fouten te leren. Tijdens de kennistournee wordt duidelijk dat iedereen het delen van kennis belangrijk vindt, maar dat het nog helemaal niet zo vanzelfsprekend is om het ook te doen. Zeker niet als het gaat om mislukkingen. Het blijkt lastig om deze ervaringen – die juist zo leerzaam zijn – met elkaar te delen.

Word ook KIAan

Met KIA investeer je in de ontwikkeling van je eigen vak – om zaken op langere termijn makkelijker en efficiënter te maken. Samenwerking tussen overheid en de archiefsector levert veel meer op dan alles alleen doen. Word ook actief lid van KIA en draag bij aan de kennisplatforms! Je kunt je aanmelden bij een platform naar keuze via: kia.pleio.nl.

Hoe we die schroom kunnen doorbreken? Directeur Bert de Vries van het Stadsarchief Amsterdam zegt daarover: “KIA is nu een paar jaar goed op weg. Er is volop ruimte voor het delen van documenten en het starten van en deelnemen aan discussies. We raken er daardoor steeds meer aan gewend om elkaar op te zoeken en informatie met elkaar uit te wisselen. Ik ben ervan overtuigd dat ons dit steeds makkelijker afgaat.”

Werken met nieuwe of vernieuwde wetten
Veranderende wetgeving was een veelbesproken onderwerp tijdens de tournee. Onder meer in Roermond, waar Guido Dorssers (RHC-Eindhoven) vertelde over de AVG. Een onderwerp waardoor de archiefwereld zich misschien nog iets te veel laat verlammen. Er ontstonden ook meerdere levendige discussies over de Wet Open Overheidsinformatie en de wijziging van de Archiefwet. Over die wijziging spraken tijdens elke bijeenkomst Marit Vochteloo en Carin Dankier van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Zij gaven inzage in het proces van de wetswijzigingen en behandelden ook vragen als: neem je ook sociale media mee bij archivering? En hoe pak je een wetswijziging zinvol aan? “We willen een wet maken die dit faciliteert en die ruimte geeft voor een toekomst die we nu nog niet kunnen overzien. Neem bijvoorbeeld e-mailarchivering. De huidige Archiefwet helpt daar niet bij. We werken aan een nieuwe wet. Die krijgt een andere indeling en begrippen worden opnieuw gedefinieerd. De wet krijgt een zelfstandig leesbare toelichting die werkt in de huidige digitale tijd.”

Niet de minste thema’s
Tijdens de bijeenkomsten in Arnhem en Utrecht kreeg het fenomeen hotspots de nodige aandacht. Misschien wel hét middel om echt werk te maken van het veiligstellen van particuliere archieven en een uitgelezen kans om burgers te betrekken door ze een rol te geven bij het aanwijzen van die hotspots. Ook onderwerpen als ketenarchivering en het overbrengen van data naar het e-depot bleken bij veel organisaties te leven en nog heel wat vragen op te roepen.

Door met overheden en archivarissen bij elkaar te komen, weten we steeds beter wat daarbuiten speelt en leeft Teunissen: “Op al die vragen moeten we samen het antwoord vinden.” Met samen bedoelt zij informatieprofessionals en archiefmedewerkers, de ambtelijke top én de politiek. “We moeten iedereen overtuigen van de noodzaak van duurzaam toegankelijke informatie.” Jaap Haenen pleitte daarbij in Arnhem om het belang van de burger als uitgangspunt: “Dan krijg je bestuurders en de politiek mee.”

“Deze kennistournee heeft ons geholpen om ons kennisnetwerk te verbreden”, zegt Teunissen. “We zaten met een heel divers gezelschap bij elkaar en dat heeft geholpen om duidelijker voor ogen te krijgen waarmee iedereen zit.” De Vries vult aan: “We werken tegelijk met burgers aan data en staan wat dat betreft middenin de maatschappij. Door op deze manier met (lokale) overheden en archivarissen bij elkaar te komen, weten we steeds beter wat daarbuiten speelt en leeft. En waarmee we iets moeten.”

Dit smaakt naar meer
Waarom moeilijk doen als het samen kan? Met deze woorden opende Wendelmoet Rotmans in Rotterdam de kennisbijeenkomst. “De informatieprofessionals van de verschillende Zeeuwse overheden en het Zeeuws Archief kennen een hechte onderlinge samenwerking. Daar doen we als gemeente Terneuzen iedere dag ons voordeel mee.” En Jaap Haenen vulde dit in Arnhem aan met de historische woorden: “We proberen allemaal de toekomst te snappen. Laten we dat vooral samen doen. We zullen niet tot één oplossing voor alle 385 gemeenten komen, maar laten we experimenteren en onze kennis en ervaringen met elkaar delen. Dat is de basis!” Daarmee vatten zij eigenlijk de opbrengsten van de kennistournee mooi samen. Teunissen: “Deze tournee smaakt naar meer. De thema’s en onderwerpen die we tijdens de zes dagen hebben aangestipt, moeten en willen we in 2019 zeker verder uitdiepen.”

Nog niet uitgelezen? Op kia.pleio.nl, het Kennisplatform Informatiehuishouding Overheden, vind je bij ‘bestanden’ de verslagen en presentaties van alle bijeenkomsten.


Marlène Rooseman

tekstschrijver bij en directeur van Bureau Tekst